MD Audit расскажет, как контролировать трудовую дисциплину в магазине

Есть разные виды нарушений трудовой дисциплины и множество нюансов того, как с ними работать с точки зрения работодателя. Отслеживать такие нарушения и предотвращать их — насущная задача любого руководителя. Расскажем о том, как эту задачу можно решать с помощью системы MD Audit

Какими бывают нарушения трудовой дисциплины

Традиционно выделяют три группы нарушений:

1. Режимные — сотрудник нарушает установленный в компании рабочий график, опаздывает, прогуливает и т.д.
2. Управленческие — сотрудник нарушает субординацию (решает какие-то вопросы с руководителем компании, минуя своего непосредственного руководителя), превышает полномочия (предоставляет клиенту скидку без согласования с руководством).
3. Технологические — сотрудник нарушает производственные нормы, принятые в компании стандарты операционной деятельности и т.д.

Второй вид нарушений трудовой дисциплины с трудом поддается цифровому контролю, а вот контроль первых двух можно существенно облегчить с помощью MD Audit.

Как организовать контроль трудовой дисциплины в магазине

С помощью MD Audit довольно просто можно организовать контроль двух видов нарушений: режимных и технологических.

Контроль режимных нарушений с помощью MD Audit

Эту задачу можно решить с помощью модуля «Учет рабочего времени». Для этого не потребуется приобретать дополнительного оборудования: видеокамер, турникетов или сканеров отпечатка пальца. Достаточно будет установить приложение MD Audit на смартфон сотрудника, с помощью которого он сам будет запускать таймер начала и окончания своей смены.

С помощью этого модуля директор магазина получит возможность отслеживать не только опоздания, неявки персонала, но также грамотно планировать, анализировать соотношение запланированных смен к фактически отработанным, учитывая отклонения в виде недоработок и или переработок, которые являются режимными нарушениями. В системе MD Audit все недоработки и переработки отображаются на главном рабочем интерфейсе директора, что позволяет мониторить ситуацию в режиме реального времени и оперативно влиять на нее. При необходимости всегда есть возможность скачать графики и табели в формате Excel, чтобы в дальнейшем провести более детальный анализ.

Интерфейс модуля учета рабочего времени MD Audit

Контроль технологических нарушений с помощью MD Audit

Этот вид нарушений можно контролировать с помощью регулярных проверок по чек-листам. Для этого достаточно составить чек-листы, отражающие стандарты работы сотрудников, а затем регулярно проводить по ним проверки.

Процессы организации проверок и работа с настройками чек-листов реализованы в системе достаточно гибко. Можно выбрать различные способы планирования проверок:

• ручное планирование в календаре проверок;
• автоматическое создание однотипных проверок по заданным правилам, например, каждый первый понедельник месяца или каждую среду в меню «Генерация проверок».

Также можно выбирать вариативные сценарии настроек чек-листов под конкретную задачу:

• выбрать разные варианты ответов на контрольные вопросы и настроить автоматическую постановку задач исполнителю по факту выявленных несоответствий стандартам;
• настроить возможность добавления к ответам аудитора файлов (фото, видео, аудио), подтверждающих нарушения и т.д.

Отдельно стоит сказать про аналитический модуль MD Audit. С его помощью можно проанализировать результаты проверок по технологическим нарушениям на разных уровнях иерархии компании: от одного магазина до всей распределенной торговой сети.

Интерфейс модуля проверок в веб-версии и в мобильном приложении MD Audit

Трудовая дисциплина в магазине с точки зрения работодателя

Каждая компания вправе разрабатывать свои собственные внутренние правила для сотрудников. Единственное ограничение: они не должны противоречить Трудовому кодексу РФ. Также работодатель обязан создавать на рабочих местах все условия, которые необходимы, чтобы персонал мог соблюдать все требования.

В теории работодатель может и не создавать никаких собственных правил, а просто взять типовые из ТК РФ. Например, такие:

• подчинение внутреннему распорядку магазина;
• необходимость в сохранении коммерческой тайны;
• соблюдение правил охраны труда и техники безопасности;
• качественное выполнение своих должностных обязанностей;
• бережное отношение к имуществу, оборудованию;
• обязанность донести до руководства информацию о возникновении ситуаций, угрожающих жизни и здоровью людей.

Также можно взять готовые чек-листы в нашей библиотеке и составить собственные стандарты на их основе.

Обратите внимание, что нужно четко разделять нарушения трудовой дисциплины и любые неправомерные действия, связанные с материальной ответственностью сотрудника. Это разные категории нарушений и последствия за их нарушения так же разные.

