Кейс SKL group. В 24 раза сократили время на расчёт заказов и в 16 раз на расчёт пополнения запасов по складам с помощью Forecast NOW!

SKL group — один из крупнейших в России разработчиков, производителей и дистрибьюторов на рынке сантехники и товаров для дома

Факты о компании

• 18 лет на рынке
• 6 филиалов в РФ
• Официальные представительства в Казахстане и республике Беларусь
• Собственные производство во Всеволожске и Рязани, производство в Китае
• 6 складов и 2 распределительных центра
• 17 000 – общая площадь складов
• Две собственных торговых марки – IDDIS и Milardo

Специфика управления запасами. Часть товаров производится за пределами РФ, плечи поставок достигают 4-6 месяцев, что сильно усложняет планирование. Ряд товаров имеют редкий неравномерный спрос, который сложно прогнозировать классическими методами.

Предпосылки внедрения

С 2014 года в компании использовали две отдельные программы – для расчета прогнозов и для формирования заказов. Между собой они были связаны ручными загрузками/выгрузками Excel файлов. При этом считали суммарный прогноз по компании, и он не коррелировал с прогнозами на отдельных складах.

Впоследствии процесс стал сложнее и прогнозы начали делать по отдельным каналам сбыта. Но при этом от стал более трудоемкий, так как окончательно от работы с Excel отказаться в текущих условиях было невозможно. Интеграция с учетной системой также осуществлялась в ручном режиме и не было возможности её автоматизировать.

Все эти процессы отнимали много времени и были недостаточно эффективны, накапливались излишки и возникали дефициты.

В 2020 году, в связи с переходом на 1С ERP, встал вопрос о выборе нового решения, так как ни возможности существующей схемы, ни возможности новой ERP не удовлетворяли потребностям компании и логистическим процессам.

«Мы искали программу, которая автоматизирует расчёты и избавит нас от большого количества ручного труда. Нам нужна была система, которая сама сможет собрать все данные из ERP и других источников, свяжет их вместе и рассчитает заказы» — говорит Анна Фещенко, руководитель отдела закупок компании SKL group.

Выбор решения

Всего рассматривали 4 решения. Анна Фещенко назвала 3 основные причины, почему выбрали Forecast NOW!:

1. Коробочное решение с отработанной логикой расчета запасов. Некоторые поставщики в основном предлагали доработку собственных решений под наши процессы. Я же наоборот искала коробочное решение с готовой логикой, которое можно быстро настроить в соответствии с нашими процессами. Наши задачи схожи с задачами других торговых компаний, поэтому я хотела использовать готовые проверенные наработки.

2. Мы понимали, как работает программа. Несмотря на всю сложность моделей, мы могли понять, как именно делает расчёты программа, как работает с новыми товарами, как считается прогноз для конкретного товара, какие данные используются на каких этапах, почему на выходе мы получаем такие цифры. В других решениях, особенно основанных на нейронных сетях, это было похоже на черный ящик. На выходе мы получаем какую-то цифру, но объяснить нам, как программа её получила программа, не могли, а нам нужна была прозрачная программа, которая облегчает работу» 

3. Наша специфика управления запасами отвечает предложению Forecast NOW! — сделать прогноз спроса не основным процессом, над которым трудится вся компания целый месяц, а потом считает сколько запасов нужно и делает какие-то заказы. Раньше процесс прогнозирования был у нас именно таким, трудоемким, не всегда точным, от этого образовывались дефициты и оверстоки. В Forecast NOW! я увидела возможность соединить все процессы в один и рассчитывать сразу конечный заказ. При этом основной упор был на товарный запас, который должен лежать на складах, и его правильное распределение для экономии средств. Деньги соединились с процессами.

Внедрение и использование

В августе 2021 года после получения лицензии и установки ПО началось обучение сотрудников. Главным требованием было понимание сотрудниками принципа работы программы и логики расчетов. Этот этап продлился до ноября 2021 года.

До конца года был полностью автоматизирован обмен данными между Forecast NOW! и ERP системой.

С января 2022 года началось тестирование работы программы на данных компании. С марта в Forecast NOW! уже начали делать прогнозы, а в апреле проводить балансировки запасов и пополнять склады и 2 распределительных центра. Изначально сравнивали расчеты, сделанные по старой методологии и то, что получалось в новом решении, но к концу мая уже около 60% заказов считали в Forecast NOW!

Менеджеры, ответственные за пополнение складов отметили, что не хотят возвращаться к старой системе, так как она требовала много ручной работы. Раньше, чтобы просчитать потребности для одного склада и все это согласовать требовалось около 1 дня. Теперь расчеты на все 6 складов занимают около 10 минут. Высвободилось время для анализа и принятия решений.

 «Сотрудники приняли программу очень хорошо. Они увидели, как наши проблемы могут решиться с помощью её функциональных блоков еще до начала внедрения, когда мы все вместе проходили курс по управлению запасами от Forecast NOW! — Анна Фещенко, руководитель отдела закупок компании SKL group

«Технической поддержкой мы тоже очень довольны. Скорость реагирования нас устраивает. Нравится высокий уровень обучения и донесения информации, то как выстроен процесс внедрения. Нет воды и ничего лишнего, только нужная информация по делу. Во время обучения разбираются конкретные проблемы и как их можно решить с помощью программы.

На все наши вопросы ответы мы получаем практически мгновенно, никто из поддержки не уходит подумать, чтобы потом дать ответ. Бывает, что большие задачи решаются не сразу, но мы всегда получаем информацию по статусу задачи и что сейчас с ней происходит», — Анна Фещенко, руководитель отдела закупок компании SKL group.

Результаты работы

• В 16 раз сократилось время на проверку акций, с 2 дней до 1 часа. Раньше, чтобы просчитать возможность включить в акцию список товаров, нужно было вручную проверить поставщиков, собрать информацию из нескольких источников. Время на весь процесс занимало около 2-х дней. Сейчас достаточно загрузить данные в программу, и она автоматически сделает расчеты на заданный период.
• В 24 раза сократилось время расчета заказов. Раньше 4 человека считали заказы один раз в месяц. У каждого из них уходил на это 1 рабочий день. Сейчас расчёт и анализ этих же заказов занимает 1 час.
• В 16 раз сократилось время на расчет прогноза спроса по товарным группам. Раньше каждый менеджер строил прогноз самостоятельно по своей товарной группе. Были задействованы 4 менеджера отдела закупок. Прогноз занимал 4 рабочих дня. Теперь это делает один человек, время сократилось до 1 рабочего дня.
• В 18 раз сократился расчёт пополнения запасов по складам, с 1,5 часов по одному складу до 30 минут на 6 складов.
• В 8 раз сократилось время на проведение анализа эффективности управления запасами, с 2 дней до 2 часов.
• Загрузка данных полностью автоматизирована. Раньше в ручном режиме отдельных человек тратил на это 1 час в день.
• У сотрудников появилось больше времени на анализ запасов, ситуации на рынке, тенденций и своей работы. Раньше на это было мало времени.
• Один из сотрудников перешел должность менеджера проектов, при этом не потребовалось кого-то дополнительно нанимать. 

«На мой взгляд, для торговой компании, у которой много складов и большой ассортимент продукции Forecast NOW! подходит идеально. Программа хорошо себя показала при работе, как с короткими, так и с длинными плечами поставок», — Анна Фещенко, руководитель отдела закупок компании SKL group.