Этапы внедрения PIM-системы: как они проходят на практике

Понимаете, что вам нужна PIM-система для удобной работы с товарными данными, но откладываете задачу внедрения? Это нормально, если вы еще не знаете, как именно это происходит.

Мы в SVK.Digital больше 10 лет проводим внедрения PIM-систем и накопили приличную экспертизу. Ранее писали, как бизнесу подготовиться к внедрению PIM, а в этой статье расскажем, какие этапы ожидают вас при внедрении и как они проходят. Это поможет подготовиться, если хотите упростить работу с товарной номенклатурой.

Шаг 1: аналитика и подготовка технической документации

На первом этапе предстоит выяснить, как устроены процессы в вашей компании. Как правило, при этом, будут задействованы руководители проектов и аналитики — и со стороны заказчика, и со стороны подрядчика. Их задача — описать два состояния системы: «as is» и «to be».

«as is» — текущее состояние системы. Это описание покажет, как сейчас работают все процессы в компании. В частности: «как?», «куда?» и «кем?» заносится информация о товарах.

«to be» — описание целевого состояния системы, в которое она должна прийти в результате трансформации при внедрении PIM. Нужно смоделировать, как сотрудники будут работать с товарной номенклатурой, когда в процессы добавится новое ПО.

Чтобы внедрение удалось, аналитики готовят как минимум четыре документа с информацией о том, «как есть» и «как будет после внедрения PIM». Вот их список:

• Информационная архитектура.
• Товарная номенклатура (обычно это атрибутивная модель. Иногда она не меняется в процессе внедрения PIM).
• Бизнес-процесс работы над товарной номенклатурой.
• Ключевые бизнес-требования: функциональные и нефункциональные. Функциональные требования определяют, что система должна делать, а нефункциональные — как выполнять эти функции.

Зачем нужна такая длительная подготовка? Это важно, чтобы все в компании понимали, как будет выглядеть их работа после внедрения системы и еще на начальном этапе могли указать, что те или иные решения не подходят. От этого зависит, насколько охотно сотрудники в будут пользоваться системой и закроет ли она потребности компании.

Шаг 2: развертывание и настройка PIM-системы под ваш бизнес на тестовых серверах

Когда команды определились с требованиями, можно приступать к развертыванию и настройке PIM-системы под требования заказчика.

На данном этапе разработчики на своих компьютерах настраивают PIM-систему, создают характеристики товаров, группируют их, если нужно. Далее — переносят все это на тестовый сервер. Следующим шагом — пишут код, который забирает товары с системы, где хранятся товары (например, из 1С) и автоматически добавляет товары в PIM.

Заказчик и аналитик, в свою очередь, принимают работы, оценивают настройки и контролируют, соответствует ли система функциональным и бизнес-требованиям.

Вот как этот процесс проходил в проекте по внедрению PIM для магазина автотоваров.

Во время развертывания мы установили систему и кастомизировали функционал под особенности каталога, настроили возможность добавлять описания и характеристики товаров на восьми языках. Это было важно, так как клиент планировал выход на новые рынки в Европе.

Далее настроили типы товаров и к каждому из них добавили свой набор свойств и диапазоны значений. Например, для обуви это размер и цвет. Также на этом этапе выгрузили товары из 1С и админки и загрузили их в PIM, не потеряв базовые свойства, которые уже были в системе: названия, описание, вес, габариты, синонимы для поиска и другие. Также импортировали базу производителей и поставщиков.

Результат: собранные данные на автотовары в одной системе, которыми удобно пользоваться всем сотрудникам заказчика.

Шаг 3: настройка интеграций с другими сервисами

Чтобы PIM работал с привычными сервисами, нужно настроить интеграции. Например, для автоматического обмена товарными данными с 1С или Ozon потребуется установить связь PIM с ними.

Здесь продолжают работу тим-лиды, аналитики и разработчики. Аналитики описывают методы интеграции для каждой интеграционной пары, а разработчики подключаются для реализации. Далее интеграции тестируются с помощью запуска пробной передачи данных. Чаще всего при участии представителей заказчика.

Например, у одного из наших клиентов стояла задача: быстро выводить товары на новый рынок с помощью интернет-магазинов партнеров. Поэтому мы настроили интеграцию для автоматической выгрузки продукции из PIM на витрины зарубежных интернет-магазинов.

Шаг 4: настройка ролей и доступов

После интеграций проводится настройка ролевой системы PIM. Это нужно, чтобы сотрудники, которые участвуют в создании товарной номенклатуры, имели доступ ко всем необходимым разделам системы. При этом ограничения тоже нужны. Например, фотограф должен иметь возможность загружать иллюстрации в описание товара, но не иметь доступа к редактированию всей базы данных.

Важно, чтобы после каждого этапа подрядчик сдавал вам результат и убеждался, что бизнес-процессы нигде не ломаются. Такой подход позволяет еще до запуска определить, удобно ли работать с программой.

Шаг 5: тестирование и запуск

Далее наступает важный, но, по большому счету, технический этап: подрядчик должен проверить функционал. Нужно понять:

• правильно ли настроена работа с контентом;
• соответствуют ли профили данных документации;
• корректно ли настроены роли и права доступа;
• работают ли интеграции;
• нет ли уязвимостей.

Если находятся узкие места, технические специалисты продолжают доработку. Все в порядке? Тогда PIM переносят с тестового на «боевой» сервер и вы начинаете полноценное использование программы.

Шаг 6: обучение персонала и создание регламентов

На этапе переноса на основной сервер работа не заканчивается. После этого подрядчик готовит пользовательскую документацию для каждого сотрудника, в зависимости от его роли. Для рядовых сотрудников расписывают, как добавить новый товар, отредактировать карточку и выгрузить данные на сайт интернет-магазина или маркетплейс. Такие инструкции обычно делают максимально понятными. Иногда даже в формате шпаргалок и чек-листов, чтобы пользоваться ими было просто.

Для администратора системы делают более сложные инструкции, так как они рассчитаны на технических специалистов.

Часто также проводят обучающие семинары, которые позволят наглядно понять основные шаги и операции в системе. Это важно, чтобы каждый видел, как использовать систему. А еще — мог задать вопросы прямо на встрече.

Записи семинаров можно использовать в обучении новых сотрудников.

Заключение

Внедрение PIM-системы обычно занимает около 4-6 месяцев. И вместе с подрядчиком вам придется пройти все этапы: от аналитики и подготовки технической документации до обучения сотрудников.

Как подготовиться к внедрению PIM-системы, читайте в нашей статье. Если вы уже готовы, оставляйте заявку, поможем организовать централизованное управление большим массивом товарных данных.