Специалисты MD Audit рассказали, как увеличить эффективность проверок службы безопасности и КРО

Отдел безопасности в крупных торговых сетях — это вовсе не охрана в торговом зале (эту работу зачастую проще делегировать стороннему ЧОП). Современная СБ занимается совсем другими вопросами, например проверкой персонала перед приемом на работу, контролем потерь, проверкой контрагентов и управлением дебиторской задолженностью.

Для выполнения своей работы сотрудники службы безопасности используют самые разные средства, в частности, систему MD Audit. Например, наша система удобна при проверки помещений на соответствие требованиям безопасности, контроля соблюдения сотрудниками требований безопасности и ситуативном контроле.

Сложности в проведении проверок службы безопасности

Обычно такие проверки выполняет сотрудник СБ, выявляет или нет нарушения, предписывает ответственным сотрудникам их устранить. Такая организация процесса контроля безопасности имеет те же недостатки, как и любая другая проверка, проводимая вручную:

1. Человеческий фактор. Сотрудник СБ может забыть проверить какой-то аспект, может оказаться предвзятым или чрезмерно лояльным.
2. Длительное время проверки. Использование бумажных чек-листов или электронных таблиц требует большого времени для заполнения и вызывает сложности при использовании «на ходу».
3. Возможность спорных ситуаций. Сотрудники могут пытаться оспорить результаты проверки задним числом, ссылаясь на отсутствие доказательств или предвзятость проверяющего.
4. Сложность и длительность анализа. Данные из бумажных чек-листов нужно сначала оцифровать, а затем привести в удобную для анализа форму. Это требует значительного времени и сопряжено с возникновением ошибок.

Преимущества MD Audit для проведения проверок службы безопасности

Использование системы MD Audit для проведения проверок помещений на соответствие требованиям безопасности позволяет избавиться от всех трёх проблем.

1. Проверка выполняется по единому для всей компании чек-листу. Таким образом сотрудник СБ не забудет ни одной детали, которая подлежит проверке, но при этом не сможет предъявить излишне строгих требований. В то же время система позволяет контролировать самого проверяющего, отслеживая его геопозицию и не позволяя провести проверку, если он находится вне проверяемого помещения.
2. Благодаря тому, что чек-лист находится в смартфоне, сотрудник СБ может провести проверку «на ходу», отвечая на вопросы чек-листа буквально одним нажатием на кнопку.
3. Система MD Audit позволяет прикреплять к ответам на вопросы чек-листа фотографии, видео- и аудиозаписи. Таким образом можно однозначно зафиксировать факт нарушения или соответствия требованиями безопасности.
4. Благодаря тому, что данные сразу собираются в цифровом виде и выгружаются в облачное хранилище, анализ результатов проверки можно проводить сразу же после ее завершения. Также стоит отметить, что MD Audit автоматически создает задачи на устранения выявленных в ходе проверки нарушений и назначает их ответственным сотрудникам.

Отдельно стоит упомянуть об инструменте «Замечания», который незаменим для оперативного контроля. Представьте, что сотрудник службы безопасности находится на объекте — будь то магазин, склад или офис продаж — и замечает нарушение. Что делать в такой ситуации? Просто сообщить о нарушении ответственному сотруднику недостаточно: ведь сложно в дальнейшем проконтролировать устное исполнение задачи, создание новой задачи в каком-нибудь таск-менеджере занимает слишком много времени, а для локального замечания запускать проверку по чек-листу не очень оперативно.

Именно для таких случаев в MD Audit предусмотрен инструмент «Замечания». С его помощью можно создать задачу в системе за считанные секунды. Сотруднику службы безопасности нужно лишь описать суть нарушения, при необходимости добавить фотографию, а за выполнением такого поручения можно следить в системе.

Дополнительные выгоды от использования MD Audit в работе службы безопасности

У одного из наших клиентов, которые используют MD Audit в работе СБ, произошел показательный, хотя и совсем неприятный случай. В ходе одной из проверок было выявлено грубое нарушение требований службы безопасности. Факт нарушения был зафиксирован в системе, сделаны подтверждающие фотографии. Нарушения оказались настолько серьезными, что дело было передано в правоохранительные органы, которые возбудили уголовное дело. Данные из системы MD Audit послужили доказательной базой для следствия.