MD Audit рассказывает о новом инструменте — опросах, вложенных в проверки и задачи

Проверки по чек-листам, задачи и опросы — это удобные и функциональные инструменты системы MD Audit. Однако иногда требуется реализовать более сложный сценарий, включающий в себя использование сразу нескольких инструментов. Для вариативных задач разработан новый функционал — опросы, вложенные в задачи и чек-листы. Расскажем, что это такое и какие задачи бизнеса можно решить с помощью этого нового функционала.

Зачем появились вложенные опросы в MD Audit

В любой компании существует ряд задач, которые невозможно решить с помощью «односложных» инструментов. Например, если поставить задачу собрать информацию о наличии и состоянии торгового оборудования, то исполнителю придется выполнять ее фактически вручную: составлять список в электронной таблице, указывать параметры, количество и прочую информацию. Мало того, что это потребует много времени на выполнение комплексной задачи, также дополнительно возникает риск образования ошибок при внесении большого и разнопланового объема данных.

Было бы гораздо проще, если бы список оборудования, подлежащего проверке, сразу был прикреплен к задаче, и сотруднику осталось только указать количество, артикул конкретного ТО и, например, сделать фотографию. Автору же задачи мог бы получить готовый отчет, выгрузить его в виде XLS-файла и проанализировать.

Именно такое многократное упрощение выполнения комплексных задач без потери качества позволяет реализовывать новый функционал MD Audit — вложенные опросы.

Как работают вложенные опросы

Рассмотрим в качестве примера задачу контроля торговой выкладки. Для создания такой задачи нужно проделать следующие действия:

1. Создать новый тип задачи с использованием вложенных опросов, например, «Выполнить контроль товарной выкладки» и настроить короткий шаблон опроса, который будет заполнять исполнитель по каждому товару.
2. Создать задачу, загрузив в неё XLS-файл,содержащий полный перечень оборудования, подлежащего проверке с указанием номера магазина, для которого актуален данный перечень оборудования. То есть можно создать один файл, в котором будут указаны все товары, присутствующие в торговой сети, но директор каждого отдельного магазина получит задачу только с теми товарами, которые необходимо проверить именно в его магазине.

Подробно этот процесс описан в нашей базе знаний. Важно отметить, что автор задачи может прикрепить к ней сразу несколько разных шаблонов опросов. Таким образом в рамках одной задачи можно реализовать несколько подзадач.

С точки зрения исполнителя процесс выполнения этой задачи интуитивно понятен.

1. Открыть задачу.
2. Перейти в список товаров.
3. По каждому товару пройти короткий опрос.
4. Завершить задачу.

Рис. Интерфейс мобильного приложения MD Audit, вложенный опрос в задачах.

Еще меньше рутины и трудозатрат

Процесс создания подобных задач может быть автоматизирован. Используя public API системы MD Audit, возможно настроить регулярное создание подобных задач посредством выгрузки списка товаров из вашей ERP-системы. И благодаря такой интеграции можно полностью автоматизировать создание задач на контроль выкладки товаров, проверку OSA-сигналов, контроль сроков годности и многих других.  

Примеры бизнес-задач, которые можно решать с помощью вложенных опросов MD Audit

В общих чертах: вложенные опросы подходят для решения любой задачи, требующей получение как большого, так и не очень объема структурированной информации. Приведем несколько примеров.

Проверка сроков годности товара (сценарий 1)

• Ежедневно создается задача на контроль наличия на полках товара с истекающим сегодня сроком годности и прикладывает в задачу xls-файл со списком товаров.
• Исполнитель в системе MD Audit получает задачу, к которой прикреплен шаблон опроса со списком товаров, сроки годности которых истекают на текущую дату.
• Исполнитель выбирает товар из списка и отмечает присутствует товар или нет. Если присутствует, то он делает соответствующую отметку и убирает товар. После чего переходит к следующему товару из списка.
• Исполнитель закрывает задачу.
• Оповещение о завершении задачи приходит автору задачи. Он может выгрузить XLS-файл с результатами опроса. Этот список можно практически без обработки использовать для заполнения формы списания товаров.

