Внеси свою лепту: автоматизация благотворительного фонда

Фонд «Лепта» занимается сбором вещей. Мы принимаем одежду, обувь, аксессуары, постельное белье, одеяла, игрушки, книги, предметы интерьера и даем вещам вторую жизнь:

• часть раздаем по социальным картам пенсионерам, людям с инвалидностью, многодетным и малоимущим семьям;
• часть отправляем в различные социальные организации и центры помощи;
• остальное продается в благотворительных магазинах. 

Вырученные деньги мы направляем на оплату курсов реабилитации детям с ДЦП и восстанавление старинных памятников архитектуры. Каждую неделю «Лепта» раздает 1-2 тонны вещей и одевает бесплатно около 750 человек.

Прошлый год был для нас тяжелым. Из-за закрытия магазинов мы несколько месяцев не получали выручку, продолжая платить аренду и зарплату. Но, несмотря на трудности, оказали финансовую и гуманитарную помощь в запланированном объеме.

Избежать свалки: как работает сбор вещей

В Санкт-Петербурге и Ленобласти стоят 250 брендированных контейнеров со слоганом «Внеси свою лепту». Люди кладут в них пакеты с вещами. Наши водители объезжают контейнеры, достают пакеты и привозят на склад сортировки. Пригодные вещи мы отправляем в благотворительные магазины, а непригодные перерабатываем на ветошь.

Конечно, мы стараемся не допускать таких ситуаций. На контейнерах указан телефон, по которому мы просим позвонить, если место закончилось. Диспетчер принимает звонки и направляет водителя на «точку».

Городские службы проверяют состояние оборудования. Нас штрафуют, если контейнеры грязные, обклеены рекламой, разрисованы или поломаны. Поэтому у нас есть мастера, которые раз в неделю посещают каждый контейнер, очищают его и чинят.

Нам не хватало инструмента контроля. Мы не понимали, из какого контейнера вещи уже забрали, а из какого — нет. А еще — какие контейнеры пора проверить, починить и очистить от грязи. Стало понятно: пора автоматизироваться.

Без маршрута

Процессы «Лепты» похожи на работу торговых агентов, поэтому мы искали систему автоматизации среди решений для FMCG. Стоимость одного оказалась слишком высокой для нас. В остальных системах требовалось составлять ежедневные маршруты — назначать конкретную дату «посещения» каждого контейнера. А наши водители сами выбирают день и время «визита», их главная задача — объехать все контейнеры дважды в неделю.

В итоге мы выбрали ST-Mobi.com. Сервис подошел нам по стоимости и функционалу. Мы сформировали территории: у сотрудников от 6 до 33 контейнеров. Создавать обязательный маршрут не нужно: водитель сам назначает себе визит перед поездкой за вещами. Нам всё нравится: сотрудники продолжают объезжать контейнеры, когда им удобно, а мы быстро получаем нужную информацию.

Очень полезно ограничение по удаленности от «точки»: водитель не может оформить визит, если находится далеко от контейнера. Мы, руководители, можем быть уверены: если посещение в программе есть, значит, человек там был.

Используемый функционал

Задачи. Звонки о переполненных, грязных или неисправных контейнерах принимает диспетчер. Затем он ставит в ST-Mobi.com задачи дежурному водителю и мастеру. Чтобы сотрудники ничего не пропустили, им дополнительно высылается напоминание «есть новая задача». Выполнение тоже контролируем через сервис.

Отчеты. Мы смотрим отчетность по всем контейнерам вместе и по каждому в отдельности, общие по команде и индивидуальные по сотруднику. Диспетчер ежедневно отслеживает состояние контейнеров. Я провожу мониторинг раз в неделю — оцениваю состояние парка оборудования и проверяю, что все контейнеры объехали дважды.

Опросные листы. Водители забирают вещи и заполняют анкету в мобильном приложении — сколько мешков забрали, был ли контейнер переполнен, поломано ли оборудование, степень загрязнения (0%, 20%, до 50% или больше). С помощью этих опросных листов мы отслеживаем состояние оборудования, и, если нужно, отправляем мастера починить или почистить контейнер. Мастера тоже заполняют опросные листы.

По умолчанию опрос заполнен стандартными ответами. Если все в порядке, сотрудник просто нажимает «Ответить». Ответы можно дополнить комментариями. Результаты опросов помогают управлять парком оборудования и понимать, нужны ли в локации дополнительные устройства для сбора. Например, мы установили в новом ЖК контейнер, а он постоянно полный. Люди несут хорошие вещи и переживают, что их некуда положить: значит, нужно поставить второй контейнер.

Фотоотчеты. Мастера после очистки и починки фотографируют контейнеры с четырех сторон, а мы проводим аудит и убеждаемся, что контейнер в приличном состоянии. В случае серьезной поломки делается фотоотчет и до, и после ремонта.

Найти применение

С помощью ST-Mobi.com мы навели порядок в отделе сбора. Мы очень довольны — все хорошо работает, все устраивает. Теперь мы видим, что водители посещают контейнеры положенные 2 раза в неделю, а обслуживающий персонал очищает, прибирает, чинит. Нам стало намного удобнее работать, ведь вести таблицы в экселе и ставить задачи в ватсапе — это прошлый век.

Программа мощная, с широким функционалом, а мы пользуемся совсем маленькой частью ее возможностей. Мы пытаемся придумать, как можно было бы использовать ST-Mobi.com в работе магазина и склада. Эти сферы — непрофильные для системы, но ведь и наш проект — нестандартный. А такие программы, как ST-Mobi.com, просто необходимо применять в работе всех подразделений, где только можно.

• Сложный расклад: 5 проблем при найме мерчандайзеров
• Управление полями: как «Руст» работает с sales force
• Сценарий работы с сервисом «ST Супервайзер»
• Пять трендов инноваций в производстве продуктов питания и напитков