Как хранить информацию по товарам, чтобы легко управлять каталогом

Мы — SVK.Digital — автоматизируем ритейл и видели разные кейсы. В этой статье расскажем об эволюции систем, через которые обычно проходит бизнес в хранении информации по товарам. Рассмотрим от самых простых инструментов: таблицы и CMS сайта, до профессиональных. Их преимущества и недостатки, какому бизнесу подходят.

Хранение информации по товарам в таблицах (Excel или Google Sheets)

С Excel мы знакомы еще со студенческих времен. Он бесплатный и простой, поэтому обычно учет и хранение данных предприниматели начинают с таблиц.

Это отличный инструмент для сбора информации, сложных вычислений и анализа. Можно выгружать данные в форматах, предусмотренных в интерфейсе, и импортировать их из CRM. С помощью макросов вы можете создать сложные таблицы, связать их между собой и принимать информацию от 1С.

К недостаткам Excel относится отсутствие многопользовательской работы. То есть одновременно копирайтер и дизайнер работать не смогут. А вот в google sheets уже можно работать совместно.

Таблицы не выдерживают больших объемов данных. Если вы активно используете макросы, фильтры, связи, то уже при 1000 SKU они безбожно тупят. Простая таблица же выдерживает до 10 тыс строк.

C такой проблемой столкнулся один из наших клиентов — производитель медицинских изделий. На предприятии много лет учет был организован с помощью Excel. Со временем компания выросла, объем данных увеличился и таблицы стали тормозить. В качестве решения они перенесли Excel на отдельный мощный компьютер с 32 гб оперативки, к которому сотрудники подключались через удаленный рабочий стол. Но это не помогло, таблицы открывались медленно и невозможно было работать одновременно нескольким специалистам. Чтобы не перезаписывать результаты друг друга, сотрудники работали по очереди согласно расписанию. По мере роста компании в рабочее время сотрудники уже не помещались и приходилось работать даже по ночам. В таком режиме компания существовать не могла, с Excel нужно было прощаться. Мы перевели их на профессиональное решение.

Следующий недостаток таблиц — это ограниченный экспорт и автоматизация. Перевести из Excel в другой формат непросто, встроенных вариантов экспорта мало. Остается только привлекать программистов для настройки автоматизации либо вручную переносить данные на сайт.

Таблицы — это не база данных. Сложную логику в таблицах не реализуешь даже с помощью программистов. Например, когда в одной таблице лежат товары, одним из атрибутов которых являются цвета. А сами цвета вынесены в «справочник» — отдельную таблицу, хранящую только информацию о наборах доступных цветов. Чем больше становится таких связанных таблиц и чем больше в них появляется вычислений, тем труднее становится редактору и тем вероятнее переход на следующий уровень.

Excel подходит для старта, когда у вас небольшой ассортимент из нескольких сотен позиций, нет своего сайта и продаете на одном маркетплейсе.

Хранение информации по товарам в CMS сайта

Хранение информацию по товарам в базе данных сайта — это частый вариант для небольшого бизнеса с одной витриной. С помощью админ-панели вы сможете управлять каталогом товаров, а программисты настроят интеграцию с 1С, чтобы подтягивались данные о наличии и цене.

Если в Excel можно хранить только текст и цифры, то CMS изначально создавалась для работы с мультимедийной информацией. Поэтому в ней удобно хранить картинки, видео, тексты, аудио для нескольких десятков тысяч SKU.

Несложный интерфейс позволяет разным специалистам быстро включиться в работу.

В современных CMS есть встроенные интеграции со складcкой, учетной программой, маркетплейсами. Но если нужна интеграция, которой нет в коробке или у вас самописная CMS, то понадобятся программисты.

Недостатки CMS вы почувствуете, когда захотите расширяться. В каких случаях это может быть:

• Число SKU перевалило за 100 тыс.

Изначально админ-панель создавалась не для хранения товаров, а для изменения текстов на сайте. Поэтому популярные CMS — WordPress или Bitrix тормозят, когда SKU превышает 100 тыс.

• Хотите создать дилерскую сеть.

