Инвентаризация на складе и в магазине

Инвентаризация на складе или в магазине — это ключевой процесс, который обеспечивает эффективное управление запасами и спасает от неприятностей вроде неожиданной недостачи товаров. Суть инвентаризации состоит в том, чтобы регулярно проверять фактическое количество и состояние товаров на складе или в торговом зале, и сравнивать полученную информации с данными, которые хранятся в учетной системе.

Инвентаризация проводится с целью:

• составление точных списков товаров, которые хранятся на складе и выявление неучтенных позиций;
• выявление пересорта, излишков и недостач товаров;
• своевременный заказ товаров у поставщиков;
• оценка качества продукции, её товарный вид;
• устранение недочетов на складе и сведение к минимуму задержек в формировании заказов.

Поэтому очень важно проводить инвентаризацию по всем правилам (регулярно и внимательно). Несерьезное отношение к данной операции ведет к последствиям, которые могут негативно сказаться на внутренних операциях компании и ее финансовых показателях. Например, есть риск, что неправильно проведенная инвентаризация приведет к ошибкам в учетных данных, что затруднит отслеживание и управление запасами и повлечет за собой финансовые потери. Это может привести как к излишним закупкам товаров, так и к потере клиентов, которые не смогли получить товар, числящийся на вашем складе, но фактически отсутствующий.

Обобщая: как можно вести бизнес, взаимодействовать с клиентами и партнерами, опираясь на неверную информацию? Как доверять своим сотрудникам, которые пытаются скрыть воровство, порчу товара или недобросовестность персонала?

Все это подчеркивает важность тщательной и точной инвентаризации как элемента общей стратегии управления запасами и финансовой стабильности компании. Но даже при всем этом есть склады, ввиду специфики которых инвентаризация на них не проводится. Поэтому далее мы рассмотрим, какие склады предусматривают обязательные инвентаризации, а какие — нет.

Виды складов и необходимость инвентаризации на них

К складам, обязательным условием работы которых является регулярное проведение инвентаризаций, относятся:

• 3PL склады — предоставляют комплексные логистические услуги, включая хранение, управление запасами и выполнение заказов. Инвентаризация на таких складах критична, чтобы информация о запасах всегда была актуальной.
• Склады ответственного хранения — осуществляют хранение товаров от имени клиента, при этом ответственность за сохранность и учет товара лежит на владельце склада. Точная инвентаризация здесь необходима для поддержания доверия клиентов и соблюдения договорных обязательств.
• Распределительные склады — играют ключевую роль в процессе распределения товаров между поставщиками и конечными потребителями. Инвентаризация необходима для обеспечения своевременной и точной доставки товаров.
• Оптово-торговые склады — используются для хранения больших объемов товаров перед их продажей оптом. Точный учет запасов важен для управления потоком товаров, оптимизации закупок и предотвращения потерь.

Как видим, проведение инвентаризации является стандартной и важной практикой управления запасами на большинстве складов. Но существуют специфические типы складов, где инвентаризация может быть нерегулярной или вовсе не проводиться:

• Транзитные склады — используются исключительно для краткосрочного хранения товаров в процессе их транспортировки, товары находятся на складе в течение очень короткого времени и не требуют дополнительного пересчета.
• Склады с высокой оборачиваемостью запасов — товары не задерживаются на складе долго, поэтому инвентаризация может проводиться редко, быть менее детализированной или не проводиться вовсе.
• Склады с низкой оборачиваемостью товаров — имеют ограниченный ассортимент и низкую оборачиваемость, поэтому регулярные инвентаризации экономически нецелесообразны.
• Склады с автоматизированными системами управления — на них используются передовые автоматизированные системы управления складом (WMS) и технологии отслеживания (RFID), поэтому инвентаризация может быть менее регулярной, так как система непрерывно отслеживает перемещение и состояние товаров.
• Небольшие или частные склады — если они не связаны с крупным бизнесом, могут проводить инвентаризацию нерегулярно или вообще не проводить ее, особенно если владелец полагается на ручной учет или личное знание запасов.

