MD Audit рассказал, как подготовиться к проверке магазина госслужбами

Государственные надзорные органы периодически выполняют проверки торговых сетей. Результатом таких проверок могут стать существенные штрафы за выявленные нарушения. Даже если это не окажет на бизнес критического влияния, то как минимум затронет бюджет и негативно скажется на моральном состоянии сотрудников.

Избежать штрафов можно, если «работать на опережение»: предугадывать возможные последствия, регулярно выполняя самопроверки по заранее подготовленным чек-листам с помощью системы MD Audit. Но сперва давайте разберемся, что делать и как себя вести, если все же государственный инспектор стоит на пороге магазина, а вы не успели провести перед этим самопроверку.

Пришла проверка: что делать?

Любой визит контролирующих органов в магазин — это стресс, а если это проверка, то волнений у директора магазина будет с избытком. Чтобы не наделать ошибок, нужно хорошо понимать свои права и знать порядок действий.

Проверьте законность проверки магазина

Первое, что нужно сделать — убедиться в том, что проверка оформлена по всем правилам. Для этого сперва изучите постановление о проверке, а в особенности раздел, где говорится о ее основаниях. Если вы уверены в том, что достаточных оснований нет и проверка была назначена ошибочно, то следует подать заявление в проверяющий орган и приложить:

• для АО — выписку из реестров;
• для ИП — Книгу учета или копию отчета о финансовых результатах;
• для всех — сведения о численности работников.

В этом случае инспекторы обязаны прервать проверку и в течение 10 дней выяснить ситуацию: предоставить более веские основания или же отменить проверку.

Действия директора магазина в ходе проверки

Процесс проведения проверки желательно зафиксировать, чтобы впоследствии можно было тщательно изучить действия инспекторов и постараться найти в них нарушения. Самое простое — снять ход проверки на видео. Если нет возможности записать видео, то можно сделать аудиозапись.

Обычно инспекторы требуют предоставить им копии некоторых документов, но в редких случаях могут потребовать и оригиналы. В таких случаях передавать документы необходимо по описи, в которой указывается:

• наименование каждого документа;
• вид каждого документа;
• общее количество переданных документов.

5 самых частых ошибок, допускаемых сотрудниками магазина при проверке торговой точки государственными структурами

• Передать документы без описи или без отметки об изъятии оригиналов. Выше уже было сказано, что передавать оригиналы документов нужно исключительно по описи, но есть один нюанс: инспектор должен поставить отметку, что изъяты именно оригиналы. Также необходимо сразу сделать копии, которые должен заверить инспектор, забирающий оригиналы.
• Передать инспектору документы, содержащие коммерческую тайну. Такие документы изымать допускается только по решению суда, соответственно, если его нет, то требование инспектора неправомочны и вы можете их игнорировать.
• Не получить у инспектора акт и протокол по факту завершения проверки. Конечно, инспектор обязан отдать эти документы, но может просто забыть это сделать. Поэтому директору магазина стоит проконтролировать этот вопрос.
• Не подписать акт. В ходе проверки у директора магазина могут возникнуть разногласия с инспектором, возможно, он посчитает, некоторые его действия были выполнены с нарушениями. В этом случае нужно в протоколе подробно изложить свою позицию и подписать акт в таком виде. Это будет гораздо полезнее, чем просто неподписанный акт.
• Ничего не делать после завершения проверки. Если у руководства компании возникли претензии к ходу проведения проверки, которые отражены в протоколе, нужно незамедлительно составить обращение в вышестоящие инстанции или прокуратуру. К такому обращению следует приложить доказательства нарушений, допущенных инспектором (копии документов, видеозапись проверки и т.д.).

Чтобы не допускать описанных ошибок, нужно постоянно повышать уровень знаний персонала в административно-правовых аспектах управления торговлей. Также не помешает иметь в компании юриста, который может обеспечить законность процедуры проверки. Как вариант, всегда можно воспользоваться услугами соответствующих организаций.

Как подготовиться к проверке в магазине

Успешное прохождение проверки государственной инспекции — это как экзамен. Чтобы его сдать, нужно хорошо подготовиться, то есть знать ответы на все вопросы, а еще лучше предварительно самому встать на место инспектора и его глазами тщательно проверить свой магазин. Для этого отлично подойдут проверенные и надежные инструменты платформы для контроля качества исполнения стандартов MD Audit: электронные чек-листы и опросы.

Интерфейс модуля проверок и опросов в веб-версии и мобильном приложении MD Audit

Благодаря использованию системы MD Audit компания получит:

• информацию о том, готов или не готов каждый магазин торговой сети к проверке;
• данные о том, что конкретно нужно исправить в каждом конкретном магазине;
• возможность построить рейтинг готовности магазинов к внешним проверкам по всей торговой сети;
• возможность очертить наиболее «слабые» зоны готовности во всей сети и не просто устранить недочеты здесь и сейчас, а исправить системные недочеты в бизнес-процессах всей компании.

