Переход на ЭДО с франчайзи. 3 простых шага к успеху

Представление отчетности через интернет с использованием операторов электронного документооборота – давно не новшество для организаций, как и то, что бизнес планомерно переходит на обмен электронными документами с контрагентами. Франчайзинг , конечно же, не исключение.

Попробуем пошагово рассмотреть этапы перехода франчайзеров и франчайзи на электронное взаимодействие, обсудим возможность заключения договора коммерческой концессии (далее – ДКК), используя сервисы обмена, и поинтересуемся мнением экспертов. Для того, чтобы представить картину более наглядно, разберем основные процессы работы во вселенной бумажного и электронного документооборота. 

Шаг 1. Заключить договор в электронном виде

В законодательстве РФ понятия «франчайзинг», как и «франшиза», не существует. На сегодняшний день отношения на российском рынке франшиз регулируются договором коммерческой концессии (глава 54 ГК РФ «О коммерческой концессии»).

ДКК заключается в бумажном виде, подписывается сторонами. Далее регистрируется товарный знак, затем следует регистрация в Федеральной службе по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам, так как без регистрации договор считается недействительным. Статья ГК РФ 1028 «Форма и регистрация договора коммерческой концессии» предусматривает заключение ДКК в письменной форме, и данная формулировка чаще всего вводит в заблуждение многих франчайзеров, которые задумываются о переходе на электронное взаимодействие.

Составить договор коммерческой концессии и подписать его квалифицированной электронной подписью в сервисе обмена можно и даже нужно. Об этом говорит Статья 434 ГКРФ: «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

Именно здесь на помощь приходят сервисы обмена юридически значимыми документами, которые значительно ускоряют согласование, отправку и подписание ДКК. Составив договор в электронном виде, вы смело можете направить его своему потенциальному франчайзи и начать плодотворное сотрудничество.

Мнение экспертов

Иван Агапов, руководитель сервиса обмена Synerdocs:

Прежде чем принять решение о переводе ДКК в электронный вид, проанализируйте все «за» и «против», выделите проблемы в работе с бумажными документами и в целом подумайте о преимуществах работы с ЭДО. В ваших руках ускорить подписание и согласование ДКК в несколько раз. А в случае стремительного роста франчайзинговой сети и «захвата рынка» электронный документооборот поможет выиграть время и опередить конкурентов.

Быстрая реакция на любые изменения – вот секрет успеха современной компании. Становится нормой за минуту находить необходимую информацию в интернете или моментально переводить деньги. Так и с обменом документами между организациями – неприлично ждать несколько дней или недель, чтобы получить подписанные документы. Использование сервиса обмена сокращает издержки на документооборот, а также ускоряет в десятки и сотни раз подписание необходимых документов, что в свою очередь влияет на скорость проведения платежей и обеспечивает прозрачную работу.

Альберт Хамзин, Коммерческий директор портала «БИБОСС»:

Являясь агрегатором практически всех этапов отношений между франчайзером и будущим франчайзи, мы выступаем лишь неким гарантом честности сделки. Через наш портал люди находят сначала идею для бизнеса, а после – франшизу. Вступая в диалог с владельцем и переходя к последней стадии – заключению договора, мы расстаемся с посетителем нашего сайта. Однако уже сегодня всерьез задумываемся об автоматизации процессов взаимодействия между соискателями франшизы и владельцем бренда, где юридически третьей стороной сделки мог бы выступить наш портал.

В России надежным считается заключение договора через рукопожатие и физически подписанный контракт. Чем больше сумма, тем чаще используют обычный документооборот, если это, конечно же, не тендеры. По опыту знаю, что чаще сделки с хорошим партнером заключаются в офисе, и это несет в себе некий ритуал обмена договорами и наставлениями, а после – чаепитие.

Тем не менее, заключить ДКК в электронном виде вполне возможно, разве что пока это не совсем привычно.

Шаг 2. Подключить своих франчайзи

Для того, чтобы получить все преимущества при работе с электронными документами, необходимо подключить своих франчайзи. Начать обмен можно только тогда, когда будет пройден шаг 1, а именно заключен ДКК в электронном виде, при условии, что ранее такой договор не был составлен и подписан, например, на бумаге.

Сопротивление со стороны франчайзи можно предвидеть: для этого явно пропишите в договоре возможность обмена документацией только через оператора электронного документооборота. Теперь, все отчеты лицензиата по выплате роялти и другие документы будут подписываться квалифицированной электронной подписью и передаваться через сервис обмена.

Мнение эксперта

Константин Сунцов, владелец федеральной сети парикмахерских «Прядки в порядке»:

Сегодня, работая с поставщиками и подрядчиками, мы все чаще пользуемся системой электронного документооборота (увеличивается доля контрагентов на ЭДО).

И действительно, почему бы не перейти на ЭДО с франчайзи?

На новый вид взаимодействия, как на обязательное базовое условие работы, сразу же можно ориентировать новых партнеров, прописав данный аспект в ДКК. Действующих убедить сложнее, ведь любые изменения, которые не обговаривались первоначально, предвосхищают вопросы и даже недовольства. К примеру, переход на новое программное обеспечение занял у нас почти год, и на сегодня в нем работают только 87% франчайзи.

Нововведения желательно сопровождать «плюшками и пряниками». Хорошо подействует а-ля промо-акция: первый месяц работы с ЭДО – скидка по роялти всем подключившимся.

Шаг 3. Начать продуктивный обмен

Важный шаг – начать продуктивный обмен, «пойти в массы», «свернуть горы» и не останавливаться на достигнутом! После того, как вы начали активно использовать сервис обмена, вовремя готовить и подписывать отчеты, обмениваться иной документацией, настало время подумать о контрагентах. В случае франчейзера это поставщики и покупатели его продукции и услуг. Представители любого бизнеса пытаются сэкономить время и деньги, и этого можно достичь используя электронный вид взаимодействия. К слову, даже чеки за поездку в такси теперь мы получаем на электронный ящик, так почему бы не работать и с юридически значимыми документами в сервисах? Что нужно для этого сделать?

Проинформировать своих поставщиков и клиентов различными способами: через личное общение, информационные рассылки, размещение новости на сайте и др. Некоторые компании прибегают к более жестким, но, как показывает практика, довольно эффективным методам. Они сообщают своим контрагентам, что полностью отказываются от работы с бумажными документами. Также на помощь могут прийти сотрудники компании выбранного вами оператора, которые помогут подключить к обмену ваших контрагентов.

Включить в договор пункт об обмене документами в электронном виде, чтобы избежать сложностей. К примеру, так выглядит соответствующий пункт договора, заключаемый между сервисом Synerdocs и его абонентами:

Стороны договорились производить обмен созданными на основании данного Договора электронными документами, в том числе электронными первичными бухгалтерскими документами и электронными счетами-фактурами через систему ЭДО Synerdocs.

Выводы

Резюмируя мнения экспертов, можно сказать, что представители самого разного бизнеса готовы идти друг другу навстречу. Технологии развиваются и совершенствуются, а главная их цель – упростить жизнь бизнесу. Электронный документооборот между контрагентами – это еще один шаг к оптимизации процессов франчайзера и выстраиванию эффективного взаимодействия с франчайзи и его контрагентами, где заключение ДКК в электронном виде не является исключением.

Автор: Алиса Муратова, аналитик Synerdocs