Центр компьютерных технологий “МАЙ” перешел на новую систему учета с помощью "1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2"

Центр компьютерных технологий “МАЙ” (далее ЦКТ “МАЙ”) – одна из компаний, стоявших у истоков ИТ-рынка Поволжья, начал свою деятельность 25 мая 1996 года. За 24 года ЦКТ “МАЙ” из небольшой компании превратился в одного из самых крупных системных интеграторов.

В сфере деятельности предприятия комплексные услуги созданию корпоративных информационных систем и их сопровождению в течение всего жизненного цикла. Созданные ЦКТ “МАЙ” взаимосвязанные законченные ИТ-системы функционирования позволяют бизнесу максимально эффективно управлять процессами, производством и организацией в целом.

Основные направления деятельности: создание ИТ-инфраструктур, инженерные системы, системы энергообеспечения, системы телекоммуникаций, системы автоматизации, информационные технологии, бизнес-системы.

По версии СRN/RE ЦКТ “МАЙ” является победителем рейтинга “25 лучших региональных ИТ-компаний”. А по мнению CNews входит в 100 крупнейших ИТ-компаний России.

Накопленный опыт, ставка на специалистов высокой квалификации (сегодня в компании работает более 100 сотрудников), постоянное обучение и наличие сертификатов ведущих мировых производителей программного обеспечения и оборудования – все это характеризует ЦКТ “МАЙ”. И позволяет компании наращивать количество и качество предлагаемых услуг и уверенно чувствовать себя среди лидеров отрасли.

Среди клиентов компании крупнейшие организации ПФО в таких сферах, как финансы, нефтегазовый сектор, энергетика, телекоммуникации, промышленность и государственные организаций, в том числе: Волго-Вятский банк Сбербанка России, Верхневолжские магистральные нефтепроводы, Газпром трансгаз Нижний Новгород, Горьковский автомобильный завод, Мобильные ТелеСистемы, МегаФон, Нижегородское казначейство, Фольксваген, Кнауф и др.

В 2019 году компания решила перейти на новую систему учета.

Основными целями автоматизации стали:

С точки зрения бизнеса:

• оптимизация бизнес-процессов, приведение их к современным требованиям;
• Увеличение скорости реакции на внешние факторы.

С точки зрения функционала:

• Комплексная автоматизация управленческого и регламентированного учета;
• Формирование и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности автоматически из системы.

Для компании было крайне важным сократить сроки формирования данных (как первичных, так и отчетных), а также сделать процесс ценообразования по договорам и проектам максимально прозрачным. Было необходимо автоматизировать процесс бюджетирования. Руководству требовался оперативный доступ к актуальной и достоверной информации по проектам и финансам.

Собрав воедино цели и задачи внедрения, специфику деятельности компании и изучив тенденции рынка и функциональные возможности комплексных систем, было решено вести внедрение на базе системы 1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2 (далее 1С:ERP+PM).

Это программный продукт предназначен для поддержки управленческой деятельности научно-исследовательских и проектно-изыскательских институтов, инжиниринговых компаний, конструкторских бюро, управляющих и инвестиционных компаний, а также других проектно-ориентированных предприятий и организаций.

В продукте учтены требования ведущих мировых стандартов управления проектами и портфелями проектов, а также опыт автоматизации российских проектно-ориентированных организаций.

Продукт разработан на основе типовой конфигурации "ERP Управление предприятием 2" с сохранением базового функционала и использует все преимущества технологической платформы "1С:Предприятие" версии 8.3, обеспечивающей масштабируемость, открытость, простоту администрирования и конфигурирования.

Основные бизнес-процессы, автоматизируемые с использованием 1С:Предприятие 8. ERP+PM Управление проектной организацией 2:

• Оценка стоимости проекта до начала работ. Предварительная оценка себестоимости работ по объявленному конкурсу (тендеру).

• Организация эффективного управления финансами компании с применением технологии проектного бюджетирования, использованием БДДС (бюджетов движения денежных средств) и БДР (бюджетов доходов и расходов).

• Управление проектными договорами. Фиксация условий первоначальных договорных отношений, фиксация изменений и дополнительных соглашений. Установка связей между календарным планом работ по договору и календарным планом проектных работ. Создание бюджетов доходов и расходов и бюджета движения денежных средств по проекту на основании условий договора.

• Мониторинг проекта по ключевым показателям эффективности. Предоставление оперативных данных по ключевым показателям для достижения стратегических и тактических (операционных) целей.

• Обеспечение эффективного управления компанией с различными организационными структурами (функциональная, проектная, матричная структуры). Разделение зон ответственности между руководителями проектов, руководителями проектных групп и функциональными менеджерами при планировании работ и контроля над их исполнением.

• Обеспечение коммуникаций и эффективного взаимодействия между проектными и функциональными службами организации.