Примерный алгоритм работы с чек-листами

• В систему загружается тематические чек-листы, по которым будут выполняться проверки
• Руководитель (например, территориальный директор) планирует в календаре системы проверки по нужным чек-листам. Это можно сделать для отдельного магазина, для группы магазинов (например, в одном городе) или для всей подотчетной территории. Также в системе есть возможность автоматически генерировать циклические проверки на основе созданных правил, например, раз в квартал, в определенный день недели.
• Директор магазина в мобильном приложении MD Audit получает уведомление о том, что ему назначена проверка и проводит ее: отвечает на вопросы чек-листа.
• При каждом отрицательном ответе система автоматически создает задачу на исправление выявленного недочета.
• После завершения проверки её результаты сразу же становятся доступны руководителю в модуле аналитики MD Audit.

Интерфейс модуля аналитики MD Audit

Примерный алгоритм работы с опросами

• В системе создаются тематические опросы, по которым будут проверяться знания персонала в той или иной области.
• Руководитель (например, территориальный директор) ставит задачу на прохождение нужного опроса. Это может быть обычный опрос, а может быть опрос с баллами, аналог тестирования.
• Ответственный сотрудник в мобильном приложении MD Audit получает уведомление о том, что ему назначена задача на прохождения опроса.
• Сотрудник проходит опрос, то есть отвечает на все поставленные вопросы.
• После завершения опроса его результаты сразу же становятся доступны руководителю. Он может скачать все ответы в формате xls, чтобы выяснить пробелы в знаниях сотрудника, сравнить с другими результатами и так далее

Интерфейс модуля опросов в мобильном приложении MD Audit

Виды проверок в магазине

По времени проведения проверки бывают плановые и внеплановые. Как видно из названий, первые осуществляются в соответствии с графиком, размещенным сайте Генпрокуратуры РФ в разделе «Проверки малого бизнеса», вторые же выполняются, если имеются особые основания.

Плановые проверки магазинов обычно проводятся с периодом в 3 года, отсчитывая от следующих действий:

• регистрации юрлица или ИП;
• проведения предыдущей плановой проверки;
• начале осуществления отдельных видов деятельности.

Основанием для внеплановой проверки может стать:

• жалоба, поданная на компанию или предпринимателя;
• невыполнение или же несвоевременное выполнение предписаний с предыдущей проверки;
• создание угрозы для жизни и здоровья людей;
• грубые нарушения правил безопасности;
• подозрения в недобросовестном ведении бизнеса.

Проверка магазина Роспотребнадзором

Это ведомство имеет широкие полномочия, и его проверка наиболее многогранна, а следовательно, наиболее сложна для бизнеса. Обычно в рамках проверки магазина сотрудники Роспотребнадзора проверяют:

• качество товара, условия хранения и реализации;
• медицинские книжки персонала;
• соблюдение правил торговли;
• наличие всех необходимых документов на реализуемый товар.

По результатам проверки может быть выписан штраф в размере до 500 000 рублей за один вид нарушения. Соответственно, чем больше нарушений, тем выше сумма штрафа.

В нашей библиотеке вы можете скачать чек-листы Роспотребнадзора, подготовленные к импорту в систему MD Audit. С их помощью вы сможете регулярно контролировать свои магазины и таким образом подготовиться к возможным проверкам.

Пожарная проверка в магазине

В последние пару лет случилось несколько крупных пожаров, поэтому такая проверка проводится с особой тщательностью. Обычно в ходе пожарной проверки обращают внимание на следующие моменты:

• соблюдение норм противопожарной безопасности в помещениях;
• наличие и состояние эвакуационных выходов;
• наличие и качество плана эвакуации.

После того, как пожарная проверка завершена, инспектор составляет акт, в котором отражает все выявленные нарушения. В обязательном порядке нужно проверить правильность составления акта. В документе должны быть:

• данные инспектора;
• дата и время проверки;
• отчет о выявленном пожарно-техническом состоянии помещения;
• список обнаруженных нарушений с указанием соответствующей ответственности;
• объяснения ответственных лиц;
• отметка ответственного лица об ознакомлении с актом.

Директор магазина может быть не согласен с выводами инспектора. В этом случае ему необходимо указать в акте факт своего несогласия и приложить собственные подробные комментарии по каждому пункту.

Штрафы за нарушения пожарной безопасности могут достигать 5 млн рублей. Гораздо выгоднее регулярно проходить самопроверки, чтобы быть готовым к визиту инспекции.

Внедряйте MD Audit и будьте готовы к любой проверке

Система MD Audit создана для того, чтобы проверять соблюдение стандартов в любых компаниях: от небольших магазинов до федеральных торговых сетей с тысячами торговых точек. Она отлично подходит для подготовки к любым проверкам со стороны государственных органов.

Оставьте заявку и получите возможность тестировать систему в течение 14 дней.