Но даже в этих случаях некоторая форма учета или мониторинга запасов обычно все же существует для поддержания порядка и контроля над запасами.

Виды инвентаризации

У инвентаризации есть разновидности, зависящие от типа товара и требований к его учету. Существуют следующие виды инвентаризации, основанные на характеристиках товаров.

Учет по сериям

Проводится для товаров, которые отслеживаются по серийным номерам или партиям.

Применяется в основном для товаров с ограниченным сроком годности (медицинские препараты, пищевые продукты) или товаров, требующих строгого соответствия стандартам качества и безопасности (автомобильная или авиационная промышленность).

Позволяет точно отслеживать даты производства, сроки годности, и историю каждой партии или серии товара.

Учет по видам

Используется для разделения и учета товаров по различным категориям или видам.

Этот подход часто применяется в розничной торговле, складах общего назначения, где товары могут быть разделены по типам, категориям, размерам, цветам и т. д.

Позволяет упростить процесс управления запасами, а также облегчает планирование закупок и анализ продаж по различным категориям товаров.

Сквозной учет

Проводится для товаров, которые необходимо отслеживать на всем процессе их движения — от производителя до конечного потребителя. Часто используется в промышленности, где требуется строгое соответствие нормам и стандартам, например, в фармацевтике, пищевой промышленности, электронике.

Позволяет отслеживать происхождение каждой единицы товара, его перемещение, обработку и конечное использование.

Инвентаризация по уникальным идентификаторам

Применяется для дорогих или уникальных товаров, каждый из которых имеет индивидуальный идентификационный номер или маркировку. Подходит для электроники, ювелирных изделий, произведений искусства и других товаров высокой стоимости.

Но мало просто провести инвентаризацию на складе, важно загрузить в учетную систему обновленные данные, которые были получены в процессе этой инвентаризации.

Как правильно собрать данные для учетной системы в процессе инвентаризации

Для того чтобы правильно собрать данные для учетной системы, рекомендуется разбить этот процесс на несколько этапов:

• подготовка к инвентаризации.
• сам процесс.
• анализ результатов.

Подготовка заключается в том чтобы разработать план инвентаризации — установить для нее четкие цели и временные рамки. Желательно проводить инвентаризацию в периоды низкой активности, чтобы минимизировать её влияние на текущий рабочий процесс. Также необходимо проинформировать персонал о том, где, когда и зачем будет производиться инвентаризация.

В процессе инвентаризации будет происходить подсчет всех товаров на складе и сбор дополнительной информации по ним. Для того, чтобы инвентаризация происходила быстро и без ошибок, рекомендуется использовать специальное оборудование — терминалы сбора данных, которые позволяют автоматизировать этот процесс. Также на ТСД должен быть установлен специальный софт, который позволяет сканировать товарные штрихкоды, считывать всю информацию, заложенную в них и передавать её в учетную систему. Таким образом снижается зависимость от человеческого фактора, повышается точность и скорость проведения инвентаризации.

После того как данный собраны, нужно передать их в учетную систему (если используется ТСД, то этот процесс тоже автоматизирован). В системе будет произведен анализ причин расхождений физических и учетных данных, а также обновление данных в системе в соответствии с полученной с терминала информацией.

Какие итоги инвентаризации должны попасть в учетную систему

К основным данным, которые необходимо внести в учетную систему после инвентаризации, относятся:

1. Фактическое количество товаров на складе — количество каждого товара, находящегося на складе.
2. Расхождения между учетными данными и фактическими — все различия между тем, что было зарегистрировано в системе до инвентаризации, и фактическими результатами подсчета.
3. Информация о партиях или серийных номерах — данные о партиях или серийных номерах товаров, особенно для товаров с ограниченным сроком годности или требующих особого контроля
4. Состояние товара — информация о состоянии товаров, включая повреждения, истечение срока годности или другие проблемы, влияющие на их использование или продажу.
5. Местоположение товаров — обновленные данные о местонахождении различных товаров внутри складского помещения.
6. Дата и время проведения инвентаризации — важно для отслеживания актуальности данных.
7. Ответственные за проведение инвентаризации — информация о персонале, участвовавшем в инвентаризации (для последующей отчетности и контроля).
8. Замечания и наблюдения — любые замечания или наблюдения, сделанные во время инвентаризации, включая предложения по улучшению процесса учета или хранения товаров.
9. Корректировки бухгалтерского учета — при необходимости вносятся корректировки в финансовую отчетность, особенно если обнаруженные расхождения существенно влияют на стоимость запасов.

