Почему ПИМУ выбрал RFID для учёта основных средств?

Инвентаризации основных средств (ОС) — процесс небыстрый и трудоёмкий. Именно поэтому многие организации придерживаются регламента Федерального стандарта и проводят такую проверку раз в три года. Пересчитывать товарно-материальные ценности можно вручную — долго и с ошибками, и автоматизировано — быстро и точно.

Чтобы оптимизировать рабочие процессы и учётные операции Приволжский исследовательский медицинский университет выбрал самый современный вариант — внедрил RFID-технологию, программное обеспечение «Клеверенс» и мобильные компьютеры от ведущего производителя Chainway. В результате удалось актуализировать информацию о статусах используемых, требующих ремонта и устаревших объектах и в 8 раз ускорить проведение ревизии ОС. Помощь с интеграцией оказали специалисты компании «Первый БИТ».

Подробное описание

3000 сотрудников на 7 институтов и 59 кафедр — не так уж и мало. Есть кому пересчитывать столы, стулья, компьютеры и прочие основные средства. И всё было бы достаточно просто, не будь имущество Приволжского исследовательского медицинского университета разбросано по 9 факультетам, среди которых:

•  лечебному,
•  педиатрический,
•  медико-профилактический,
•  стоматологический,
•  фармацевтический,
•  сетевых образовательных программ, 
•  международного медицинского образования, 
•  дополнительного профессионального образования,
•  подготовки специалистов высшей квалификации.

Мы тратили много времени на определение последнего местоположения конкретной единицы. Не из-за хищений — их не было. А из-за того, что, например, микроскоп или гильотину забрали в другой кабинет, отметку с № аудитории поставили, но корпус не указали.Данные по основным средствам и малооценке у нас фиксируются в «1С: Бухгалтерия государственного предприятия». Перед инвентаризацией — раз в год, как в других госучреждениях — мы распечатывали списки остатков по каждому материально-ответственному лицу и с инвентаризационной комиссией проводили по ним пересчёт имущества. Времени на это уходило очень много, а удовлетворительного результата не мы получали

Иван Мальшиков, Ведущий аналитик ПИМУ

Задачи

Бизнес-аналитики и просто опытные руководители рекомендуют оптимизировать учёт, чтобы данные по остаткам всегда были точными и актуальными. Как минимум, это позволит компании не заниматься долгими поисками потерянного имущества. А как максимум, сэкономит средства, которые тратятся на покупку ненужных оборудования и ТМЦ.

У нас не было чёткого понимания, как можно оптимизировать учёт в рамках института. Поэтому объявили тендер для специалистов на аутсорсе, обозначив при этом несколько основных задач, которые хотели решить:

•  Сократить время на проведение инвентаризаций ОС и поиск объектов учёта; 
•  Оптимизировать бизнес-процессы; 
•  Обеспечить прозрачный контроль объектов учёта;
•  Ускорить процесс внутренней маркировки ТМЦ и ОС; 
•  Интегрировать “1С: БГУ 2.0” с необходимым оборудованием и программным обеспечением на типовом уровне; 
•  Осуществлять качественную поддержку по завершении внедрения

Иван Мальшиков, Ведущий аналитик ПИМ

Решение

Сначала специалисты компании «Первый БИТ», которая выиграла тендер, предложили руководству Приволжского исследовательского медицинского университета внедрить программное обеспечение «Клеверенс: Учёт имущества». Но когда стали более детально разбирать поставленные задачи и Техническое задание, поняли, что в этом случае МОЛам придётся тратить время ещё и на составление подробных отчётов о приёмке/выдаче.

На очной встрече с представителями ПИМУ в Москве мы продемонстрировали технологию RFID и пообщались с бухгалтерией ПИМУ по видеосвязи. После чего составили ТЗ, согласовали перечень работ и приступили к внедрению.

Андрей Рыжиков, технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ»

Интеграция проходила в несколько этапов:

•  составление техзадания,
•  разработка,
•  выездная настройка оборудования,
•  опись имущества университета,
•  маркировка RFID-метками. 

Подготовка и этапы внедрения

  Большую помощь в реализации проекта со стороны ПИМУ оказали ведущий аналитик Университета Иван Мальшиков и заместитель ректора Москвин Алексей. Они постоянно были на связи с интеграторами и даже провели экскурсию по корпусам в Нижнем Новгороде, во время которой, специалисты «Первого БИТа» отмечали, какие объекты нужно будет маркировать RFID-метками, определяли самое оптимальное расположение меток и тестировали расстояние считывания.