То есть один и тот же товар нужно будет показывать на десятках сайтах дистрибьюторов. На этих сайтах информация должна быть одинаковая, так как ошибки в характеристиках приводят к росту числа возвратов и снижению эффективности рекламы и продаж.

Поэтому нужно будет предоставить партнерам единое хранилище, из которого они смогут автоматически выгружать информацию на сайты.

• Собираетесь выходить на зарубежные рынки.

Номенклатура товара одинаковая, но разные цены, валюты, описания, картинки. Товарной информации становится в разы больше, к команде добавляются переводчики и бренд-менеджеры под каждое направление. Чтобы справиться с этим объемом, нужна будет система, где для каждой страны своя информация и она автоматически подгружается на соответствующий сайт. 

• Расширяете команду. 

Контентщики, дизайнеры, переводчики, бренд-менеджеры необходимы для успешных продаж. Но чем больше команда, тем сложнее ею управлять и отследить, какую информацию обновили, а какую нет. Появляется много разрозненных файлов. Эти данные ваш менеджер по крупицам собирает у коллег и вручную часами вводит на сайте или маркетплейсах. Ведь в CMS нет инструментов организации командной работы. Членов команды в админку не пустишь, так как это опасно. Кто-то может случайно или специально удалить или исказить значимую для бизнеса информацию.

• Расширяете каталог поставщиков.

Когда их уже десятки и сотни, то приводить информацию к внутреннему стандарту для формирования собственного каталога, становится сложно. Это требует много ручного труда и приводит к ошибкам в характеристиках. Будет удобно, если поставщики смогут сами загружать свои товары, информацию по остаткам, ценам, доставке в систему с уже настроенными как вам надо параметрами. Но в CMS поставщиков не пустишь по той же причине, что и сотрудников. Можно попросить программистов сделать отдельный интерфейс, но это потребует денег и времени.

• Выходите на несколько маркетплейсов.

Пока вы работаете только, например, с Яндекс.Mаркет — проблем нет. Ваши данные уже приведены к требованиям этого маркетплейса и настроена API для выгрузки. Но когда захотите продавать еще одновременно через Wildberries, Ozon, CберМегаМаркет — возникнут сложности, так как у каждого маркетплейса свои требования к товарному фиду.

Например, возьмем товар российского производителя посуды Kukmara. Вот карточка кастрюли на Ozon.

И та же кастрюля на Wildberries.

Мы видим, что ни одна характеристика на Wildberries не совпадает с Ozon, разные цены и картинки, так как отличаются требования к формату и размеру изображений. Описание также разное, так как оно должно быть уникальным для SEO.

Помимо структуры данных, для каждого маркетплейса еще нужен свой формат файла: xml, json или REST API. За этим надо уследить, ведь в случае ошибки товар не будет загружен и это приведет к упущенной прибыли.

То есть на один и тот же товар для разных маркетплейсов должен быть свой фид и выгружаться он должен автоматически.

Поэтому, если вы хотите продавать на нескольких маркетплейсах, вам нужно будет настраивать интеграцию для каждого. В некоторых СMS, например 1С-Битрикс, есть встроенные интеграции с популярными маркетплейсами. А вот владельцам магазинов на Wordpress (WooCommerce) повезло меньше — плагина для выгрузки товара на Wildberries нет. Только вручную через Excel файл. А при таком способе синхронизировать остатки невозможно.

Решение проблемы — нанимать программистов. Но интеграция сайта только с одним маркетплейсом может занять до полугода. Ведь недостаточно создать интеграцию — ее нужно регулярно поддерживать. Маркетплейсы часто меняют условия работы и обновляют API. Если API изменено, а ваши процессы адаптированы под прежние условия, будут появляться ошибки в данных, что негативно отразится на продажах. Интеграция также включает адаптацию системы склада, синхронизацию остатков, биллинг.

Если вы продаете через один или два канала продаж и SKU меньше 100 тыс, то CMS сайта — отличный вариант. Но когда их уже больше, то проще и дешевле внедрять профессиональное решение для организации выгрузки товаров.

Хранение информации по товарам в 1C

Когда бизнес понимает, что сайт не выдерживает хранения товарных данных и работает медленно, то зачастую он переносит их в 1С.