Проверка сроков годности товара (сценарий 2)

• Еженедельно создается задача (например, каждый понедельник) на контроль работы с товарами, срок годности которых заканчивается в течение недели, и прикладывает в задачу xls-файл со списком товаров.
• Исполнитель получает задачу, к которой прикреплен шаблон опроса со списком товаров, сроки годности которых истекают в течение текущей недели.
• Исполнитель по очереди выбирает товары из списка и вводит следующую информацию:
• есть ли товар на полке;
• количество товара;
• установлена ли скидка;
• какой процент скидки.
• Исполнитель закрывает задачу.
• Оповещение о завершении задачи приходит автору задачи. Он может выгрузить XLS-файл с результатами опроса и на его основе принять управленческие решения.

Внесение сроков годности

• Ежедневно автоматически создается задача на регистрацию сроков годности новых товаров, которые приходят с поставкой в магазины. В этот раз от автора не требуется прикладывать список товаров к задаче.
• Исполнитель получает задачу и приступает к её выполнению.
• Он самостоятельно вносит каждый полученный товар в задачу и указывает сроки годности.
• Исполнитель закрывает задачу.
• Оповещение о завершении задачи приходит автору задачи. Он может выгрузить XLS-файл с результатами опроса, которые затем можно загружать в другие системы торговой сети.

Проверка наличия товара (инвентаризация)

• Ежедневно создаётся задача на проведение пересчета товара со списком товаров для каждого магазина.
• Исполнителю в системе MD Audit приходит задача. К задаче прикреплен шаблон опроса со списком товаров, подлежащих пересчету.
• Исполнитель указывает наличие по каждому товару товару, после чего закрывает задачу.
• Оповещение о завершении задачи приходит автору задачи. Он может выгрузить XLS-файл с результатами и принять решение о дальнейших действиях.

Рис. Интерфейс мобильного приложения MD Audit, вложенный опрос в проверках.

Проверка торгового оборудования

• Исполнителю в системе MD Audit приходит уведомление о назначенной проверке торгового оборудования.
• В проверке имеется чек-лист, где каждый вопрос соответствует наименованию проверяемой единицы оборудования. Например, «Температура холодильного оборудования соответствует норме».
• Если исполнитель отвечает ДА, то переходит на следующий вопрос. Если же ответ НЕТ, то открывается вложенный опрос, в котором можно дать дополнительную информацию:
• ввести текущую температуру;
• указать любую дополнительную информацию.
• Исполнитель переходит к следующему вопросу чек-листа.
• Исполнитель заканчивает проверку и её результаты становятся доступны её автору, который выгружает XLS-файл с результатами и принимает решение о дальнейших действиях.

Списание брака

• С помощью механизма генерации задач, автор настраивает ежедневное создание задачи на списание брака.
• Исполнитель получает задачу и приступает к её выполнению.
• В процессе исполнитель сам добавляет в задачу товары и указывает следующую информацию:
• количество;
• причину списания;
• фотографию товара.
• Автор получает оповещение о завершении задачи. Он может выгрузить XLS-файл с результатами и провести процедуру списания.

Другие бизнес-задачи, решаемые с помощью вложенных опросов

Аналогичным образом можно решить и множество других задач:

• собирать документы;
• проводить мониторинг цен конкурентов;
• выполнять заказ товаров или материалов;
• собирать показаний счетчиков;
• проводить аттестацию сотрудников.

Повышайте эффективность бизнеса с помощью вложенных опросов MD Audit

Использование вложенных опросов значительно облегчает многие рутинные операции:

• сокращается время выполнения задач;
• снижается влияние человеческого фактора (забыл закрыть задачу, не указал часть информации и т.д.);
• повышается оперативность обмена информацией между распределенными объектами компании и центральным офисом.

Оставляйте заявку на подключение к системе MD Audit и делайте свой бизнес эффективнее!