Fix Price упростил обмен кадровыми документами с сотрудниками

Одна из ведущих в мире и крупнейшая в России сеть магазинов низких фиксированных цен Fix Price отказалась от бумаги в кадровом делопроизводстве. Ежемесячно в Fix Price нанимают около 1 тыс. человек — нагрузка на HR-специалистов колоссальная, так как найм каждого человека требует оформления большого количества документов. Поэтому в компании было принято решение отказаться от бумаги в HR и принять участие в эксперименте Минтруда по переходу на кадровый электронный документооборот (КЭДО). На первом этапе Fix Price реализовал проект собственными силами — с дистанционными сотрудниками начали обмениваться электронным кадровыми документами с помощью УКЭП.

Позже в компании решили полностью перейти на кадровый ЭДО — и выбрать для этого подходящего ИТ-партнера.

«В качестве разработчика платформы КЭДО была выбрана компания HRlink. Основными аргументами в пользу сервиса стали развитая функциональность системы, готовность производителя подстраиваться под наши запросы, а также гибкость API и налаженные интеграции с системой «БОСС-Кадровик», которая используется в нашей компании. Переход получился мягким и безболезненным. После успешного завершения пилота мы перевели в HRlink оформление приема на работу. В планах использовать сервис для подписания 100% кадровых документов, разрешенных законодательством», - рассказывает Антон Максименко, директор по персоналу Fix Price.

Проект миграции на HRlink занял около полугода: три месяца ушло на внедрение базовой функциональности и масштабирование сервиса в компании, столько же — на разворачивание API и подключение к учетным системам. На сегодняшний день к сервису подключено около 80% сотрудников Fix Price.

По итогам проекта существенно сократилась рутинная нагрузка на HR-специалистов Fix Price. Количество бумаг в HR-отделе снизилось примерно на 50%. Благодаря сервису, работники компании могут подписывать документы в несколько кликов с компьютера или смартфона — интерфейс сервиса простой и доступный для пользователей с любым уровнем технических навыков.

«Мы смогли реализовать проект в столь сжатые сроки благодаря тесному сотрудничеству с командой Fix Price и активной вовлеченности ее специалистов в проект. Так, на этапе масштабирования системы в компании эффективно отработали с возражениями сотрудников. Часть из них не понимала, какие бумаги и как можно безопасно подписывать в электронном виде. Они опасались за конфиденциальность своих данных. Поэтому в Fix Price выпустили учебный видеоролик, в котором процесс перехода на КЭДО и ответы на типовые вопросы объяснялись максимально просто и понятно», - говорит Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.

HRlink позволяет полностью перейти на цифровой документооборот с сотрудниками, формировать, подписывать и хранить электронные кадровые документы. Сервис автоматизирует рутинные операции кадрового делопроизводства и управления трудовыми отношениями, обеспечивает экономию на доставке и хранении документов, защиту от рисков потери документов.