Что проверить до заключения сделки с поставщиком?

Санкции затронули самые разные сферы бизнеса. У одних компаний произошел значительный отток клиентов и, как следствие, возникли денежные затруднения, другие и вовсе оказались на грани банкротства. В условиях кризиса очень важно быть уверенным в добросовестности своего контрагента и в его возможностях своевременно выполнить условия договора. Ирина Кузнецова, юрист-эксперт сервиса проверки контрагентов Rusprofile, рассказывает, что важно проверить до заключения сделки с поставщиком.

1. Компания поставщика существует и публикует актуальную информацию о себе

2. Юридический адрес контрагента не признан массовым, адрес фактического местонахождения известен и реален 

Компаний с одинаковыми названиями, например, ООО «Ромашка», может быть зарегистрировано очень много. В практике одной компании была ситуация, когда она чуть не ответила отказом на коммерческое предложение контрагента только потому, что его название в точности совпало с названием другого лица, с которым ранее дело дошло до суда. Поэтому, чтобы идентифицировать контрагента и отличить его от других, нужно проверять юридический адрес. Сделать это можно в выписке из ЕГРЮЛ на сайте ФНС. 

После этого следует выяснить через сервисы ФНС, зарегистрированы ли другие компании в этом же месте. Это называется проверка юридического адреса на массовость. Если по одному и тому же адресу зарегистрировано более пяти компаний, это может указывать на фирму-однодневку, которая не ведет реальной деятельности. Заключение договоров с такой фирмой может привести к проблемам с налоговой, которая заинтересуется причинами связи вашей компании с неблагонадежной организацией, а также к тому, что контрагент может не исполнить обязательства. Но не всегда идентичный юридический адрес у нескольких разных фирм должен вызывать подозрения. К примеру, логично, что один и тот же адрес могут иметь компании, зарегистрированные в деловом или торговом центре. 

Бывает, что компания находится не по ее юридическому адресу. Но знать точный фактический адрес контрагента нужно обязательно, иначе в будущем можно обзавестись проблемами с налоговой.

Понятие и признаки должной осмотрительности сформулированы в письме ФНС. Один из признаков – неполучение налогоплательщиком информации о фактическом местонахождении контрагента. Поэтому важно заранее узнать адрес, где по факту располагается компания вашего поставщика, желательно даже выехать по известному адресу с целью проверки. Также при заключении договора поставки важно зафиксировать адреса складов. Иногда поставщики, не озаботившись заранее вопросами местонахождения помещений поставки, привозят груз туда, куда их устно попросил заказчик, отгружают товар, а потом годами ждут оплаты, поскольку склад оказался арендованным, а арендаторы съехали. 

3. Руководитель действует на законных основаниях

Перед заключением договора необходимо уточнить сведения о руководителе контрагента – узнать его ФИО, изучить приказ с назначением на должность и отметку в уставе, сверить данные с паспортом. Кроме того, обязательно нужно выяснить через ФНС, не лишен ли руководитель права занимать должность – то есть не относится ли он к дисквалифицированным лицам. 

Проверив все это, вы снизите риски заключить договор с неуполномоченным лицом и столкнуться с неисполнением условий сделки. Изучить информацию о руководителе следует, в том числе, если сделка совершается представителем, поскольку он действует на основании доверенности с подписью руководителя. 

Также в случае проведения проверки отсутствие данных о руководителе контрагента может быть негативно расценено налоговой инспекцией. Это неизбежно повлечет за собой неблагоприятные последствия для налогоплательщика.

Фото: Inside Creative House/shutterstock

4. У представителя поставщика есть полномочия подписывать договор 

Иногда предложение о заключении договора исходит не от руководителя, а от сотрудника компании. В такой ситуации необходимо убедиться, что человек действительно является тем, за кого себя выдает. Для этого можете использовать любые законные способы проверки: позвонить в компанию и уточнить, работает ли там этот сотрудник, или попросить самого сотрудника прислать официальное коммерческое предложение на бланке с подписью и печатью компании.

Если вы заключаете сделку с представителем, у него должна быть доверенность, выданная руководителем. В доверенности нужно посмотреть, кем она выдана и на какой срок, а также проверить паспортные данные указанных в ней лиц. Уточнить действительность паспорта можно на сайте МВД в разделе проверки паспортов – если покажет, что паспорт недействительный, значит, и доверенность недействительна. Если доверенность нотариальная, уточнить ее законность можно по базе данных Федеральной нотариальной палаты.

Особенно внимательно нужно изучить доверенность в случае совершения крупной сделки. Исходя из положений статьи 183, доверитель может ограничить права поверенного в пределах определенной суммы договоров. В случае подписания договора на бо́льшую сумму сделка будет считаться заключенной не от имени доверителя, а от имени и в интересах подписанта. Значит, дальше потребуется одобрение сделки доверителем. В таких обстоятельствах риск неисполнения контрагентом условий сделки многократно возрастает.

Оригинальный случай заключения договора с мошенниками произошел пару лет назад, когда злоумышленники получили доступ к сайту закупок от имени известной фирмы и создали процедуру торгов в виде электронного аукциона. Потенциальные участники торгов внесли обеспечение на транзитный счет, указанный мошенниками, а организаторы закупки испарились.

5. Контрагент либо не участвовал в судебных спорах, либо участвовал в незначительных

Полезно проанализировать, в каких судебных спорах «засветился» предполагаемый деловой партнер. Для этого стоит проштудировать электронную картотеку арбитражных судов. Но выводы стоит делать аккуратнее. Попробуем разобраться. 

