Планирование в жизни производителей продуктов питания. Виды и автоматизация

Автор статьи: Мария Горохова, product-manager PLAN4FOOD компании "Константа"

ПЛАН ПО ПЛАНУ

Сегодня поговорим о планировании и возможностях его автоматизации у производителей продуктов питания. Значимость процессов планирования для бизнеса трудно переоценить.

Планирование своей деятельности - одна из самых важных и актуальных тем в контексте повышения эффективности бизнеса. Для предприятия в целом грамотное и точное планирование обеспечивает достижение нужного положения на рынке, показателей объема продаж, прибыльности и затрат, а для структурных подразделений конкретной компании позволяет согласовать их действия для достижения нужных бизнес-результатов.

Только вот мало кто может внятно объяснить – какие границы у процессов планирования (что должно в них входить, а что нет), как их можно автоматизировать, какие эффекты от этого можно получить. Об этом и поговорим в статье.

Тема назрела потому, что у компаний сектора FMCG появляется интерес и аппетит к автоматизированным инструментам. Многие научились внедрять и начали использовать системы учета для финансового и оперативного контуров работы. Но планирование – это более творческий и вариативный процесс, нежели процессы учета на производстве и складах готовой продукции.

В этой статье постараюсь обрисовать наш подход к определению – какие есть уровни планирования; что в них входит; что стоит автоматизировать, а что – нет. Отдельно обозначу ошибки, которые встречаются при попытке внедрить автоматизированную систему планирования.

Статья не претендует на абсолютную истину, но транслирует мнение, сложившиеся в ходе анализа кейсов работы с нашими клиентами. Предупреждаю - букв будет много, т.к. тема непростая. Нужен простор, чтобы все описать. Плюс местами получилось немного академично, так что прошу запастись терпением.

УРОВНИ ПЛАНИРОВАНИЯ И ВОЗМОЖНОСТЬ/НЕОБХОДИМОСТЬ ИХ АВТОМАТИЗАЦИИ

Благодаря практике нашей работы с процессами планирования мы выделили 4 уровня планирования. Сразу оговорюсь, в данной статье мы не говорим о необходимости автоматизации планирования на каждом из уровней. Автоматизация – это одно из средств достижения целей планирования (вдобавок, требующее финансовых инвестиций). Если компания идет в автоматизацию, необходимо четко понимать бизнес-эффекты, которые хочется достигнуть от инвестиций сил и средств в такой проект.

Итак, вот уровни (виды) планирования в производственных организациях, которые мы выделяем:

1. Бизнес-планирование. Горизонт планирования: год и более.
2. Календарное планирование: от месяца
3. Оперативное планирование: дни
4. Планирование по рабочим центрам: часы, минуты день

Как можно заметить, результаты планирования на каждом из уровней передаются на уровень ниже, начиная с самого верха. Таким образом формируется согласованная по целям система планов компании, где планы на каждом из нижестоящих уровней не противоречат более верхнему.

Обращу внимание на следующее. Описываемая нами модель – это планирование от бизнес-целей, устанавливаемых собственниками и/или ТОПами компаний. На практике бывают модели, которые строятся не от бизнес-планов, а от планов конкретных исполнителей. То есть эти планы отталкиваются от того - сколько может продать отдел продаж и выпустить производственный отдел. Данную модель в рамках статьи мы сейчас не рассматриваем, так как она отталкивается ориентируется не от бизнес-целей компании. В своей работе мы в первую очередь ориентируемся на бизнес-эффекты заказчика, цели и смыслы деятельности для бизнеса, подход «от возможностей», как правило, не рассматривается как целевой.

Поскольку у каждого уровня планирования есть характеристики, по которым их можно сравнить друг с другом, информация по ним приведена ниже в виде сравнительной таблицы.

Рассматривать уровни планирования будем в разрезе следующих характеристик: цель планирования (зачем это делать), ключевой результат планирования (что бизнес получает на этом уровне от планирования), входные данные и итог (выходные данные) конкретного уровня, ответственные за процесс, возможность/необходимость автоматизации. Вот что получилось:

Скачать таблицу в формате pdf: https://konstanta-it.ru/planirovanie-v-zhizni-proizvoditelej-produktov-pitaniya?utm_medium=retail

Как короткий вывод могу сказать, что обращать внимание надо на все уровни планирования.