Однако помимо возможности создавать требования для сотрудников, руководители компаний имеют ряд обязанностей. Например, таких:

• своевременная выплата зарплат и прочих предусмотренных законом выплат;
• создание условий для комфортной работы и повышения производительности труда;
• обеспечение трудовой и производственной дисциплины;
• соблюдение требований ТК РФ;
• внимательное отношение к нуждам сотрудников, своевременное реагирование на запросы.

Топ-10 нарушений трудовой дисциплины в магазине

1. Опоздание.
2. Уход с работы до окончания трудового дня.
3. Прогул.
4. Несоблюдение техники безопасности.
5. Недобросовестное выполнение должностных обязанностей.
6. Разглашение коммерческой тайны.
7. Кража или порча имущества компании.
8. Предоставление недостоверных сведений при трудоустройстве.
9. Растрата средств компании.
10. Совершение поступков, дискредитирующих работодателя и ухудшающих имидж компании.

Инструменты воздействия на сотрудников, нарушающих трудовую дисциплину

На основе данных модуля аналитики MD Audit, можно делать выводы о количестве нарушений трудовой дисциплины среди сотрудников. Например, в система показывает динамику исполнительной дисциплины — количество закрытых в срок и просроченных задач.

Отчет «Динамика исполнительной дисциплины» в веб-версии MD Audit

При всем желании провести дисциплинарные воздействия на сотрудников, нужно оставаться в правовом поле. Согласно ТК РФ, за нарушения трудовой дисциплины руководитель компании имеет право вводить следующие наказания:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Обратите внимание, что в этом списке отсутствует пункт «штраф». В статье 192 ТК РФ указано, что работодатель не имеет права штрафовать сотрудников за нарушение трудовой дисциплины. Но даже в случае необходимости применения перечисленных видов наказаний нужно следовать правилам:

1. Потребовать у сотрудника письменное объяснение.
2. Если сотрудник отказывается писать объяснительную, составить акт.
3. Издать приказ о дисциплинарном высказывании.
4. В течение трех дней ознакомить сотрудника с приказом под роспись.
5. Если сотрудник отказывается расписываться в приказе, то необходимо составить акт.
6. Взыскание не обязательно накладывать сразу же после издания приказа — на это отводится 1 месяц, при условии, что нарушитель находится на рабочем месте. Обратите внимание, что если нарушение было выявлено в результате аудита, ревизии или инвентаризации, то срок увеличивается до двух лет.
7. Одно нарушение допускается наказывать только одним видом взыскания.
8. В трудовую книжку вносится только один вид взысканий: увольнение.

Еще раз отметим, что у работодателя нет права накладывать штраф на сотрудника, однако финансово наказать нарушителя все же можно.

1. Удерживать допустимо неотработанный аванс, преждевременно выплаченные компенсации (пособия, отпускные), неиспользованные подотчетные или командировочные средства, ошибочно начисленные средства.
2. Возможно вычитать из зарплаты величину финансового ущерба, который сотрудник нанес компании. Сюда относят не только кражи, но и порчу оборудования.
3. Допускается удержание премиальной части заработной платы, в том числе, за нарушение трудовой дисциплины.
4. Вычет части зарплаты возможен также по решению суда и при наличии исполнительного листа судебных приставов.

Обратите внимание, что все перечисленные виды финансового наказания должны быть оформлены надлежащим образом: составлен приказ, получена подпись сотрудника на приказе или же оформлен акт о несогласии сотрудника.

Когда действия сотрудника не являются нарушением трудовой дисциплины?

Некоторые действия сотрудников могут казаться работодателю нарушениями трудовой дисциплины, но на самом деле таковыми не являются, следовательно, наказывать сотрудника за это незаконно. Наиболее часто «путаница» возникает в следующих ситуациях:

1. Сотрудник допустил нарушения не по своей вине. Например, на рабочем месте не были созданы необходимые условия труда или же работнику была поручена работа, для которой у него нет необходимой квалификации.
2. Сотрудник отказывается выполнять работу, не связанную с его должностными обязанностями.
3. Сотрудник не хочет выходить на работу в выходной или праздничный день (это не относится к ситуациям, когда при посменной организации труда необходимо работать в праздничные дни).
4. Сотрудник отказывается выполнять неоплачиваемую сверхурочную работу.
5. Сотрудник не согласен брат на себя «общественную» нагрузку в дополнение к должностным обязанностям.

Внедряйте MD Audit и контролируйте трудовую дисциплину в магазинах

Оставьте заявку и получите 14 дней для тестирования системы.