Как 3PL-оператор «СТЛ» запустил обмен данными с ГИС ЭПД с помощью веб-сервиса Docrobot.ЭТрН

 «СТЛ» (Системы и технологии в логистике) — 3PL-оператор, который предоставляет полный комплекс логистических услуг: хранение и комплектацию заказов, управление запасами, доставку грузов до складов и конечного потребителя.

В активе компании — свыше 170 сотрудников, 8 складов под собственным управлением в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Краснодаре, Пензе, Ростове-на-Дону, Волгограде и Самаре, развитая сеть партнерских складов в других регионах и более 2 000 активных пунктов доставки по всей России.

«СТЛ» осуществляет регулярные доставки в торговые сети до шести раз в неделю.

Как в «СТЛ» стартовала цифровизация перевозочных документов

«СТЛ» — технологичная компания, которая следит за трендами цифровизации и входит в экспертный совет «Электронные документы — эффективная экономика».

В 2020 году Минтранс России при поддержке Минцифры России, ФНС России и МВД России запустил эксперимент по переводу транспортных накладных в электронный формат. «СТЛ» вместе с Docrobot вошли в число участников. Тогда ФНС России еще не утвердила формата электронной транспортной накладной (ЭТрН): приходилось подгонять процессы под формат, принятый в рамках эксперимента.

Тест прошел успешно: бумажные сценарии на этапах приемки и перевозки грузов удалось перевести в цифровой формат. С этого момента стартовала активная работа по переходу на электронные перевозочные документы.

Что изменилось с утверждением форматов и стартом работы ГИС ЭПД

9 декабря 2021 года ФНС России утвердила форматы электронной транспортной накладной, заказ-наряда и сопроводительной ведомости. 1 сентября 2022 заработала государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). С запуском ГИС ЭПД в «СТЛ» начали адаптировать внутреннее программное обеспечение под форматы, утвержденные ФНС России.

Передачу данных тестировали с помощью веб-сервисов нескольких операторов ИС ЭПД. В их числе — Docrobot.ЭТрН, который позволяет оформлять и подписывать электронные транспортные накладные прямо в браузере, а водителям предлагает мобильное приложение для передачи ЭТрН на проверку сотрудникам ГИБДД и Ространснадзора в виде QR-кода.

Какие процессы удалось оцифровать и с какими трудностями пришлось столкнуться

Перед стартом в «СТЛ» сформировали точную задачу: требовалось перевести работу с бумажными транспортными накладными в «цифру» с учетом количества перевозок, числа контрагентов и участников процесса, географии региональных доставок. В рамках пилота тестировали разные сценарии: компания «СТЛ» выступала в роли грузоотправителя, отправляла грузы на внешнем и внутреннем контурах.

В компании используют собственное ПО, поскольку объем документооборота слишком большой, чтобы вносить данные вручную через интерфейс, предоставляемый операторами ИС ЭПД. Доработки ПО также необходимы и для настройки взаимодействия по API.

С переходом на ЭТрН бизнес-процессы стали быстрее — «цифра» позволила оптимизировать процесс оформления документов. Транспортную накладную формируют в сервисе Docrobot.ЭТрН и подписывают квалифицированной электронной подписью. Водитель подтверждает приемку простой электронной подписью, а уполномоченный представитель перевозчика — усиленной квалифицированной электронной подписью. В случае проверки сотрудниками ГИБДД или Ространснадзора, водитель может предъявить QR-код накладной в мобильном приложении, по которому сотрудники ведомств проверяют электронный документ.

На старте пилота выявились дополнительные требования к формату ЭТрН, утвержденному ФНС. Требовались пояснения в части работы со сборными грузами, когда в пределах одного транспортного средства для одного грузополучателя присутствуют грузы различных заказчиков. Сейчас разрабатывается новый формат, который вносит изменения в приказ ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ об утверждении форматов ЭПД. На этапе публичных обсуждений участниками рабочих групп была сформулирована удобная для бизнеса и операторов схема, а предложения направлены в ведомства.

В «СТЛ» также отметили, что пока уполномоченный сотрудник должен находиться в офисе 24/7, чтобы подписать ЭТрН квалифицированной электронной подписью в момент формирования. Это влечет сложности для перевозчиков, но уже сейчас ведомства разрабатывают альтернативные варианты подписания, которые будут закреплены в нормативных актах. Один из способов — подписание электронных документов в режиме онлайн с помощью Госключа

Как в СТЛ» планируют масштабировать ЭПД

C переходом на ЭПД прогнозируется снижение нагрузки на сотрудников «СТЛ», занимающихся документооборотом, в три-четыре раза. Отдельно в компании отметили экономический эффект: оценить его еще предстоит, но уже сейчас очевидно, что обмен ЭТрН позволит оптимизировать затраты.

В компании предполагают, что после запуска роуминга — технологии, которая позволяет компаниям, подключенным к разным операторам ИС ЭПД, обмениваться электронными документами, — смогут перейти на цифровой формат работы с не менее чем 30 % своих партнеров.

Евгений Литвин, руководитель проекта по внедрению ЭТРН, «СТЛ»:

«Цифровизация открывает для участников рынка новые обширные возможности. Со своей стороны мы видим преимущества электронного формата работы и активно поддерживаем инициативу государства по переходу на ЭПД. Рабочие группы с участием представителей бизнеса, операторов ИС ЭПД и экспертов отрасли – это мощный инструмент, который помогает совместными усилиями найти максимально эффективное решение и транслировать наши предложения ведомствам. Многие такие инициативы были поддержаны.

Пока мы отмечаем низкую заинтересованность участников рынка в цифровизации, однако 2023 год станет переходным периодом в части подготовки к обязательному использованию электронной транспортной накладной. Предполагаем, что четкие дедлайны повысят вовлеченность отрасли и ускорят темпы цифровизации».

Евгений Шелковников, СЕО Docrobot («Э-КОМ»):

«С утверждением форматов электронных перевозочных документов и стартом работы ГИС ЭПД у бизнеса минимизируются барьеры в части внедрения электронного документооборота в логистике.

Процесс цифровизации запущен, и он дает компаниям ряд преимуществ. Помимо кратного сокращения финансовых затрат на документооборот, участники транспортно-логистической деятельности получают инструмент, способный повысить эффективность и прозрачность грузоперевозок, минимизировать риски и упростить взаимодействие с ведомствами. Мы, как оператор ИС ЭПД, видим свою задачу в том, чтобы предоставить участникам рынка удобную рабочую систему для электронного взаимодействия и помочь безболезненно адаптировать текущие бизнес-процессы к новым цифровым реалиям».