А вот автоматизировать стоит начинать с того, который в вашей компании является ограничением/узким горлышком/проблемой/краеугольным камнем/... (нужное подчеркнуть). Эффективное построение процессов планирования может быть выполнено с помощью автоматизации, но не обязательно автоматизация нужна на всех уровнях, перечисленных выше. «Автоматизация всего» — это часто встречающаяся ошибка при планировании проекта. Начинать автоматизацию имеет смысл с процессов, где усиление позволит добиться максимального бизнес-эффекта с учетом потраченных сил и стоимости работ. Оценка потенциальных эффектов должна определять этапность проведения работ на разных уровнях.

Самое время теперь перейти и поговорить о других наиболее частых ошибках, встречающихся в проектах автоматизации процессов планирования.

ОШИБКИ ПРИ ПЛАНИРОВАНИИ АВТОМАТИЗАЦИИ

1. Преждевременность и необоснованность проекта автоматизации

Практика эффективных проектов показывает, что есть определенные предпосылки к тому, была ли автоматизация процессов планирования логически и экономически обоснована.

Разберем на примере оперативного уровня планирования. Начинать автоматизацию стоит, если у компании реализуется хотя бы один из пунктов:

• Большой объем SKU, который становится сложно планировать вручную
• Необходимо анализировать большое число параметров, входящих в модель планирования (которые также сложно учитывать руками)
• Процессы непрозрачные, не стандартизированные, не предоставляют обоснованной информации для принятия решений для нескольких подразделений (производство, закупки, продажи)
• Большой риск ошибок из-за влияния человеческого фактора (например, явная зависимость от конкретного исполнителя)

В таком случае система оперативного планирования рассматривается как «гигиенический» уровень автоматизации, так как уже решает большой пласт проблем.

Объективных предпосылок в этом случае для автоматизации других уровней может и не быть.

Однако, следующими этапами можно переходить к автоматизации пооперационного планирования, для повышения управляемости «на местах» или, наоборот, более верхнеуровневых процессов, например, календарного планирования (если ограничением становятся закупки). Зависит от потенциальных эффектов и от того - понимает или нет бизнес, как будет использоваться автоматизированный инструмент для окупаемости инвестиций в систему.

2. Автоматизация от продукта

Даже если контекст для старта работ по автоматизации «тот самый», проект все равно может провалиться из-за другой серьезной «грабли» - покупать программный продукт и рассчитывать на то, что в системе будет волшебная логика, как именно вам планировать.

Ориентация на типовой функционал продукта не всем подходит. Он на то и типовой, что предоставляет универсальное решение, нацеленное на максимально широкий охват. Для небольших компаний, может, и подойдет. А вот средним и крупным компаниям, скорее всего, будет тесно в усеченном функционале (реальные процессы у них более глубокие и гибкие). Внедрение типового решения в таком случае потребует больших затрат для адаптации под особенности конкретного производства.

3. «Ответственный» за внедрение

Успех проекта в значительной степени зависит от ответственного за внедрение системы специалиста. Это должен быть конкретный человек с выделенной функцией, полномочиями и пониманием целевого результата.

Регулярно бывает так, что собирается рабочая группа, где решения принимаются коллективно (все-таки процесс планирования – это кросс-функциональная тема). Но, к сожалению, коллективная ответственность часто превращается в коллективную безответственность (вроде бы все отвечают за результат, но фактически никто не хочет «высовываться»). В результате проект длится существенно дольше запланированного, или на выходе получается какое-то компромиссное решение, которое явно не соответствует целевому результату.

Впрочем, даже если ответственность не размыта между сотрудниками и есть выделенный администратор (руководитель проекта), есть риск, что человек этот не будет обладать достаточной экспертизой в вопросе планирования. Важно, чтобы ответственный за проект достаточно хорошо понимал саму область планирования. Иначе может опять получиться, что проект затянется на неопределенный срок или результатом системы нельзя будет пользоваться. Таким образом, рекомендуем обращать внимание на наличие экспертизы в области планирования.

4. Автоматизация того, «что есть», без выстраивания целевой модели

Натягивание автоматизированной системы на не оптимально выстроенные процессы не приведет к значимым бизнес эффектам. Поэтому на этапе подготовки требований важно участие экспертов для формирования состояния «как должно быть», проведения организационных изменений, необходимых для оптимизации процессов и их последующей автоматизации уже в целевой модели.

ВМЕСТО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

В одной статье трудно раскрыть все вопросы, связанные с планированием. Но надеюсь, что эта статья поможет тем, кто стоит на перепутье и не может понять – стоит ли внедрять автоматизированные системы планирования и как это делать? Если все же такого не произошло и нужен дополнительный совет – обращайтесь, будем рады помочь.

Оставьте заявку на сайте и получите бесплатную консультацию от экспертов компании «Константа»