С помощью фотоотчетов MD Audit ТС «Магнолия» добилась 100%-го исполнения задач

Торговая сеть «Магнолия» использует систему MD Audit с 2019 года. Тогда перед компанией стояла задача организовать контроль аудиторов и оптимизировать систему мотивации. Об этом и о том, как мы помогаем друг другу все эти годы, мы писали в статье «Магнолия и MD Audit: 4 года взаимовыгодного сотрудничества». С начала 2024 года ТС «Магнолия» внедрила в работу еще один инструмент MD Audit — фотоотчеты, который существенно облегчил работу отдела мерчандайзинга и повысил его эффективность. Что именно было сделано и какие результаты принесло, читайте дальше.

«Магнолия» — сеть супермаркетов у дома. На небольшом пространстве магазины собирают любимые бренды покупателей и все, что нужно клиенту. «Магнолия» известна кулинарией и тортами собственного производства, повара и кондитеры сети вручную готовят блюда и кондитерские изделия, не включая в рецептуру добавки для увеличения срока годности. Поэтому в Магнолии всегда свежая и натуральная кулинария с непревзойденным вкусом. Помимо магазинов у дома, можно сделать заказ в мобильном приложении «Магнолии».

Как сделать фотоотчет своими силами?

За почти 10 лет работы MD Audit, мы встречали много вариантов организации работы с фотоотчетами. Все они в общем случае сводятся к следующему алгоритму:

1. Руководитель ставит исполнителю задачу: пишет в мессенджере, на электронную почту или в каком-нибудь таск-менеджере.
2. Исполнитель делает фотографии выполненной работы и оформляет фотоотчет (сортирует фотографии по папкам, вставляет в электронную презентацию, делает подписи и т.д.).
3. Исполнитель отправляет готовый фотоотчет руководителю по электронной почте или загружает его в корпоративное облачное хранилище.
4. Руководитель проверяет фотоотчет и при наличии нарушений делает замечания.

Алгоритм кажется простым, но в действительности он имеет много нюансов. Разберем каждый шаг выполнения фотоотчетов своими силами и опишем его недостатки.

Постановка задачи в мессенджере или через почту

У такого метода есть три больших недостатка:

• непрозрачность — невозможно отследить получил исполнитель задачу или нет;
• сложность промежуточного контроля — отсутствует информация о времени начала и завершения задачи;
• риск «потери» задачи — в мессенджере или на почте сообщение о задаче может затеряться в переписке.

Ручное создание фотоотчета

Очевидно, что делать фотографии, затем их вручную сортировать, подписывать и копировать в презентацию — это длительный трудоемкий процесс. В больших магазинах с несколькими залами, сотнями полок и тысячами товаров подготовка фотоотчета таким образом может занимать целый рабочий день. И тут же надо отметить, что при большом количестве ручного труда возрастает риск ошибки, когда сотрудник путает фотографии или подписи, что потом затруднит процесс проверки такого фотоотчета.

И еще один момент: недобросовестный исполнитель может подтасовать результаты. Например, взять фотографии, сделанные раньше или вообще в другом месте.

Отправка фотоотчета

Это наиболее простой и «безболезненный» этап в ручном создании фотоотчета, особенно с современным развитием облачных сервисов для хранения данных. Однако и здесь есть недостаток — сотрудник может попросту забыть отправить фотоотчет вовремя. Таким образом руководитель получит результаты с задержкой и не сможет быстро отреагировать на возможные нарушения.

Ручная проверка фотоотчета

Это не менее трудоемкий процесс, чем ручное создание фотоотчета. Руководителю нужно:

• разобрать присланный фотоотчет, понять какие фотографии относятся к какому отделу магазина;
• сравнить присланные фотографии с эталонными;
• составить список претензий к фотоотчету, описать текстом или вручную (в графическом редакторе) отметить на фотографиях нарушения.

Примерно так и был организован процесс создания фотоотчетов в ТС «Магнолия». Конечно же, руководство искало варианты его оптимизировать и выбрало инструмент «Фотоотчеты» в MD Audit. Почему?

Преимущества фотоотчетов MD Audit

Инструмент «Фотоотчеты», входящий в состав системы MD Audit, лишен большинства из перечисленных недостатков. С его помощью процесс создания фотоотчета выглядит следующим образом.

Постановка задачи

Руководитель или другой назначенный сотрудник создает в системе MD Audit задачу на выполнение фотоотчета, добавляет в нее эталонные фотографии, образцы планограммы или прочие документы. При необходимости он может установить плановую дату начала исполнения задачи — не в день создания, а позже. Также в задачу можно добавить других сотрудников в качестве наблюдающих.