6. Исполнительные производства отсутствуют 

Исполнительное производство – дело, которое ведет судебный пристав-исполнитель с целью принуждения должника выполнить требования актов. Чаще всего – исполнить обязательства по уплате денежных средств. Факт возбуждения в отношении поставщика исполнительного производства однозначно свидетельствует не в его пользу. Это означает, что он не всегда добросовестно относится к принятым обязательствам и может подвести партнеров.

По сумме долга и срокам его неуплаты в добровольном порядке легко сделать вывод о платежеспособности контрагента, а также о том, насколько велика вероятность его ухода в ближайшее время в процедуру банкротства. Проверить информацию о наличии возбужденных в отношении поставщика исполнительных производств можно на официальном сайте ФССП.

Факт возбуждения дела о банкротстве в отношении контрагента не лишним будет проверить отдельно, воспользовавшись сервисом федерального ресурса о банкротствах. Кроме того, отметка о том, что организация находится в процедуре банкротства, обычно имеется и на выписке из ЕГРЮЛ.

7. Контрагент обладает нужными производственными ресурсами 

Для выполнения обязательств по договору у контрагента должны быть соответствующие возможности. Понятно, что компания, специализирующаяся на производстве и поставке хлебобулочных изделий, вряд ли сможет организовать поставку бетонных блоков – для этого как минимум нужна специализированная техника или хотя бы договор с другой компанией, которая обладает необходимым оборудованием и продукцией.

Для выполнения условий договора поставщик должен иметь определенные производственные ресурсы в зависимости от предмета и условий поставки. 

Производственные ресурсы контрагента можно подразделить на три группы:

• финансовые – подтверждаются бухгалтерской отчетностью, 

• материальные – подтверждаются списком оборудования во владении или пользовании и соответствующими договорами,

• кадровые – подтверждаются справкой о численности сотрудников, а также документами, свидетельствующими о наличии у сотрудников образования, и пр.

К примеру, если речь идет о поставке какой-либо продукции автомобильным транспортом, необходимо убедиться, что поставщик имеет в собственности либо на правах аренды автомобили для перевозки оговоренных товаров, паспорта на транспортные средства, полисы ОСАГО и прочую документацию, а в штате поставщика числятся водители, обладающие правом на управление автомобилями этой категории.

Если пренебречь этим моментом и не проверить заранее, есть ли у контрагента требуемые производственные ресурсы, можно столкнуться с ситуацией, когда договор заключен, но исполнить его нельзя в силу отсутствия реальных возможностей.

8. У контрагента хорошая деловая репутация и достаточный опыт деятельности 

В вопросах, касающихся деловой репутации, не обойтись без интернета. Пользу могут принести любые сведения – наличие собственного сайта и страниц в соцсетях, отзывы клиентов, рекламные объявления.

Свой опыт поставщик может подтвердить посредством предоставления ранее заключенных договоров или акта приема-передачи. Кроме того, имеет смысл поискать будущего поставщика на сайте госзакупок – возможно, он был или является исполнителем госконтракта. Это характеризует его с лучшей стороны: значит, он прошел серьезный отбор, конкурируя с другими участниками закупочной процедуры.

9. Поставщик законно занимается своей деятельностью на основании разрешительных документов

Поставщик может или самостоятельно производить заказываемую продукцию, или закупать ее у третьих лиц и заниматься лишь доставкой заказчику. В том и другом случае у него должны быть в полном порядке разрешительные документы – лицензии, сертификаты соответствия и другие. Они дают право заниматься определенными видами деятельности. 

Необходимо проконтролировать, чтобы лицензия не была просрочена. В практике произошла ситуация, когда поставщик приложил к комплекту документов просроченную лицензию на поставку алкогольной продукции. В ответ на вопрос заказчика, есть ли у него действующая лицензия, он ответил, что буквально на днях она будет получена. Поверив контрагенту на слово, заказчик заключил с ним договор. Однако лицензия так и не была предоставлена. Суд идет до сих пор.

10. Деловой партнер честно платит налоги

О налоговых делах контрагента можно узнать, запросив у него справку об отсутствии задолженности, а еще лучше – справку о состоянии расчетов по налогам с синей печатью ФНС. Но контрагент может отказаться от предоставления справок. В таком случае можно попробовать самостоятельно на сайте ФНС проверить состояние счетов партнера. Если у партнера есть долги по уплате налогов и сборов, его счета могут заблокировать. Это, в свою очередь, может отразиться на исполнении обязательств по договору с вами. 

Чек-лист: 10 характеристик добросовестного поставщика

Перед тем как заключать сделку с контрагентом, проведите собственную проверку и сравните результаты с чек-листом. Это сведет ваши риски к минимуму. Всю информацию можно сложить в одну папку. Такое «досье» можно продемонстрировать в случае возникновения вопросов у работников налоговой или суда относительно проявления вами должной осмотрительности при заключении договора.

• Контрагент действительно существует и публикует актуальную информацию о себе – сведения о нем есть в ЕГРЮЛ.

• Юридический адрес контрагента не является массовым, а фактический известен и реален.

• Руководитель контрагента действует на законных основаниях.

• Если от имени руководителя выступает представитель, то полномочия его подтверждены.

• Судебных дел с участием поставщика или нет совсем, или они малозначительны. 

• Исполнительные производства в отношении контрагента отсутствуют.

• Поставщик обладает необходимыми производственными мощностями.

• У контрагента хорошая деловая репутация и достаточный опыт работы в нужной отрасли.

• У делового партнера нет проблем с разрешительной документацией.

• Контрагент честно платит налоги.

Retail.ru