Оптимальное решение. Как сеть магазинов «Оптима» перевела ТОРГ-13 в электронный вид

Ускорить подписание ТОРГ-13 до 1 дня, исключить кражи при внутреннем перемещении товара и сократить расходы на документооборот почти в 2,5 раза. Как торговая сеть «Оптима» добилась таких результатов с помощью сервиса Synerdocs, читайте далее.

Компания «Оптима» — крупная сеть магазинов формата дрогери, реализующих товары для красоты, здоровья и дома. Сегодня под единым брендом работают онлайн-магазин iOptima.ru и более 100 точек продаж в 4 регионах России, в том числе развивающихся через партнеров по франшизе. В ассортименте ритейлера сотни наименований товаров, в том числе продукция ведущих международных производителей косметики и парфюмерии — L’Oréal, Estel, Vivienne Sabó, DIVAGE и др.

Бумажное прошлое: недели на рутину 

Чтобы поставки товаров в точки продаж партнеров были своевременными, «Оптима» воспользовалась услугами логистической компании и вместе с ней стала развивать множество проектов, направленных на улучшение бизнес-процессов.

До перехода на электронный документооборот в 2016 году сотрудники тратили на «бумажную» работу по несколько часов в день: 

• формируя каждую поставку в точки продаж, администратор оформлял множество накладных на внутреннее перемещение товара (по форме ТОРГ-13), сортировал по адресам доставки и передавал в пункты комплектовки; 
• комплектовщик отправлял документы вместе с товаром в точки продаж;
• директор точки продаж получал пачки бумаг, после приемки подписывал их сам, а после этого передавал на подписание руководителю филиала;
• затем документы возвращали обратно на склад.

В среднем возврат подписанной ТОРГ-13 на склад составлял 2-3 недели. Бумажная волокита приводила к ошибкам в оформлении документов и их потерям, проблемам с перемещением товаров и другим сложностям в логистике компании.

Чтобы сократить трудозатраты на распечатку, сортировку, подписание и доставку накладных, «Оптима» и логистическая компания обратились к экспертам Synerdocs. 

Электронное настоящее: ниже расходы, быстрее процессы 

Перед командой проекта поставили две задачи — избавить сотрудников склада и точек продаж от бумажной рутины и навсегда исключить потери накладных на внутреннее перемещение товаров. Переход на электронные ТОРГ-13 в сервисе Synerdocs занял несколько месяцев.

Теперь работники склада готовят документы в формате .PDF и через сервис обмена Synerdocs отправляют в торговые точки. За считанные минуты руководители торговых точек и филиалов получают ТОРГ-13 и могут сразу же подписать их электронной подписью:

Благодаря Synerdocs сократили трудозатраты и ускорили бизнес-процессы:

• 6 часов в неделю теперь экономит каждый участник документооборота ;
• в 2,5 раза снизились финансовые затраты на обмен накладными ;
• 1 день  составляет срок возврата подписанного документа на склад;
• 0 документов теряются при обмене ТОРГ-13 через Synerdocs .

«Еще один плюс электронного документооборота, который мы отметили на практике, — сокращение канцелярских расходов на складах, — рассказывает Андрей Жезлов, управляющий отделом информационных технологий компании „Оптима“. — Экономия на бумаге — от 80 000 листов в месяц. При этом существенно снизились затраты на обслуживание принтеров». 

***

Synerdocsавтоматизирует документооборот компаний, гарантируя его юридическую значимость. Помимо торговой сети «Оптима», сервисом обмена пользуются Wildberries, Askona, Mamsy, Levi Strauss & Co, «Снежная королева» и другие ритейлеры.