Мы реализовывали проект постепенно, в несколько этапов. Сначала составили и согласовали техзадание. Затем приступили к разработке на основе ПО «Клеверенс» с выездом к заказчику для настройки оборудования. И только когда программно-аппаратный комплекс был полностью готов к работе, произвели опись имущества университета и промаркировали его RFID-метками.

Андрей Рыжиков, технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ»

Программно-аппаратный комплекс для ПИМУ

Представители Приволжского исследовательского медицинского университета обозначили, что проект нужно реализовать без использования промежуточной базы. ПО «Клеверенс» на тот момент ещё не было интегрировано с «1С: Бухгалтерией государственного учреждения» — отсутствовал типовой механизм загрузки-выгрузки и в операциях не хватало информации по «Центру материальной ответственности» и системам учёта. И, чтобы доработать продукт без больших вложений, специалисты «Первого БИТа» добавили необходимые блоки в конфигурацию «Склада 15 с RFID» и полностью изменили некоторые бизнес-процессы.

К вопросу покупки оборудования представители Университета подошли основательно: сначала ознакомились с предложениями интеграторов и подсчитали необходимый минимум. А на тестовых инвентаризациях стало понятно, сколько ещё нужно мобильных устройств. Поставку принтеров и терминалов сбора данных Chainway осуществляла компания «Первый БИТ», а меток – производитель. 

Инвентаризационные группы получают ТСД только на основании приказа на проведение инвентаризации. Поэтому провели выездное обучение для сотрудников ПИМУ и подготовили для них пошаговые инструкции со скриншотами.

Андрей Рыжиков, технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ»

Сегодня Приволжский исследовательский медицинский университет ведёт учёт имущества при помощи 3 RFID мобильных компьютеров Chainway C72 и 2 принтеров POSTEK TX2 RFID. Один из которых используется под диэлетрики, второй — под металлические метки.

Мы внедрили систему ещё не во всех филиалах, так как университет большой, а корпуса расположены далеко друг от друга. Скорее всего будем масштабировать парк оборудования для удобства работы. Плюс всё время появляются новые идеи по оптимизации учёта. Планируем реализовать их в текущем году совместно с интеграторами компании “Первый БИТ”.

Иван Мальшиков, Ведущий аналитик ПИМ

Детали интеграции

В Приволжском исследовательском медицинском университете около 700 материально-ответственных лиц (МОЛ). Но, помимо них, с оборудованием также работают студенты. И в связи с тем, что на момент внедрения в учебных корпусах, больницах, поликлиниках и тестовых лабораториях ПИМУ было много некаталогизированного научного оборудования, на маркировку всего имущества у специалистов компании «Первый бит» ушло почти 3 месяца.

В специальный Excel файл мы добавили фото оборудования, прописали его название и место крепления RFID-метки. Этот каталог поможет сотрудникам склада при получении новой поставки: можно будет открыть и посмотреть всю нужную информацию. Также мы предусмотрели в Системе возможность выгружать сформированную в “1С: БГУ” ведомость для проверки фактического наличия имущества.

Андрей Норотов, технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ»

RFID-метки для диэлектриков и металлических поверхностей отличаются друг от друга. И интеграторам пришлось делить всё оборудование Университета на группы. А в ходе маркировки столкнуться с тем, что обычная тонкая метка не подходила и нужно было использовать металлическую.

На момент внедрения примерно 50% оборудования не стояло на балансе Университета, так как было либо подарено спонсорами, либо приобретено на грантовые деньги сотрудника. И хотя стоимость единицы вполне могла превышать 20-40 миллионов рублей, её нельзя было оприходовать. Потому что, несмотря на то что условная гильотина и используется на территории ПИМУ, она не являются его собственностью.

Андрей Рыжиков, Технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ»

Для подобных случаев интеграторы сделали специальную обработку на стороне системы учёта, которая позволяет распечатать этикетку жёлтого цвета на обычном принтере. Такое оборудование помечается как грантовое и не учитывается в ходе инвентаризации.

И ещё немного о доработках

RFID-технология позволяет считывать все радиочастотные метки в зоне действия антенны одного устройства. Поэтому интеграторы компании «Первый БИТ», чтобы обеспечить корректность сканирования меток, написали несколько различных алгоритмов автоматической проверки.

Пользователи могут считать метки в одном помещении и частично, и полностью — регулируется настройками документа на терминале сбора данных. ТСД будет искать либо заявленное в “Плане” и отсекать всё остальное, либо проставит отметку “Сверх плана” для лишних позиций.

Андрей Рыжиков, Технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ»

Интеграторы «Первого БИТа» автоматизировали 3 процесса для ПИМУ: 

•  инвентаризацию,
•  перемещения между МОЛами,
•  передачу на списание.