Эта информация позволяет поддерживать актуальность данных в учетной системе. Важно, чтобы обновление данных в учетной системе проводилось оперативно и аккуратно после каждой инвентаризации.

Почему инвентаризация так важна на складе?

Правильное выполнение инвентаризации оказывает влияние на другие операции в цепочке поставок и движения товаров. Это может быть как заказ и закупка товаров, так и планирование отгрузок, а также возможность быстро реагировать на изменения на рынке, ведь точные данные о запасах позволяют быстро адаптироваться к изменениям и тенденциям рынка.

Поэтому точная инвентаризация является ключевым звеном в эффективном управлении цепочкой поставок, от взаимодействия с поставщиками до удовлетворения потребностей клиентов и финансового учета.

Как улучшить процесс инвентаризации?

Сделать процесс инвентаризации более быстрым и четким можно с помощью технических и программных средств. К ним относятся:

• Автоматизированная система управления складом (Warehouse Management System, WMS) — уменьшает ручной труд и ошибки, связанные с человеческим фактором.
• Технологии штрихкодирования и RFID — ускоряют процесс инвентаризации и снижают вероятность ошибок.
• Терминалы сбора данных — позволяют проводить инвентаризацию на месте хранения товаров, обеспечивают мгновенную передачу информации в учетную систему.

Терминал сбора данных не может выполнять возложенные на него функции без установленного на нем специализированного софта. Клеверенс является одним из крупнейших разработчиков программного обеспечения для ТСД на российском рынке, специализируясь как раз на автоматизации складов, торговых точек и других предприятий. Главным продуктом Клеверенса, предназначенным для автоматизации всех складских процессов (в том числе инвентаризации товаров), является «Склад 15».

Инвентаризация товара в «Складе 15» происходит с помощью одноименной операции («Инвентаризация»). Её можно проводить как на основании документа из учетной системы, так и по факту, сканируя в созданный на ТСД документ произвольный товар.

Также «Склад 15» поможет провести инвентаризацию товара на адресном складе, где товар находится в ячейках.

Кроме перечисленных операций, «Склад 15» имеет широкий спектр других возможностей, удовлетворяющих потребности стандартного склада.

Как провести инвентаризацию со «Складом 15»

Видеоролик c Rutube

Для инвентаризации нужен документ, который можно выгрузить из учетной системы или создать на терминале. В этот документ вы будете сканировать товар: по списку (если документ выгружен) или произвольный (если создан на ТСД).

Сканируйте товар из списка на экране ТСД, либо произвольный, если этот список пуст. Если инвентаризация происходит на адресном складе, то сначала сканируйте ячейку, в которой лежит товар, а затем — сам товар.

После того как отсканирован весь товар, завершите документ на ТСД и отправьте в учетную систему. Результаты инвентаризации можно загрузить в существующий или новый документ 1С. 

Кроме разработки программного обеспечения, Клеверенс занимается интеграцией оборудования, чтобы связка «железо+софт» работала правильно и без предварительных настроек. Поэтому компания имеет большой парк терминалов сбора данных, которые полностью готовы к работе с её продуктами.

Каталог оборудования

Подводим итоги

Правильно и вовремя проведенная инвентаризация может избавить вас от таких проблем, как излишнее/ недостаточное количество товара на складе, финансовые издержки и даже ухудшение деловых отношений с клиентами и партнерами. Поэтому стоит затратить свое время и ресурсы на то, чтобы сделать ее регулярной и автоматизированной, ведь эти затраты еще окупятся в будущем отсутствием перечисленных проблем в ведении бизнеса.