• Оперативное обеспечение руководителей компании актуальной и достоверной информацией за счет предоставления доступа к единому информационному пространству, проектным, финансовым, первичным документам и данным.

• Эффективное распределение ресурсов между проектами. Объективный анализ приоритетов проектов и оценки степени влияния отклонений на выполнение проектных работ.

• Повышение темпов и качества выполнения проектов. Постоянный мониторинг хода выполнения проекта, выявление отклонений на самых ранних стадиях проекта. Обеспечение управляющего персонала компании необходимой информацией о возникающих проблемах и нарушениях планов.

• Своевременная реакция на отклонения, возникающие в ходе выполнения проектных работ. Обеспечение руководящего персонала компании точными, оперативными и не избыточными данными о таких отклонениях.

• Управление рисками. Повышение вероятности возникновения и воздействия благоприятных событий и снижение вероятности возникновения и воздействия, неблагоприятных для проекта событий.

• Сбор и анализ истории работ по проектам, аккумулирование и анализ исторических и статистических данных, выделение "Лучших практик". Фиксация проектных решений для возможности их использования на последующих проектах. Определение нормативов для каждого вида проектных работ.

Проект реализовывался силами собственного штата ИТ-специалистов ЦКТ “МАЙ” при участии компании 1C:Апрель Софт.

1С:Апрель Софт с 1995 года занимается внедрением систем учета и управления предприятием и входит в топ-15 1С:Центров компетенции по ERP-решениям по РФ.

Основные направления деятельности компании:

• Продажа продуктов "1С:Предприятие 8" и отраслевых решений (для производственных, торговых, строительных, сельскохозяйственных, автотранспортных предприятий, бюджетных, образовательных учреждений, розничной торговли, автосалонов); их внедрение и сопровождение - консультации, обследование, диагностика бизнес-процессов, разработка системы под специфику предприятия, внедрение "под ключ", регулярное информационное, технологическое и методическое сопровождение программного комплекса;
• Консалтинг в области управления, бухгалтерского учета и налогообложения;
• Автоматизация производственных предприятий с помощью 1С:ERP и отраслевых решений на его основе по проектной технологии;
• Разработка собственных отраслевых решений на платформе 1С:Предприятие 8 (для производственных и транспортных компаний, бюджетных учреждений и др.)
• Проведение специализированных семинаров и тренингов для руководителей и различных специалистов;
• Обучение пользователей в Центре сертифицированного обучения "1С" и на собственных семинарах-практикумах.

Поскольку компания “МАЙ” имеет “проектную” специфику, то, прежде всего, планировалось по итогам внедрения получить возможности:

• Управлять проектными договорами: фиксировать начальные условия, изменения, дополнительные соглашения. Устанавливать связь между календарными планами работ по договору и проектных работ. На основании условий договора создавать по проекту бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств.
• Мониторить KPI по проекту.
• Обеспечивать эффективное взаимодействие между проектными и функциональными службами организации.
• Эффективно распределять ресурсы между проектами. На основании анализа приоритетов проектов и оценки степени влияния отклонений на выполнение проектных работ.
• Получение оперативных данных об отклонениях ходе проектных работ для возможности своевременно на них отреагировать.

В рамки проекта для достижения целей внедрения вошли следующие работы:

• консультирование по выбору системы автоматизации;

• развертывание системы;

• для каждого внедряемого блока была создана модель с учетом особенностей отражения операций компании в 1С:ERP;

• консультирование по текущим вопросам;

• определение правила ведения нормативно-справочной информации;

• опытная эксплуатация внедряемых блоков;

• перевод в промышленную эксплуатацию.

В результате внедрения Автоматизировано 50 рабочих мест.

Сотрудники работают в следующих подсистемах 1С:ERP+PM: Бухгалтерский и Налоговый учет, Управление проектами, Управление финансами, Управление продажами и закупками.

с 01.07.2020 года система запущена в эксплуатацию.

В результате внедрения на предприятии значительно увеличилось качество как управленческого, так и регламентированного учетов. Например, учет взаиморасчетов с покупателями сейчас ведется в режиме реального времени. Это дает возможность оперативно контролировать дебиторскую задолженность и сокращать период ее оборачиваемости.

Оценивая выбранную информационную систему на соответствие потребностям организации и по удобству работы, сотрудники ЦКТ “МАЙ” поставили наивысший бал решению 1С:ERP+PM – 5.

Что касается работы, отдельно отмечен очень удобный механизм, который позволяет “включать” или “выключать” различные функциональные части решения, не изменяя конфигурацию. Это оказалось очень важно, поскольку упростило работу пользователей, избавив их от громоздкого внешнего вида программы и оставив только самое нужное.

В дальнейшем ЦКТ “МАЙ” ожидает в результате внедрения программы дальнейшего роста экономического эффекта:

Ускорение получения управленческой отчетности в 2,5 раза

Ускорение подготовки регламентированной отчетности в 3 раза