Сразу после создания задачи на выполнение фотоотчета, исполнитель и наблюдающие получают уведомление в мобильном приложении MD Audit и/или на электронную почту. Теперь исполнитель не потеряет задачу, потому что она всегда будет отображаться у него в списке фотоотчетов. Также при необходимости автор задачи или любой указанный наблюдающий может отправить исполнителю напоминание о необходимости выполнить задачу.

Выполнение фотоотчета

Исполнитель в мобильном приложении открывает задачу на выполнение фотоотчета, делает прямо в системе фотографии на свой мобильный телефон, которые автоматически загружаются в облачное хранилище MD Audit. Когда все условия задачи выполнены, исполнитель завершает задачу.

Фотоотчет готов, и не нужно никаких дополнительных действий, вроде обработки фотографий, добавления их в презентацию или распределения по папкам — система сортирует файлы автоматически, они сразу распределяются по зонам магазина.

Обратите внимание, что фотографии исполнителю придется сделать именно в процессе выполнения фотоотчета, потому что возможность добавления из галереи заранее сделанных изображений заблокирована.

Отправка фотоотчета

В случае использования MD Audit отправлять фотоотчет не требуется вовсе — все автоматически загружается в облачное хранилище, а автор задачи и все наблюдающие получают уведомление о завершении задачи.

Проверка фотоотчета

Автор задачи и указанные наблюдающие открывают выполненный фотоотчет и просматривают отсортированные по магазинам и зонам внутри магазина фотографии. Сам процесс сравнения и создания претензий выполняется вручную, но в MD Audit это делать удобнее, чем подручными средствами, потому что все находится в одной системе:

• сами фотографии;
• графический редактор, чтобы выделить нарушение;
• поля для ввода комментариев.

После того, как претензии созданы, задача возвращается исполнителю. Он исправляет претензии и прикладывает новые фотографии, которые автор задачи и указанные наблюдающие может сравнить в режиме «было / стало».

Дополнительные преимущества фотоотчетов MD Audit

Помимо облегчения рутины, «Фотоотчеты» в MD Audit имеют три дополнительных преимущества: загрузка видео, возможность оценки качества выполнения фотоотчета и аналитика.

Загрузка видео в качестве фотоотчета

В некоторых случаях для оценки работы мерчандайзеров фотографий бывает недостаточно. Тогда может пригодиться возможность загрузки видеофайлов. Это позволяет получить более полную оценку работы мерчандайзера. При этом проверяющий так же, как с фотографией может сделать стоп-кадр в любом месте видеозаписи, выделить нарушение и составить претензию.

Оценка качества выполнения фотоотчета по чек-листу

Стандартный фотоотчет не предусматривает оценку качества работы исполнителя: руководитель принимает его или возвращает на доработку. Если же возникает потребность оценить качество, например, оформления магазина к промоакции, то можно в фотоотчет добавить чек-лист. Таким образом, вы сможете увидеть объективную оценку качества выполнения работы в баллах или процентах, а затем принять обоснованные управленческие решения.

Аналитика фотоотчетов

Каждый руководитель понимает, что только контролировать качество работы сотрудников недостаточно, важно анализировать результаты по всей компании, чтобы видеть динамику и находить узкие места. Например, понять, какие ошибки сотрудники допускают чаще и провести с ними обучение по этой теме.

Сделать это, когда создание и проверка фотоотчетов выполняется вручную, крайне сложно. В системе MD Audit имеется отдельный модуль аналитики, который наглядно показывает динамику изменений следующих показателей:

• количество фотоотчетов и претензий;
• количество претензий;
• рейтинг причин претензий;
• рейтинг проблемных значений.

Результаты использования фотоотчетов MD Audit в ТС «Магнолия»

В торговой сети «Магнолия» фотоотчеты MD Audit используются для решения следующих задач:

1. Контроль правильности выкладки товара в магазинах.
2. Размещение товара в соответствии с утвержденными изменениями.

Для оперативного контроля и ответов на возможные вопросы исполнителей в каждую задачу типа фотоотчет, в качестве наблюдающих добавляются категорийные менеджеры.

За полгода использования инструмента «Фотоотчеты» были получены следующие результаты:

1. Время на исправление ошибок выкладки сократилось до одного рабочего дня.
2. Количество невыполненных задач снизилось до нуля.
3. Количество претензий к фотоотчетам снизилось в 10 раз.

Увеличивайте эффективность работы отдела мерчандайзинга с MD Audit

Некоторые люди думают, что мерчандайзинг занимается исключительно вопросами внешней привлекательности, красоты расположения товара. Но это не так, при наличии продуманной стратегии по мерчандайзингу и регулярном использовании фотоотчетов MD Audit, можно ожидать рост продаж в магазинах до 20%.

Оценить возможности системы MD Audit можно бесплатно в течение 14 дней. Оставляйте заявку, тестируйте систему и увеличивайте продажи!