Как ритейлеру подготовить ТЗ на закупку услуг клининга.

Идет активный период проведения тендеров. С закупкой товаров дела обстоят немного проще, сложности возникают при оформлении требований к услугам. От правильно и подробно составленного технического задания с учетом всех необходимых услуг в конечном итоге зависит, что получит заказчик по факту сотрудничества. Нередко случается, что ТЗ составляет сотрудник не до конца понимающий специфику размещаемого заказа, и особенно это касается закупки услуг профессиональной уборки. Из-за досадных недоработок на этапе ТЗ случается, что в итоге сотрудники предприятия (организации) вынуждены работать в некачественно убранном пространстве и пользоваться недостаточно чистыми туалетами. Как говорят дизайнеры «без ТЗ получаешь ХЗ».

Какие моменты необходимо учесть при подготовке технического задания на клининг. В статье вы найдете ссылки на табличку с типовым ТЗ на профессиональную уборку, а также таблички с методикой расчета услуг, вам останется только подставить нужные данные.

Что должно обязательно включать ТЗ на клининг

Техническое задание в обязательном порядке должно содержать Описательную и Ресурсную части. В описательной части необходимо наиболее подробно рассказать об объекте (объектах), на которых будет оказываться услуга. Для начала опишите тип объекта: ТЦ, офисная недвижимость, складские помещения, производственная недвижимость и пр. При этом важно отметить все зоны внутренних помещений, включая зоны отапливаемых парковок, этажность здания, а также график работы, в том числе летний и зимний, если между ними есть разница.

Образец взят из таблицы по подготовке технического задания. Ссылка для скачивания таблицы ниже.

В этой части технического задания уделите внимание подробному перечислению дополнительных работ, разбив эти работы по зонам с указанием необходимой периодичности, а также учтите вопросы поставки нужных материалов (заказчик будет приобретать их самостоятельно или перепоручит это подрядчику). Те же рекомендации относятся и к прилегающей территории. Далее желательно прописать все характеристики для расходных материалов, включая названия конкретных марок производителей, если это принципиально важно. 

Пример оформления дополнительных работ и услуг

В ресурсной части отразите необходимое оборудование, а также свои требования к форменной одежды трудового персонала подрядчика (допускается ношение фирменной спецодежды образца исполнителя или спецодежда должна соответствовать требованиям заказчика), не забудьте указать так же порядок приобретения: предоставляется заказчиком или закупается контрагентом.

Скачать таблицу по подготовке технического задания на клининг.

Одна из важнейших составляющих любого тендера- определение стоимости услуг. Как и все остальные сферы, клининг столкнулся с объективными проблемами в нарушении логистических цепочек при закупке оборудования, инвентаря и расходных материалов, в связи с чем выросла и стоимость услуг. К примеру, рост цен на химические средства, расходные материалы, инвентарь и оборудование за два года составил около 30%, рост цен на услуги специализированных подрядных организаций, привлекаемых фасилити операторами по контрактам, составил от 10% до 20%. Инфляция привела к росту стоимости услуг клининга почти на 19% (данные из отчета о состоянии рынка клининговых услуг в РФ за 2021 г.), кроме того росту цен способствует проект обеления клининга, который проводится ФНС России.

Итак, стоимость услуг профессиональной уборки вы можете рассчитать в двух вариантах:

в нормо-часах или сделать ее фиксированной:

Скачать таблицу для расчёта услуг в нормо-часах.

Скачать таблицу для расчета по фиксированной стоимости.

Помните, что указанная вами стоимость должна включать все положенные налоги с сборы. Понятно, что каждый заказчик старается сэкономить при закупках, и долгое время показателем эффективности службы закупок являлось постоянное понижение цены. Но проблема на данный момент состоит в том, что рынок клининга слишком долго уходил от уплаты налогов путем использования нечистоплотных схем и таким образом снижая стоимость своих услуг. ФНС России взяла ситуацию под контроль, и сегодня все больше компаний отказываются работать в серых схемах. Сделав выбор в пользу фасилити компании по фактору дешевизны, убедитесь, что цена снижена не счет ухода от налогов(т.е. компания должна иметь штат официально оформленных сотрудников), в противном случае заказчик рискует попасть под возможное доначисление налогов со стороны налоговой службы (Как компания заказчик заплатила почти два миллиона налогов за своего подрядчика (klerk.ru) )

ВАЖНО! Перед заключением договора проверьте выбранного контрагента по клинингу в специализированном Инфоресурсе ФМ, чтобы быть уверенным в том, что подрядчик не использует серые схемы ухода от уплаты налогов, особенно обратите внимание, на его окраску. Ресурс функционирует по принципу светофора.

В любом случае обезопасьте себя подписанием налоговой оговорки, чтобы не получилось потом как в ситуации из приведенной выше статьи.