Важные обновления системы управления запасами Min-max.pro на июль 2021

За последние месяцы посетил два семинара: Сергея Дубовика “Поставки и запасы на 100%” и Ольги Грязновой “Технологии управления запасами. Нормирование, прогнозирование, оптимизация“. 

Под их впечатлением наша система получила два мощных обновления, о которых и хотим рассказать в первую очередь. Список всех последних изменений смотрите у нас на сайте в разделе “Обновления”.

Готовые настройки для получения показателей эффективности работы отдела закупок

И Ольга Грязнова и Сергей Дубовик рассказывали почему важно и по каким формулам нужно проводить регулярную оценку дел в запасах. Например, проверять соответствие прибыли и вложений в склад по ABC-классам, оценивать излишки, оборачиваемость, GMROI, упущенный спрос и т.п. 

Слушатели, которые сидели рядом со мной, говорили, да, это важно, нам это интересно, мы это будем делать. 

И я подумал, а как именно они это будут делать? Из 1с выгрузят все данные в Эксель, приведут в порядок, рассчитают ABC по одному показателю, потом тоже самое сделают для другого показателя. Потом с помощью ВПР сделают третий лист, где все это сведут и только потом начнут смотреть. Уйдет у них на это минимум полдня. А такую процедуру нужно делать каждый месяц и по нескольким показателям.

Конечно, всё это должно делаться в информационной системе. Но если копнуть глубже, то и там это будет далеко не лёгкая прогулка. Каждый отчёт нужно настроить именно в том виде, который нужен пользователю сейчас — нужно поставить отборы только по нужным складам (исключив, например виртуальные или новые/закрывшиеся магазины), нужно убрать новинки (если мы смотрим излишки), нужно вывести нужные именно в этот момент колонки.

Каждый раз нужно всё это вспоминать и тратить время и силы.

И тут меня осенило! Нужно не просто дать пользователю возможность сделать и сохранить настройки (это у нас и так давно есть). Нужно заранее эти настройки сделать!

Если пользователю нужно проверить излишки — он просто находит настройку “Излишки”, открывает её, вносит мелкие правки (например, выбрать вид цены закупки), нажимает кнопку “Сформировать” и получает результат.

Так родились “Примеры настроек”, где собраны уже готовые настройки на самые распространенные случаи использования нашей системы.

Аналитика по периодам

Еще одна крутая доработка, на которую меня натолкнули эти семинары:

инструмент для помесячной аналитики запасов с точки зрения прибыли, оборота и вложенных в склад средств.

Например, на рисунке ниже по группам выведена информация по оборачиваемости:

• сумма среднего остатка за период
• сумма выручки в закупочных ценах
• коэффициент оборачиваемости (раз в год)
• количество SKU (наименование товаров) на остатках

Периоды с высокой (плохой) оборачиваемостью подсвечены красным, с хорошей — зелёным.

В этих же ячейках можно выводить и другие данные и с любой периодичностью. 

Вот, например, в таком виде отчет может использоваться закупщиком при расчёте текущего заказа поставщику:  

• красным выделены месяцы, когда товара в наличии не было
• желтым выделены месяцы с частичным присутствием
• в ячейке выведено проданное количество и среднее количество на остатках. Видна зависимость продаж от остатков

В истории по периодам могут быть выведены показатели:

• Выручка / Прибыль / Кол-во сделок / Процент рентабельности
• Дней на складе, которое товар провёл в наличии за период
• Средний остаток в штуках и сумме
• Оборачиваемость, GMROI
• Сезонный коэффициент
• Количество наименований (SKU) на остатках и кол-во наименований без продаж

При этом, в ячейках групп могут быть выведены одни показатели, а в товарах другие.

Например, нет смысла выводить итоговое количество проданного товара по всей компании (нет смысла складывать 2 шуруповёрта и 100 саморёзов. Итоговые 102 ничего нам не скажет), поэтому по группам правильней выводить выручку в рублях, а количество — только по товарам.

Подсветить ячейки можно:

• по выручке и прибыли (месяцы с большой выручкой/прибылью будут краснее, с меньшей — зелёнее)
• по дням на складе
• по сумме среднего остатка (видны месяцы с завышенным складом)
• по коэффициенту оборачиваемости
• по проценту SKU без продаж

Аналогично, можно сделать различную подсветку для группы и для товаров. Например, подсвечивать группы по оборачиваемости (видны тенденции в общем), а товары по наличию (видно наличие / отсутствие каждой позиции).