Это самая распространенная учетная система в стране, поэтому специалистов достаточно. Она гибкая и легко настраивается. Удобно хранить данные об артикуле, стоимости, цене, анализировать, какие товары приносят больше дохода, контролировать остатки на складе. В 1С могут одновременно работать несколько пользователей, ничего не тормозит при большом количестве SKU.

Недостаток 1С — это неудобное хранение фото, видео, описания товара, ключевых слов, так как изначально она создавалась как учетная система для работы с цифрами.

Плюс у 1С неудобный интерфейс родом из 90-х, это часто вызывает сопротивление у команды.

Остро стоит вопрос безопасности, так как отсутствует кабинет мерчанта. Вы не будете давать доступы к базе каждому поставщику. Поэтому возникает необходимость разделять по разным системам хранение информации по товарам и значимые данные для бизнеса.

Существенным недостатком является тотальная зависимость от 1С-программистов. Они всегда загружены работой и обычно приоритет отдается задачам бухгалтерии и производства, а не маркетинга. Но бывают ситуации, когда программисты не помогут помочь. Например, у вас есть перспективный товар, на который вы хотите начать принимать предзаказы. Но 1Cники не могут добавить его в базу данных, пока у товара нет артикула и он не поступил на склад.

Пример из нашей практики — производитель спецтехники «Скаут»‎ хотел запустить продажи через дилерскую сеть.

У Скаута почти полмиллиона товаров и вся информация по ним хранилась в 1С. Пока они продавали технику только через сайт, 1С было достаточно. Но широкая сеть партнеров по сбыту требовала приведения данных к единому формату и автоматической выгрузки в интернет-магазины дилеров. Подключать новых партнеров нужно было быстро, а не ждать несколько месяцев настройку интеграций от 1С-программистов. Поэтому «Скаут» мы перевели на следующий способ управления товарной информацией — PIM-систему.

1С — отличный инструмент, который можно настроить под себя и он выдержит любые объемы данных. Но быстро вывести товар на рынок или открыть новый канал продаж с 1С может не получиться.

Хранение информации по товарам в PIM-системе

Самым функциональным решением в управлении каталогом товаров является PIM-система (Product Information Management). Этот класс систем специально создан для хранения информации по товарам, их обогащения и автоматического экспорта в любые каналы продаж.

PIM-системы выдерживают работу с миллионами данных и не тормозят при этом. Вся информация на товар по одной ссылке. Доступно массовое редактирование карточек. Современный и удобный интерфейс.

Во многих PIM-системах есть кабинет мерчанта. Поставщики и подрядчики сами загружают информацию по товару, обновляя цену и остатки.

Есть готовые коннекторы с популярными маркетплейсами, CRM, ERP, складскими системами и сервисами маркировки для быстрого импорта и экспорта. Легко поддерживать интеграции самостоятельно и создавать новые.

Команда может работать одновременно: дизайнер загружает картинки, копирайтер описания и тд. Есть дерево статусов, например: «Готов к публикации» или «В работе». Видно, кто, когда и какие изменения внес. Сотруднику можно выдать доступ только к его куску информации.

Можно настроить параметры, по которым будет проверяться качество данных. Дублей, ошибок и пропусков в характеристиках больше не будет.

В некоторые PIM-системы включена еще DAM-система — отдельное хранилище для мультимедийных файлов, которые удобно связывать с товарными карточками и редактировать в интерфейсе системы.

К недостаткам PIM-системы относится долгий срок внедрения и дороговизна. Процесс может занять несколько месяцев и потребовать несколько миллионов рублей. Перенос информации из старого хранилища в новую систему — это непросто. Высока вероятность, что функционала из коробки не хватит и нужно будет привлекать программистов.

Так как мы занимаемся внедрением PIM-систем, наш технический директор Сергей написал статью, как устроена с технической точки зрения одна из популярнейших PIM-систем — Pimcore.

PIM-система — это отличный инструмент для крупных компаний с более 5000 SKU и несколькими каналами продаж, которые хотят выделить работу с товарной номенклатурой в отдельный инструмент.

Мы описали эволюционную пирамиду хранения товарной информации, в вершине которой находится PIM. Надеемся, было полезно и вы смогли определить, какая система вам подходит сейчас и куда двигаться дальше.