Цели ИТ-проекта. Или кому все это было нужно?

Сегодня поговорим о целях проектов автоматизации. О том, как правильно их определять и важности этого подготовительного шага как такового. Почему мы решили затронуть эту тему? Давайте разберемся.

Старое поколение собственников в большинстве своем убеждено, что автоматизация учета не нужна в принципе. А зачем? Ведь предприятие и так производит продукт, который покупают. Более молодые руководители, напротив, активно продвигают идею цифровизации бизнеса: внедрения с нуля или модернизации платформы учетной системы. Только, к сожалению, тоже не всегда при этом могут ответить на вопрос «зачем». Автоматизация ради автоматизации, как веянья моды? Бывает и так.

Встречается и обратная ситуация, когда цели проекта слишком расплывчатые или их слишком много. Пришел, к примеру, новый собственник и решил «все поменять». Запустил глобальный проект автоматизации «всех» бизнес-процессов сразу. А кому это нужно в действительности, и какие результаты может принести, разбираться не стал.

Необдуманность действий на старте ведет к тому, что бюджет освоен, а результата нет. (Если, конечно, цель была потратить N млн. рублей – она достигнута. Но вряд ли это было так…)

Так кто же прав? Приверженцы традиционных и проверенных методов работы, или передовики, стремящиеся соответствовать трендам? Истина, как обычно, где-то посередине. И сейчас мы вместе попытаемся ее уловить.

Что такое цель?

Прежде чем говорить о том, как ставить цели, предлагаю разобраться в самой сути этого понятия.

Любое изменение направлено на решение какой-то проблемы. Уже возникшей или грозящий нам в будущем. Эффект – это обратная сторона проблемы. А цель, в свою очередь, – способ достижения эффекта.

Пример: у предприятия есть проблема – дорогая логистика. Эффект, которого мы хотим достичь – это снижение ее стоимости. А вот способы могут быть разные. Можно переоборудовать весь транспорт на газовое топливо и сократить затраты таким образом. Или автоматизировать маршрутизацию, и выиграть за счет снижения пробегов для доставки груза.  В первом случае цель – газифицировать транспорт. Во втором – автоматизировать маршрутизацию.

Хотелось бы заострить внимание на том, что не нужно путать или сливать воедино понятия ИТ-проекта и бизнес-проекта. ИТ-проект – это способ достижения целей бизнес-проекта. Его составляющая. И границы у них, соответственно, как по времени, так и по трудозатратам могут сильно отличаться.

Текущие или потенциальные проблемы?

Как я уже писал, цели могут быть связаны с решением как текущих, так и потенциальных, еще явно не обозначивших себя проблем. Не будем вдаваться в теорию, а сразу рассмотрим наглядную ситуацию.

Возьмем проект внедрения MES-системы для автоматизации учета на производстве.

Варианты текущих проблем, которые мы можем решить таким образом:

• Потери сырья на производстве. (Вошло 200 т сырья, вышло 180 т готовой продукции).
• Возвраты от клиентов. (Ресурсы на производство потрачены, а продукт не продан).

Варианты потенциально возможных проблем, на которые также необходимо обращать внимание в настоящем, даже если пока все работает как часы:

• Сбои из-за отсутствия грамотного специалиста. (Когда работа участка/ целого подразделения держится на опыте и незаменимости одного человека, это заведомо несет в себе риски, которые могут возникнуть при его внезапном выключении из производственного процесса).
• Невозможность оперативно реагировать на изменения внешних требований. (Наглядный пример – Меркурий. Несмотря на массу предупреждений о необходимости настроить прослеживаемость, многие предприятия и не думали меняться, пока не были введены жесткие требования. В итоге, когда настал час «Х», те, кто решил проблему заранее, оказались в явном выигрыше относительно тех, кто сидел без дела и уповал на русский авось).

Примеры проблем и их решений для разных бизнес-процессов

Производство

Проблема – высокие сырьевые потери в процессе производства относительно нормативного расхода, связанные с бесконтрольными отклонениями сотрудников от технологии.

Эффект – снижение себестоимости продукции.

Решение 1: модернизировать производство и установить оборудование, объединенное в непрерывную технологическую линию от этапа поступления сырья до выхода готовой продукции. (Но это не дешевое удовольствие))

Решение 2: внедрить MES-систему на производстве для учета количественных и технологических параметров производства. В умелых руках начальника производства это позволит выявить отклонения, нарушителей и предпринять необходимые технические и организационные меры, направленные на снижение отклонений. (Этот вариант безусловно дешевле, но мы неспроста акцентируем внимание на том, что он работает должным образом только в руках умелого начальника производства).

