Опыт КАЛЕК по цеху: как мы вошли в проект автоматизации и почти утонули, но…

Автор статьи: Роман Леонтьев, руководитель направления ERP4FOOD

Мы часто пишем и говорим о том, насколько важно оценивать ресурсы, прежде чем идти в проект автоматизации. Сколько понадобится людей? С какими компетенциями? Какое нужно докупить оборудование? Сколько это все будет стоить денег и сколько займет времени?

Кажется, что вопросы абсолютно очевидные. Ну как можно пойти в проект, не ответив на них? А многие идут. К нам часто приходят клиенты с ожогами от потраченных впустую месяцев/лет и сотен тысяч/миллионов рублей. Но цель сегодняшней статьи не в том, чтобы рассказывать, как кто-то там облажался, а мы – молодцы, его спасли. Сегодня расскажем про наш личный «эпикфэйл». Тот самый, после которого татуировка: «Утром ресурсы – вечером проект. Вечером ресурсы – утром проект» надежно отпечаталась в сознании нашей команды. И речь тут, кстати, не про деньги.

Рассказывать будем в лучших традициях художественной прозы:

1. Завязка: запрос клиента на старте
2. Развитие событий: первый план победы (как выяснилось, план поражения)
3. Кульминация: когда и как мы поняли, что идем не туда?
4. Поворот сюжета: что решили поменять?
5. Развязка: спринтерский забег до финиша и… новый круг!

Интересно? Тогда поехали.

О клиенте

Клиент – ручное производство с большим количеством переделов.

Производственный персонал и мастера смены – приходящие (аутсорс). Руководящий состав – постоянный.

Запрос клиента на старте

Хотели автоматизировать весь оперативный учет на предприятии. Получить полную прослеживаемость от сырья до клиента. Запрос распространенный и вполне логичный для предприятия, которое хочет наращивать свою эффективность.

Раньше учет велся в бумажных журналах. На малых объемах производства этого было достаточно, но, когда стало расти (и очень стремительно), ситуация поменялась. Если нужно было что-то проаудировать, сбор данных сильно усложнился. Когда возникали проблемы, найти их причины стало практически невозможно.

Руководство предприятия приняло решение не дожидаться спада качества учета при выходе на плановые объемы производства и внедрить автоматизированную систему. Отличное решение! Мы с радостью поддержали.

Первый план победы (как выяснилось, план поражения)

По результатам предпроектного обследования в проект были включены следующие блоки:

• планирование,
• клиентский сервис,
• автоматизация прослеживаемости на производстве,
• учет качественных показателей,
• автоматизация процессов отгрузки.

Звучит масштабно! И дело не только в том, что направлений много, а также в том, что начинать новую жизнь предприятие решило по классике: с понедельника. Разработать все, обучиться пользованию функционалом и разом (одним днем) перейти на новый формат учета.

Так почему же мы все-таки решили взяться за такую авантюру – автоматизировать и запустить сразу ВСЕ? Сами же всегда рекомендуем автоматизировать учет частями. Важным критерием было то, что клиент принял позицию внедрения продукта без существенных доработок. Потому что типовой функционал ERP4FOOD и так отражал процессы их предприятия.

Проект был рассчитан на 4 месяца. Предприятие небольшое, доработок функционала немного, главное – встроить систему в повседневную деятельность предприятия, т.е. запустить. Единственный момент (тревожный звоночек, который мы услышали, но не придали ему должного внимания) – людей, готовых включаться в проектную деятельность со стороны клиентов – только функциональные заказчики (управленцы). Как мы уже писали ранее, линейный производственный персонал – наемный и всегда разный. А работе с системой, как бы интуитивно понятна она не была, нужно учиться.

Когда и как мы поняли, что идем не туда?

Ту часть проекта, которая связана с моделированием системы, адаптацией функционала продукта и закупкой необходимого оборудования заказчиком, мы опустим. Там не было ничего, что могло бы помешать успешному завершению проекта. Система готова по всем пяти заявленным направлениям, протестирована на демо-данных, оборудование стоит. И тут наступил этап запуска…

Представьте ситуацию, когда один специалист отвечает и за производство, и за закупки, и за заказы, и за отгрузки. (На самом деле, вполне стандартная ситуация для предприятий на росте. Все через это проходят). А надо еще новый формат учета запускать. И работать руками в новой системе будет по факту не тот человек, который запускает, а те, которые каждый день разные приходят.

Детальность учета, которую хотел заказчик, требует определенного объема внесения данных в систему с оборудования (это же не автоматическая линия, а ручное производство). Если бы информацию вносили несколько людей – каждый на своей учетной точке, объем вполне посильный. Но для одного человека это очень много.

Стоит ли объяснять, что плановый запуск был сорван?

Что решили поменять?

Можно ли было запустить все сразу? Можно.

К моменту планового запуска система была полностью настроена, НСИ подготовлена, инструкции тоже. Можно было провести обучение и уйти со словами, что мы сделали все, что от нас требовалось. Но толк для бизнеса от этого был бы нулевой.

Поэтому после того, как стал понятен реальный уровень готовности клиента к запуску, было решено поменять подход. Мы урезали общий перечень запускаемых блоков до локального участка, который в текущий момент может принести наибольшую пользу бизнесу заказчика. Выбрали прослеживаемость и учет на производстве в режиме реального времени.

Основная задача предприятия – обеспечение клиентов продукцией нужного качества в нужном количестве. Прослеживаемость в режиме онлайн как раз отвечает на этот запрос. Поэтому выбрали и оставили именно ее.

Спринтерский забег до финиша

Запуск усеченного объема функционала занял около двух месяцев – больше, чем планировалось, и больше, чем мог бы, если бы у нас было, кого обучать. Сейчас новая ИТ система клиента находится у нас на поддержке и пусть пока не по всем фронтам, но уже приносит бизнесу ощутимую пользу.

Остальные блоки системы решили запускать последовательно, чтобы у ключевых заказчиков хватило времени на адаптацию.

К чему я это все?

1. Адекватная оценка необходимых ресурсов на старте – это минимум 50% успеха.
2. Заменить нехватку ресурсов деньгами – возможно, но ДАЛЕКО не всегда.

Бывают ситуации, когда можно заплатить больше, и специалисты подрядчика возьмут большинство работ на себя. Но тут важно помнить, что как бы много не взял на себя подрядчик, ваше включение все равно потребуется. В каком объеме? Вот этот вопрос и требует адекватной оценки в первую очереди.

В данном случае оказалось, что недостающий ресурс – это люди. Без них автоматизация оказалась невозможна. Звучит как парадокс, ведь все привыкли думать, что автоматизация нацелена на сокращение участия людей в процессе учета. Автоматизация нацелена на сокращение потерь за счет исключения ошибок, повышения оперативности учета, достоверности данных и много чего еще.

Да, есть предприятия, на которых сам по себе производственный процесс проходит без людей (например, молочное производство, где сырье течет по трубам). Там можно снимать данные с датчиков. Тогда люди, которые раньше записывали информацию в журналы, после в внедрения автоматизированной системы будут больше не нужны. Но если ваше предприятие предполагает большое количество ручного труда, то учет без людей не возможен, и его автоматизация тоже.

Оставить заявку на консультацию с экспертами ERP4FOOD