Важные функции, которые должна иметь кассовая программа

С 2017 года количество онлайн-касс стремительно растёт – это связано с «кассовой реформой», когда ФНС запустила переход продаж на устройства нового поколения (онлайн-кассы). С этого момента в стране появилось более 4 млн кассовых аппаратов. 

Онлайн-касса, как и любая другая техника, управляется с помощью программного обеспечения (ПО). На рынке кассового софта представлено более 10 видов программ с отличительными функциями. В этой статье расскажем, зачем нужна кассовая программа, на что обратить внимание при выборе ПО и какие важные функции она выполняет.

Зачем нужна программа для онлайн-кассы?

Главная задача кассовой программы – это автоматизация работы продавца с контрольно-кассовой техникой (ККТ). ПО помогает фиксировать расчёты с покупателями и отправлять данные с кассы в налоговую в режиме онлайн.

Так, с точки зрения закона о применении контрольно-кассовой техники 54-ФЗ кассовые программы должны отвечать следующим требованиям:

• Формируют фискальный чек;
• Сохраняют данные на фискальный накопитель (ФН) и направляют их оператору фискальных данных (ОФД) – посреднику между пользователем ККТ и налоговой;
• Формируют чеки о технических операциях – создают отчёты об открытии/закрытии смены, о текущем состоянии расчётов и другое.

На что обратить внимание при выборе программы для онлайн-кассы?

Прежде, чем покупать ПО для кассы, предприниматель должен определить:

• Сферу деятельности и нюансы бизнеса: управленец откроет один или несколько торговых объектов, какого размера будут рабочие места кассиров и проходимость покупателей. От этого нужно отталкиваться при выборе кассового аппарата и операционной системы, на которой будет работать ПО. Например, если программа работает на Windows, Linux или Android, ККТ должна взаимодействовать с конкретной платформой.
• Понадобится ли бизнесу дополнительное оборудование, например, весы, сканер штрихкодов, банковский терминал или другое. В этом случае ПО тоже должно поддерживать работу с торговым оборудованием.
• Будет ли предприниматель продавать товары в интернет-магазине или работать с собственными выездными сотрудниками. Если да, кассовая программа должна поддерживать удалённое управление кассой* со смартфона или расшаривание** – это позволит владельцу не покупать дополнительные кассы для каждого выездного сотрудника.

*Удалённое управление кассой возможно при использовании облачной ККТ. Облачная касса – это такая же онлайн-касса с фискальным накопителем, как и любая другая, только находится она не у продавца, а в дата-центре арендодателя.

**Расшаривание – это опция, которая превращает физическую онлайн-кассу в облачную и позволяет пробивать чеки, которые передаются с других устройств.  

Топ-5 функций, которые должна иметь кассовая программа

Первая и самая важная функция – это проведение кассовых операций.

К ним относятся продажи, покупки, возвраты, коррекция, внесение и выплата наличных, продажа свободной цене. Очень важно, чтобы работа кассового ПО велась в соответствии с 54-ФЗ.

Разные варианты приёма оплаты.

В современном мире люди стали меньше использовать наличные средства, чаще всего покупатели выбирают оплату по безналу: только за 2020 год около 70% россиян предпочли расплачиваться за товары и услуги безналичной формой. Так, за последние семь лет процент людей, которые платят безналом, вырос в 2,7 раза.

Поэтому предпринимателю важно дать выбор клиенту, как он может расплатиться за покупку – наличными или картой. Чтобы принимать любые платежи, кассовая программа должна уметь работать со всеми видами оплаты: наличка, безнал, оплата по QR-коду (СБП).

Например, особую популярность сегодня набирает Система быстрых платежей. СБП пользуется каждый третий житель нашей страны. Только в I квартале 2022 года более 6 млн граждан оплатили через СБП порядка 16 млн покупок почти на 63 млрд рублей.

Встроенный товароучёт.

Если на рабочем месте кассира планируется вести товарный учёт, то такая возможность должна быть в кассовой программе. ПО автоматически посчитает остатки продукции после продаж и других торговых операций. Кассиру не потребуется проводить инвентаризацию вручную и записывать данные в журнал или Excel.

Если товарный учёт вести нужно, но не на кассе, а где-нибудь за ноутбуком в отдельном кабинете, тогда стоит присмотреться к кассовым программам с облачным учётом. Например, у программы для ведения торговли «БИФИТ Касса» можно вести товарный учёт как в варианте на Windows, так и в веб-кабинете в браузере. Тогда в Android-приложении формируются только чеки. 

Поддержка маркировки и ЕГАИС.

Важное условие при продаже маркированных товаров – кассовая программа с поддержкой Формата фискальных данных (ФФД) 1.2. Такой формат определяет, какие документы должна формировать касса, например, фискальные чеки, отчёты об открытии/закрытии смены, уведомления о продаже маркированных товаров. Без кассовой программы с поддержкой ФФД 1.2 продавать маркировку не получится.

Чтобы реализовывать алкогольную продукцию, формировать декларации, производить вскрытие тары, отчитываться перед ФСРАР – кассовая программа должна поддерживать работу с системой ЕГАИС.

Программа лояльности – ещё одно преимущество в работе с кассовым ПО.

Бонусные программы помогают привлекать новых клиентов и удерживать старых. Например, для привлечения новых покупателей можно устраивать различные акции, а чтобы удерживать старых – предлагать им скидки, бонусы или другие «плюшки».

Например, в 3 квартале 2018 года бонусные программы в ритейле увеличили среднюю долю продаж товаров повседневного спроса – до 62,6%. Чтобы кассир мог применять акции на своём рабочем месте, кассовая программа должна поддерживать применение различных программ лояльности: от дисконтных до накопительных.

Вместо итога

Выбор программ на рынке кассового ПО обширный. Чтобы использовать лучшее решение, не забывайте о том, что оно должно быть простым в использовании и легко подключаться к кассе. Понятный интерфейс – критерий, по которому любой продавец освоит работу с ПО без дополнительного обучения. В случае, если возникнут проблемы при работе с программой, служба технической поддержки должна быстро среагировать и дать ответы на поступающие вопросы.