Дистанционный офис с ПЛЮСом или рассказ о том, как мы выстроили работу на "удалёнке"

Наша компания "Факторинг ПЛЮС", входящая в группу QIWI, уже вторую неделею работает полностью в дистанционном режиме. По истечении этого времени мы можем сказать, что все процессы функционируют в отлаженном режиме — как если бы мы работали в офисе, и, возможно, даже лучше — не уходя из него.

О том, как у нас получилось быстро и безболезненно перейти на "удалёнку", рассказали сотрудники департаментов ИТ и развития продуктов "Факторинг ПЛЮС". Спешим поделиться их ответами и лайфхаками со всеми компаниями, кто сейчас укрепляет свою "удаленную стратегию".

— За какой период времени удалось организовать дистанционную работу?

... "Последние 3-4 месяца мы переводили все основные процессы нашей компании в онлайн-пространство, чтобы было максимально удобно работать всем нашим сотрудникам, где бы они ни находились в настоящий момент. Наши офисы располагаются в Москве и Саратове, поэтому очень важно, чтобы все наши участники процесса могли быть в курсе всех текущих задач, а также подключаться в необходимый момент"...

Менеджер задач

... "Чтобы вывести все процессы в онлайн, мы взяли за основу принципы работы, которые уже были налажены в нашем IT-департаменте. В частности, для целей внедрения и использования единой системы по контролю и управлению текущими задачами мы выбрали Wrike. Благодаря этой системе, по мере внедрения ее в работу всех подразделений нашей компании с декабря 2019 года, мы постепенно стали отказываться от долгих переписок по проектам в корпоративной почте. Теперь все обсуждения видны и доступны всем участникам задачи в нашем новом "онлайн-задачнике"...

Дистанционные собрания

... "Мы заранее стали выводить в онлайн режим и все ежедневные летучки и собрания, чтобы можно было в них принимать участие независимо от места работы сотрудника. Мы практически создали удаленный офис в классическом его понимании, причем для всех категорий сотрудников. Теперь все совещания во всех наших переговорных комнатах имеют свои онлайн-кабинеты и пространства, шифры и точки доступа. Используем мы для этого, как и многие сейчас, платформу ZOOM. Что касается ежедневных оперативных контактов, то, наверное, как и большинство сотрудников в мире, мы используем популярные мессенджеры Telegram, WhatsApp и Skype"...

— Что было в приоритете при организации дистанционной работы?

... "Наша главная задача при выстраивании всех процессов в дистанционном режиме – это комфорт наших клиентов. Для нас максимально важно, чтобы все наши клиенты, независимо от ситуации в стране и мире, могли как и раньше и в том же объёме получать факторинговое финансирование или оформлять банковские гарантии. Качество услуг, при этом, не должно страдать, а быть на уровень выше прежнего. И, как показывает практика двух недель, у нас это получается, показатели качества и скорости растут, несмотря на нашу удаленную работу"...

Плюсы онлайн-сервиса 

... "Наш бизнес изначально выстраивался как дистанционная финтех-платформа. А это означает: все процессы автоматизированны и работа происходит в онлайн-режиме. Сегодня нашими клиентами все операции осуществляются дистанционно в личном кабинете: от оформления заявки до получения финансирования и ведения документооборота. Мы рады видеть всех в наших офисах, но в этом, действительно, нет необходимости"... 

... "Именно в текущих условиях мы смогли максимально протестировать все наши процессы и скорректировать наши действия. Благодаря устранению ряда возникших в связи с переходом на удалёнку технических проблем, мы добились точности и согласованности в наших действиях на расстоянии. И, как бы ни была ужасна и печальна нынешняя ситуация в мировой экономике и здравоохранении, мы можем с гордостью сказать, что мы сохранили работоспособность и сохраняем здоровье наших сотрудников, а также продолжаем заботиться о здоровье бизнеса наших клиентов и партнеров. И, когда мы в один день все поднялись из офиса и ушли работать домой, для нас стало очень важным осознание того факта, что наши клиенты не почувствовали разницы в обслуживании. И мы не останавливаемся на достигнутом"...

— Каким опытом или лайфхаками вы можете поделиться с другими российскими компаниями, которые также сейчас вынуждены отправить сотрудников работать из дома? Как организовать работу вне офиса так, чтобы сохранить эффективность и производительность?

... "Особенность дистанционной работы заключается в том, что такой режим предъявляет больше требований к каждому отдельному работнику. То есть надо уметь себя организовывать и настаиваться на работу, но дома сосредоточиться и сконцентрироваться, как известно, действительно бывает сложно (особенно, когда вокруг бегают дети, животные и пр.). В таком случае помогать настраиваться на рабочий лад могут как руководитель, так и вся команда"...

... "У нас есть регулярные 30 минутные утренние и вечерние встречи со всей командой – так называемый "утренний standUP". На таких встречах мы планируем пул задач на день для команды и каждого сотрудника. А потом все то же самое проводим вечером, чтобы понять что сделано, а что — нет и почему. Такие мини-собрания очень хорошо заряжают на день и вводят в рабочий ритм: ты уже знаешь, что нужно сделать, пообщался с коллегами, обсудил важные вопросы и готов трудиться. А на вечерней встрече мы подводим итоги и понимаем, что у нас по задачам. Это помогает все время быть гибкими и ориентироваться на внешние факторы, быстро менять приоритеты, быть готовыми к любым требованиям бизнеса"...

... "Очень важно, работая дистанционно, ставить корректно задачи и максимально прописывать свои пожелания. В удалённом режиме ты не можешь подойти к коллеге и объяснить всё словами. Поэтому еще важно научиться правильно и своевременно давать обратную связь по задачам. Это приучает команду, как мне кажется, стремиться к еще большим успехам и учиться каждый день ещё более эффективно работать в команде"...

... "В адрес всех компаний, кто сейчас также находится в вынужденном режиме дистанционной работы, могу сказать: сложившаяся ситуация позволяет нам отточить все наши инструменты по управлению командами, развить и укрепить скилы каждого сотрудника, повысить уровень участия сотрудников в глобальной задаче по развитию бизнеса"... 

... "Я стараюсь каждый день за 30 минут до начала работы пробежаться по задачам и примерно наметить план работ. У меня есть несколько способов, с помощью которых я стараюсь ежедневно организовывать свою работу, делая ее максимально эффективной. Например, я стараюсь, выполнив какую-либо важную задачу или часть большой задачи, обязательно отвлекаться на 5-10 минут. То есть важно как эффективно работать, так и давать себе время на отдых. Конечно, не забывая о перекусах и обеде"... 

... "Важно сильно не перерабатывать, поскольку, работая из дома, всегда есть вероятность "задержаться" (никуда же идти и спешить не нужно). Нельзя забывать, что отдых после работы также важен. Нужно отвлекаться и переключаться, проводить время с домашними или за чтением книг, заниматься своим любимым хобби по вечерам, заниматься спортом, чтобы на следующий день с полными силами начинать уже новый рабочий день"... 

С такими рекомендациями и советами мы, однозначно, не дадим никакому вирусу нас победить! Всем хорошего рабочего настроения, и не забывайте отдыхать!