 Продажи и клиентский сервис

Проблема – при планировании продаж, (в том числе промо активностей), разными менеджерами не учитываются ограничения производственных возможностей и, как следствие, при исполнении заказов страдает клиентский сервис.

Эффект – повышение клиентского сервиса, (а это дополнительные доходы, снижение штрафов и рост лояльности клиентов).

Решение 1: статистическое распределение доступных объёмов продукции между менеджерами по дням/ неделям для исключения ситуации перепродаж. Но тут вероятны проблемы с тем, что, если кто-то не продал свою квоту, остальные могут об этом не узнать, и часть возможных продаж выпадет.

Решение 2: автоматизировать процесс планирования регулярных и акционных продаж для динамической оценки исполнимости на производстве плановых отгрузок.

Финансы

Проблема – регулярные отклонения фактических платежей от согласованных лимитов (в работу идет платеж того, кто оказался шустрей).

Эффект – снижение несбалансированных расходов.

Решение 1: выделить казначея-контролёра для проверки входящих счетов на соответствие лимитам.

Решение 2: автоматизировать процессы планирования движения денежных средств на месяц и процесс согласования заявок на оплату с контролем соответствия бюджету ДДС.

От целей к задачам

Понимание целей – это необходимое, но недостаточное условие для того, чтобы сформировать представление о проекте. Помимо этого, надо составить перечень функциональных задач, которые должны быть решены для достижения цели.

Рассмотрим на примере.

Складская логистика

Проблема – возвраты от клиентов по причине несвоевременной доставки, связанной с поздними отгрузками. (Наборщики не успевают скомпоновать заказы по машинам к моменту планового выезда автомобилей).

Эффект – повышение клиентского сервиса (дополнительные доходы и лояльность клиентов).

Решение 1: передать функцию обслуживания заказов по магазинам на специализированных 3PL-операторов. (Управление процессами наборки продукции и доставки ее до клиентов силами 3PL-оператора снижает нагрузку на штатных сотрудников склада).

Решение 2: оптимизировать внутренние процессы размещения и наборки готовой продукции на складах и внедрить WMS-систему для управления работой складских сотрудников.

Задачи такого ИТ-проекта:

1. Маркировка готовой транспортной упаковки при выходе с производства для автоматизированного учета приемки и размещения.
2. Разработка целевой топологии склада и правил размещения продукции.
3. Автоматизация процесса приемки и размещения продукции на паллетах.
4. Автоматизация процесса планирования подпитки.
5. Автоматизация процесса планирования наборки для комплектации заказов покупателей.
6. Автоматизация работы «карщиков» для учета движения паллет.
7. Автоматизация работы наборщиков, комплектующих заказы клиентов.
8. Автоматизация инвентаризации (как локальной, так и полной).
9. Автоматизация расчета сдельной заработной платы для сотрудников склада.

Типовые ошибки при постановке целей

• У проекта слишком расплывчатые цель

Соответствовать общим трендам отрасли – это не цель. Сделать как у предприятия «Х» – тоже. Если предприятие «Х» внедрило у себя некую систему и рассказывает всем, какое оно передовое и технологичное, вовсе не факт, что это приносит им прибыль. Цель должна быть сфокусирована на достижении эффекта.

 

• У проекта слишком много целей (и, как следствие, потребителей результатов проекта)

Если включать в проект автоматизацию сразу нескольких бизнес-процессов, каждый заинтересованный будет тянуть одеяло на себя, пытаясь первым получить выгоду. Это может привести к расфокусировке приоритетов, что негативно скажется на исполнении работ. 

Заключение

Проблема, эффект и способ его достижения – это единая взаимосвязь элементов, где одно вытекает из другого. Цель проекта не может быть сама по себе. Она является инструментом. Ключом к новым возможностям.

Разумеется, мы рассмотрели не все бизнес-процессы, и статьей нельзя пользоваться как инструкцией к применению. Мы лишь показали логику, руководствуясь которой, можно определить верное направление движения предприятия. Чтобы по завершении проектных работ увидеть выгоду для бизнеса, а не только счета с несколькими нулями на конце.

 

Компания "Константа"