Чек-лист: как автоматизировать работу мобильного персонала и сократить проектные издержки

Чек-лист: как автоматизировать работу мобильного персонала в ритейле и сократить проектные издержки

Проекты с географически распределенным персоналом встречаются в самых разных бизнес-отраслях, связанных с ритейлом: мерчендайзинге и розничном аудите, BTL, в регламентных и технических работах, сервисном обслуживании объектов торговли.

Несмотря на функциональные различия, в реализации все эти проекты похожи. Их объединяет колоссальный объем операционной работы: поиск, найм и трудоустройство временного персонала, написание инструкций для исполнителей, постановка задач и оперативный контроль их исполнения, сбор данных и подготовка отчетности, начисление компенсаций, а также весь сопутствующий документооборот — с исполнителями, клиентами и налоговыми органами. 

Ключ к успеху в реализации подобных проектов — максимальный уход от ручного режима обработки процессов и автоматизация всех типовых операций. 

Рассказываем, как продукт MA.direct помогает с этим на каждом этапе.

Найм

Традиционный сценарий найма исполнителей для полевого проекта в лучшем случае представляет собой обзвон координаторами старой наработанной базы, а в худшем — затяжные поиски по телеграм-каналам и хэдхантинговым сайтам. 

Как можно сделать эффективнее? На любом подходящем для поиска соискателей ресурсе можно настроить автоответ с приглашением на платформу: регистрация, юридическая проверка и тестирование не потребуют никаких ручных обработок и прямого взаимодействия с потенциальным исполнителем. 

Можно загружать в систему собственную базу персонала из внутренних офисных систем или XL.

Проверка исполнителей

Бизнесу выгодно работать с самозанятыми, но такое сотрудничество обязывает работодателя проводить юридическую проверку нанятого сотрудника. 

Для проектов, предусматривающих взаимодействие с самозанятыми исполнителями, система MA.direct предоставляет инструмент автоматической проверки юридического статуса работника и его соответствия 422-ФЗ перед каждой транзакцией.

Документооборот

Бумажный документооборот — главный пожиратель времени всех компаний, работающих с временным персоналом. И безусловный пережиток прошлого. 

Переход на электронную систему документооборота оптимизирует времязатраты на физическое подписание договоров и актов, выставление счетов, выписку чеков со стороны исполнителей и другие процедуры с документами. В MA.direct предусмотрена удобная система хранения подписанных оферт с каждым исполнителем. В случае внесения компанией изменений в оферту, исполнителю автоматические предлагается принять новую версию документа, дата и время принятия очередной версии фиксируется в системе.

Управление проектом

Тяжелее всего управлять полевыми работниками в масштабных проектах. Сотни, а то и тысячи исполнителей необходимо одновременно контролировать и получать единообразные отчеты о том, как они справились со своими задачами. 

Панель управления проектами MA.direct предусматривает возможность управлять проектами в одном окне с помощью удобной административной панели и гибко настраивать каждый элемент системы: управлять графиком проекта, создавать расписания для всей географии, территориального кластера или каждой отдельной точки, настраивать индивидуальные таймслоты выполнения заданий, диверсифицировать задачи и отчётность по ним.

Постановка задач

В зависимости от масштабов и сложности проектов с полевым персоналом, менеджерам зачастую приходится составлять десятки разных описаний задач, инструкций и сценариев действия. В ход идут всевозможные подручные средства - мессенджеры, почта, excel-таблицы, что неизбежно влечет за собой потери времени, провалы коммуникации и риски получить искажения данных.

Постановка задач в MA.Diret - это развитый конструктор, который позволяет действительно автоматизировать процесс.

Для простых задач можно создавать инструкцию, позволяющую исполнителю создавать отчет в произвольной форме. 

Для структурированных задач стоит создавать интерактивные инструкции (сценарий), с четкими требованиями к алгоритму и материалам отчета. 

В инструкции есть возможность добавлять в медиа-материалы, документы и ссылки, позволяющие максимально конкретизировать задачу для исполнителя.

файлы, фотоматериалы подгружаются исполнителями непосредственно в окне приложения с автоматической фиксацией времени и геолокации, исключая возможность подмены данных или несоответствия информации заданным требованиям. 

Отчеты исполнителей

Еще один неотъемлемый этап “полевых работ”, требующий оптимизации — сбор и обработка полученных от исполнителей данных и приведение их в единую форму отчёта. 

В зависимости от выбранного типа постановки задачи, MA.direct соответствующим образом собирает данные от исполнителей и автоматически сводит их в единый отчет по проекту. Платформа обладает технологическими возможностями для обработки огромных объемов данных в конвейере, в том числе с помощью CV и NLP инструментов. Эта опция дает возможность существенно сократить время рабочее время мобильного сотрудника и менеджера. Например, если требуется собрать данные об ассортименте и ценах, мерчендайзеры просто делают фото для отчетности о реализованной выкладке товара. Необходимая информация автоматически извлекается с фотографии и размещается по форме отчета.

Выплаты исполнителям

Система счетов в MA.direct позволяет асинхронно начислять и переводить средства, доступные к выводу. Таким образом исполнители видят сумму начисленного вознаграждения сразу после одобрения менеджером отчета о выполненной работе, а заказчик формирует в личном кабинете платежную ведомость, по которой производится оплата в определенное время. Далее исполнитель можем вывести деньги удобным ему способом. В момент фактического перевода вознаграждения система автоматически сгенерирует чек по операции и сохранит его в папку с документами. Эта схема прозрачна для проверяющих органов.

Экспорт и импорт данных

Трудно представить, какое количество часов тратится менеджерами проектов на регулярную конвертацию одних файлов в другие и попытки приведения всего массива разрозненных данных в работающую систему.

Платформа MA.direct позволяет импортировать и экспортировать различные типы данных, документы и таблицы, списки пользователей и точки географии проекта, приводя всю информацию к единому формату, удобному для использования в интерфейсе приложения.

Доступ разных участников к проекту 

Гибкая система разделения прав между пользователями проекта — координаторами, менеджерами и клиентами — позволяет всей команде удобно взаимодействовать в одной экосистеме проекта, не теряя времени на пересылку данных и создание копий документов. 

В MA.direct можно создавать личные кабинеты для партнеров и их сотрудников, делиться с ними всей информацией или ее отдельными блоками, предоставлять доступ только к просмотру или редактированию данных.

Мы проанализировали сотни кейсов, чтобы создать по-настоящему удобную систему, гибко адаптирующуюся под самые разные бизнес-сценарии. Мы готовы предоставить доступ к MA.direct и помочь оптимально настроить систему нашим текущим и будущим партнерам для эффективного решения операционных задач и выхода на новый уровень бизнес-эффективности.