Кухня на Районе за две недели перешла на кадровый электронный документооборот от СБИС

Кухня на районе — сервис доставки еды в Москве и области в формате dark kitchen с 55 кухнями.

Специфика бизнеса предполагает, что многие сотрудники компании не работают в головном офисе, поэтому кадровая служба, работники кухни и райдеры не имеют возможность оперативно взаимодействовать лично. «Кухня на районе» достаточно распределенная и необходимость кадрового ЭДО была высока, т.к. постоянно пересылать документы из кухонь в головной офис затратно и неэффективно.

В январе 2023 года был запущен проект внедрения, а уже в феврале «Кухня на районе» начала работу с СБИС КЭДО.

Михаил Ефимов, руководитель направления кадрового ЭДО, «Тензор»:

Наш проект с «Кухней на районе» доказывает: общее мнение, что переход на КЭДО занимает много времени и представляет собой сложнейший процесс — ошибочно. Во многих случаях, этот процесс может занять считанные дни. Отмечу, что СБИС — коробочное решение, где клиент может сам настроить бизнес-процессы без разработчиков и интегрировать их в свою работу.



Уже сейчас в компании кадровые специалисты оформляют новых сотрудников за несколько минут. Процедуру упрощает и то, что кадровики могут сами моментально выпускать неквалицифированные подписи (НЭП) на сотрудников. Это возможно благодаря тому, что СБИС имеет собственный Удостоверяющий центр и возможность удаленного выпуска подписей.

Процесс регистрации новых сотрудников в системе выглядит следующим образом: кадровик создает личный кабинет нового сотрудника и отправляет ему приветственное письмо с инструкцией. Новый пользователь активирует личный кабинет и подписывает соглашение об использовании электронной подписи и уже может подписывать все кадровые документы в СБИС.

Сергей Прошкин, руководитель информационно-технического отдела «Кухни на районе»:

Настройка маршрутов документов и полная настройка системы была завершена в течение недели. Интеграция сервиса с 1С заняла не более 5 часов. У нас в «Кухне на районе» достаточно прозрачные бизнес-процессы и нет сложных интеграций, а СБИС — гибкая платформа, на которую легко перенести все процессы.

Помимо автоматизации работы с типовыми бизнес-процессами, КЭДО упростил и процесс оформления отпусков для всех сотрудников компании. Система автоматически уведомляет за 2 недели, если у сотрудника заполнен график отпусков, а если работник не хочет идти в отпуск в указанные даты, он может моментально его перенести. Платформа сразу предложит заявление на перенос отпуска. Документ формируется автоматически, сотруднику остается только подписать одним кликом. После этого документ уходит в центральный офис на окончательное подписание.

Также СБИС помог упростить процесс реорганизации структуры компании. В «Кухне на районе» потребовалось заменить одну должность на другую во всех филиалах. Для этого без КЭДО каждому сотруднику, чья должность менялась (порядка 50 человек), пришлось бы лично приезжать в офис и вручную пописывать 7 пакетов документов. Это около 370 документов в общем масштабе. Без кадрового ЭДО этот процесс занял бы несколько недель. Со СБИС КЭДО процесс от генерации документов до подписания всеми сотрудниками занял 40 часов.

Сергей Прошкин, руководитель информационно-технического отдела «Кухни на районе»:

СБИС — целая платформа, поэтому подключить дополнительные возможности не проблема. Все в одном окне. Уже сейчас мы планируем подключить корпоративный портал, чтобы наладить коммуникации и усилить вовлечение сотрудников в задачи компании. Сделать это будет также просто, ведь сотрудники уже в СБИС.