Что из себя представляет система автозаказа в 1с?

Определяет какой товар заказывать, в каком количестве и у какого поставщика. Одна система, решающая множество задач. Но ее нет в типовой конфигурации 1с. А где есть?

Что такое автозаказ?

Представьте ситуацию, когда вам не нужно ежедневно мониторить продажи, выгружать данные в Эксель для анализа и прогнозирования. Программа автоматически определит, что и в каком количестве необходимо заказать.

Вам лишь останется:

• посмотреть список товаров и количество, предлагаемые к заказу. При необходимости внести коррективы
• выбрать поставщика (система автоматически предлагает поставщика с лучшей ценой и сроками поставки
• отправить заявку

Как делается заказ в типовой конфигурации 1с?

Сначала необходимо указать срок поставки и способ заказа товаров по каждому складу в справочнике "Способы обеспечения":

В нем указать тип (закупка у поставщика или перемещение), сроки поставки и выбрать — будут ли заказывать товары у конкретного поставщика или у нескольких. Причем, для закупки и перемещения нужно делать отдельные настройки. Такие же отдельные записи нужно создавать для каждого поставщика и подразделения, сроки поставки для которых отличаются от указанных в первой настройке.

Для однотипных товаров создаётся элемент справочника "Схема обеспечения", где для разных складов можно выбрать разные способы обеспечения:

Далее, для каждого товара привязывается своя схема обеспечения из этого справочника. Также для каждого товара указывается ручные уровни Мин-Макс (если в настройке способа обеспечения не выбран автоматический расчет потребности по норме):

Только после этого можно приступать к созданию заказов поставщикам.

Когда номенклатура торгового предприятия включает в себя огромное количество наименований, от пополнение складских запасов вручную начинает взрываться мозг. Продуктивная работа становится невозможной.

Как упростить задачу при формировании заказа поставщику?

Есть несколько способов автоматизации:

• Производить расчеты с помощью формул Excel
• Использовать специализированные модули прогнозирования для Excel
• Попытаться настроить типовую конфигурацию 1с
• Самостоятельно разработать систему автозаказа
• Купить готовую систему автозаказа

Далее мы остановимся на последнем пункте, на примере помощника закупок min-max.pro. Возможно, вам подойдут другие варианты. Чтобы определиться с выбором, советуем прочитать нашу статью "Варианты автоматизации закупок в 1с". Там мы подробно рассказываем о плюсах и минусах каждого варианта.

Зачем все это нужно?

Заказ товара, да и в целом всё, что касается закупок в 1С достаточно трудоемкая задача, которая отнимает много времени.

"Боль и муки прошли, я сократил время на закупки в разы и вздохнул свободно. Высвободившееся время теперь трачу на другие задачи бизнеса", – История предпринимателя, который перешел с типовой конфигурации на готовую систему автозаказа.

Заказ поставщику в один клик

Система собирает в одном месте остатки, продажи, цены и множество другой информации, где менеджер может её увидеть и проанализировать.

И автоматически, основываясь на проверенные формулы, рассчитывает потребность и предлагает сделать заказ у поставщика или перемещение с другого склада.

При этом учитываются множество факторов:

• Заказ формируется на основании истории продаж с учетом сезонности

• С помощью ABC-анализа товары группируются по прибыли или выручке, количеству сделок или проданных единиц. Приоритет получают товары, которые приносят максимальную маржу или имеют востребованность у покупателей

• Объем заказа рассчитывается по формуле с учетом сроков поставки. Чтобы товар был полностью продан в период до следующей поставки

• Система не заказывает товар, если в наличии есть его заменитель. Аналогичные товары объединяются в один, что позволяет сократить избыток похожих позиций на складе.

• Из расчета исключаются аномальные продажи, которые не повторяются регулярно, а также возвраты.

• Система определяет страховой запас, что позволяет снизить дефицит товаров из-за непредвиденных событий. Например, в случае срыва сроков поставки.

Инновации в расчетах

Помимо вышеперечисленных факторов, расчеты можно производить с помощью вероятностного прогнозирования. В этом случае страховой запас учитывается иначе. Процесс расчета напоминает игру в кости. Компьютер тысячи раз делает броски, основываясь на количество продаж за заданный промежуток времени.

Это совершенно иной подход, с другими алгоритмами, по которым определяется спрос. Основное преимущество — более точный прогноз, а значит меньшая сумма вложений в страховые запасы, меньше дефицита и пустых полок.

На основе этих "бросков в кости" строится частотная диаграмма.

На ней видно количество товара и вероятность, с которой оно будет продано за определенный период. На основе этих данных формируется заказ поставщику

Автоматизация работы отдела закупок

Для более точных прогнозов, в дополнение к автозаказу, существуют инструменты, которые позволяют в автоматическом режиме мониторить важные показатели, которые непосредственно влияют на точность расчетов.

Мониторинг неликвидов

Система может работать полностью в автоматическом режиме, отправляя на почту по расписанию отчёт, со списком излишков и их суммовой оценкой. Товары сортируются по проблемности, а вероятность ошибок минимизирована.

Мониторинг дней, когда товаров не было в наличии, упущенной прибыли и уровня сервиса

Система автоматически просчитает наличие и количество дней, в которых товар отсутствовал на полках магазина или на складе, опираясь на данные в учетной системе. Будет приведена суммовая оценка потерянной выручки и прибыли и рассчитан уровень сервиса.

Днями отсутствия считаются дни, когда остаток по товару опустился ниже минимальной нормы, рассчитываемой автоматически либо задаваемой вручную.

Мониторинг коэффициента оборачиваемости

Коэффициент оборачиваемости показывает сколько компания заработала с вложенных в товар денег. Этот показатель позволяет понять насколько эффективно распоряжается деньгами ваши менеджеры по закупкам.

Система автоматически просчитает наличие и количество дней, в которых товар отсутствовал на полках магазина или на складе, опираясь на данные в учетной системе. Будет приведена суммовая оценка потерянной выручки и прибыли и рассчитан уровень сервиса.

Днями отсутствия считаются дни, когда остаток по товару опустился ниже минимальной нормы, рассчитываемой автоматически либо задаваемой вручную.

Что дальше?

После того, как система посчитала сколько и какого товара нужно заказать, нужно выбрать поставщика и разместить заказ. Для этого в помощнике закупок min-max.pro есть функционал для работы с поставщиками.

• цены и остатки поставщиков могут быть загружены с помощью встроенной системы загрузки прайсов из Эксель файлов, API или парсеров сайтов

• вручную или автоматически можно выбрать поставщика с наименьшей ценой

• сформированный заказ можно отправить поставщику на почту, сохранить как Эксель-файл или выгрузить прямо в прайс поставщика

• Если поставщик предоставляет цены только по запросу, можно воспользоваться системой сбора цен поставщиков