А также добавили необходимую для записи RFID-меток операцию «Маркировка» на ТСД. В типовой конфигурации «Склада 15» на метку можно записать только штрихкод формата EAN13. Но специалисты «Первого БИТа» реализовали возможность записи любой последовательности знаков до 24 символов. 

В “1С:БГУ” в роли некой связки между материально-ответственным лицом и местоположением объекта инвентаризации выступает ”Центр МОЛ”. Мы создали отдельный новый справочник для каждого из таких центров. Его можно выгрузить на ТСД перед ревизией ОС.

Андрей Норотов, технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ»

Интеграторы полностью переделали и процесс перемещений: выбор ЦМО, получателя, кому передаётся ТМЦ, можно осуществлять либо путём сканирования метки, либо считыванием ШК. И в случае, если объект не соответствует МОЛу, на экране ТСД появится сообщение: «Имущество с таким инвентарным номером находится в подотчёте у другого ЦМО и не будет добавлено в документ».

Во время списания происходит такая же проверка при выборе объекта и лица, с которого будет списана указанная единица имущества. Это реализован для того, чтобы сотрудники не совершали ошибочных или заведомо неверных действий.

Если указать, что какая-то единица сломана, и её нужно списать и утилизировать, то на ТСД автоматически активируется камера — чтобы можно было сфотографировать повреждения. Фотография автоматически загрузится в документ инвентаризации с инвентарным № объекта. И можно будет в описи, в прикреплённых файлах посмотреть фото повреждений.

Андрей Рыжиков, технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ»

Кроме того, интеграторы прописали обязательно условие для документов инвентаризации: указывать, какой ЦМО проверяется. А для объектов — возможность поменять в 1С текущий статус и целевую функцию. 

А чтобы пользователи не могли случайно отсканировать не ту метку/штрихкод или добавить в документ лишнюю позицию, интеграторы реализовали блокировку выдачи. В таком случае на экране ТСД сразу же появятся уведомления «не найдено»/«найдено не в своей зоне хранения» и будет предложено добавить или отказаться. А в столбце «План» — соответствующая пометка.

О проекте лучше всегда говорить в цифрах

Внедрение автоматизированной системы учёта обошлось Приволжскому исследовательскому медицинскому университету в 2,1 миллиона рублей — вместе с доработками мобильного софта. И около 1,5 млн. стоили услуги дальнейшего сопровождения командой специалистов «Первый БИТ». Лицензий ПО «Клеверенс» приобрели на 500 тысяч, а за оборудование Chainway отдали чуть более 800 тысяч рублей. 

За эти деньги мы получили впечатляющие результаты:

•  ранее имущество 2 материально-ответственных лиц в Главном корпусе мы считали 16 часов, после автоматизации — всего 2;
•  на инвентаризацию Института стоматологии ещё в прошлом году тратили ровно сутки по 8 МОЛам, со «Складом 15» справились за 3,5 часа;
•  пересчёт ОС в Институте травматологии по подотчёту 72 сотрудников проводили за 152 часа, после внедрения — за 56.

Андрей Рыжиков, технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ»

Не сложности, так — маленькие затруднения

Как признаётся ведущий аналитик Приволжского исследовательского медицинского университета, установка и доработка программного обеспечения «Склад 15» прошли в штатном режиме. А вот с принтерами, их настройкой и нормальной загрузкой/выгрузкой данных пришлось повозиться. 

Один из видов RFID-меток не был интегрирован с “Клеверенсом”. Но мы оперативно связались с разработчиком и совместно решили эту задачу.

Андрей Рыжиков, технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ»

Результаты

Автоматизация учёта направлена на то, чтобы оптимизировать выполнение рутинных операций сотрудниками и ускорить бизнес-процессы. В том числе — для предприятий государственного сектора, которым необходимо максимально минимизировать имущественные потери и актуализировать информацию об основных средствах организации. А также переход «на цифру» в разы ускоряет проведение инвентаризаций и повышает эффективность работы всех подразделений.

Специалисты компании “Первый БИТ” зарекомендовали себя как ответственные, технически грамотные специалисты, готовые подобрать необходимые решения с оптимальными сроками и стоимостью внедрения. Мы сотрудничаем с 2013 года, и ни разу не было неприятных моментов — всегда всё чётко в срок и без нареканий.Мы понимали, что “Клевренс” — новое для нас решение, на изучение которого нам придётся потратить немало времени. Но сегодняшние результаты очень радуют: с ТСД Chainway и “Складом 15” мы проинвентаризировали корпус за 15 минут. Уже сейчас видно, какое оборудование можно списать и закупить новое. А то, что теперь месторасположение дорогостоящего оборудования известно на 100% и записано — отдельный плюс.

Андрей Рыжиков, технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ»