Как обеспечить сохранность документов и организовать оперативный обмен данными

Если собирать каждую бумажку по бизнесу и бесконечно хранить, со временем потребуется отдельное помещение под архив. Чтобы обеспечить прозрачный и понятный процесс документооборота в компании, его необходимо автоматизировать.

Что подразумевает автоматизация документооборота

Система электронного документооборота полностью обеспечивает контролируемое пространство документооборота как для взаимодействия внутри организации, так и между ее подразделениями. Электронный документооборот значительно упрощает процесс работы с документами, что поможет:

• Сократить ошибки при формировании документов
• Минимизировать ручной ввод
• Максимально удобно организовать хранилище документов и избежать потери документов.

Сегодня системы электронного документооборота развились в многофункциональные комплексные продукты. Это решение, которое позволяет:

• Использовать ЭЦП и шифрование документов
• Обмениваться документами между контрагентами
• Управлять бизнес-процессами
• Вести учет рабочих часов, контроль дисциплины
• Использовать почтовый и мобильный клиент
• Мгновенно находить любой документ
• Быстро вводить большой объем информации

Где можно использовать

Организация, имеющая территориально-распределенные филиалы с большим объемом передаваемых данных в электронном виде.

Организация, достигшая определенного уровня развития, которая готова к перестройке бизнес-процессов, направленных на их оптимизацию и четкую регламентацию.

Крупной компании электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов.

Структура СЭД

Система электронного документооборота состоит из нескольких важных модулей для поддержания ввода данных, индексирования, обработки документов, управления доступом, маршрутизации документов, системной интеграции, хранения. Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций.

С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы, рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.

С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия: ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.

Преимущества использования лектронного документооборота

Вы сможете повысить исполнительскую дисциплину сотрудников за счет контроля учета рабочего времени и контроля поставленных задач.

Вы обеспечите более эффективное взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками за счет внедренных прозрачных бизнес-процессов.

Вы создадите себе качественную электронную базу знаний компаний за счет структурированной системы подготовки, хранения и обработки информации.

Вы сократите время на поиск нужной информации за счет упорядочивания документов в системе и не потеряете ни одного важного документа.

Вы минимизируете риск ошибок при формировании комплектов документов за счет выстраивания четких электронных связей между документами.

Компания assino является экспертом по автоматизации всех процессов документооборота. Мы проанализируем имеющиеся бизнес-процессы и предложим оптимальное решение для вашего бизнеса.