MD Audit поделился историей внедрения системы в сети фитнес-клубов DDX

Летом 2023 года в России насчитывалось почти полсотни фитнес-клубов DDX, и сеть продолжает расти и развиваться. Чтобы это стало возможным, была проделана большая подготовительная работа, важную роль в которой сыграла система MD Audit.

Развитие требует изменений

Некоторое время назад руководство сети фитнес-клубов DDX взяло курс на масштабирование — открытие новых клубов по всей России, но оказалось, что текущая структура работы компании к этому не готова. 

Отсутствовал четкий регламент взаимодействия между отделами (IT, техническая служба, маркетинг) в результате которого исполнители общались в мессенджерах, задачи терялись, а исполнители зачастую недопонимали друг друга. Контроль качества работы клубов выполнялся лично региональными менеджерами, что занимало много времени и ограничивало количество клубов, которым может управлять один человек. В процессе таких аудитов нередко возникало недопонимание со стороны управляющих клубами, потому что разные менеджеры предъявляли разные требования, единого стандарта проверок не было и к ним нельзя было подготовиться. 

В результате был сформирован ряд задач, в том числе тех, что касались организации операционной деятельности. 

• Снять нагрузку с топ-менеджмента по проведению личных аудитов фитнес-клубов. 
• Повысить эффективность аудитов и выстроить систему их проведения с возможностью масштабирования на растущую сеть клубов. 
• Оптимизировать управленческую структуру: сократить численность менеджеров в клубах на 25%, увеличить количество клубов в управлении региональных менеджеров до 5. 
• Включить в систему мотивации управляющих клубами результаты аудитов. 
• Оптимизировать процесс взаимодействия с подрядными организациями (клининг) и между отделами (IT, техническая служба, маркетинг).  

Но главным недостатком оказалось то, что результаты аудитов никто не анализировал в динамике. Отрабатывались только результаты каждого конкретного аудита, но данные не накапливались и не было понимания, правильно ли развивается тот или иной клуб и оценки результатов приложенных усилий в целом по сети.

Для реорганизации процесса операционного управления было принято решение о переводе процессов контроля и постановки задач в цифровой вид. В качестве платформы была выбрана система MD Audit.

Переход на цифровые рельсы проходил в три этапа

Сам процесс внедрения системы MD Audit был выполнен быстро: в течение одной недели были выполнены первичные настройки, сформирована иерархическая структура сети фитнес-клубов, заведены пользователи. 

Такая простота внедрения объясняется тем, что для пользователей систему MD Audit настраивать не нужно: достаточно скачать мобильное приложение. Все настройки выполняются администратором в веб-версии системы. 

Рис. Интерфейс мобильного приложения MD Audit

На следующем этапе были созданы единые для всех чек-листы регулярных операций с пояснениями о критериях оценки и подсказками. Благодаря этому было решено сразу две задачи:

1. Создана база для единой оценки всех фитнес-клубов и возможность их сравнения между собой. 
2. Появилась прозрачность всего процесса аудита: теперь управляющие фитнес-клубами четко понимали, какие к ним предъявляются требования и смогли выстраивать свою работу в соответствии с ними. 

С помощью мобильного приложения MD Audit сотрудник стал тратить на проведение аудита в 2 раза меньше времени. А благодаря подсказкам и образцам правильного выполнения стандарта, процесс аудита получилось переложить с топ-менеджеров на других сотрудников. 

На финальном этапе внедрения была пересмотрена система мотивации управляющих фитнес-клубами, куда были включены результаты аналитики MD Audit: оценка по проверкам, оценка по клубам, исполнительная дисциплина и т.д.

Рис. Интерфейс модуля аналитики MD Audit

Полгода работы принесли хорошие плоды

За 6 месяцев работы в сети фитнес-клубов DDX были достигнуты следующие результаты:

• Выявлены клубы с зонами роста, выстроена стратегия их развития. 
• Оптимизирован штат менеджмента: проведены кадровые перестановки, изменены сферы ответственности. 
• Оптимизирован процесс взаимодействия с подрядными организациями (клининг), благодаря чему удалось повысить качество получаемых услуг. 
• Настроены каналы взаимодействия между отделами, благодаря чему удалось минимизировать время на коммуникацию и решение общих задач.