Введение электронной транспортной накладной - преимущества цифрового обмена документами и как к нему подготовиться

Продолжается цифровая трансформация в сфере логистики и транспорта в области документооборота. Министерство транспорта создаёт Единую цифровую платформу транспортного комплекса, и в 2020 году планирует ввести в оборот электронный путевой лист и электронную транспортную накладную.

Транспортная накладная – это первичный учётный документ, на основании которого ведут учёт покупатель и продавец, производятся расчёты с перевозчиком. Она подтверждает факт перемещения товара.

Электронными транспортными накладными компании обмениваются с 2018 года. Это юридически значимый документ в электронном виде, форма которого утверждена на государственном уровне. Для закрепления статуса электронной транспортной накладной наравне с бумажной планируется внесение изменений в постановление правительства РФ № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом».

Функции и назначение ЭТРН такие же, как у бумажной:

• подтверждение заключения договора на транспортно-экспедиторские услуги;

• подтверждение расходов на транспортные услуги для уменьшения налоговой базы.

Многие первичные учётные документы в области b2b уже переведены в цифровой формат. К примеру, между контрагентами идёт успешный обмен электронными счетами-фактурами через операторов.

После введения электронного формата транспортной накладной ожидается появление ряда преимуществ:

1. Доступность документов из любого места, мгновенный обмен и редактирование.

2. Исключение вероятности потери документа и заполнения с ошибками.

3. Лёгкое отслеживание движения груза по маршруту, в том числе при мультимодальных перевозках.

4. Ускорение получения оплаты от контрагента и начисление зарплаты водителям, не дожидаясь поступления бумажного оригинала транспортной накладной.

5. Хранение в единой базе, к которой будут иметь доступ как компании, так и государственные ведомства.

6. Быстрый поиск нужных документов при сверках и проверках.

Для подписания ЭТРН можно будет использовать два вида электронной подписи – простую для факта приёма и передачи груза водителем, квалифицированную для заверения юридических частей документа.

На данный момент не сформированы регламенты и технические процессы обмена документами. Несколько рабочих групп ведут деятельность по их разработке, учитывая потребности предпринимателей, операторов ЭДО, перевозчиков, и передавая их государственным ведомствам. Полный функционал платформы Министерство транспорта планирует запустить в 2024 году.

Комментарий Александра Черных, коммерческого директора «АЙТОБ»:

Для компаний с большим объёмом перевозок использование ЭТРН позволит снизить нагрузку на сотрудников, отвечающих за отгрузку, доставку и приёмку товаров. Использование электронного формата делает документооборот более оперативным и прозрачным.

Что касается обмена накладными, сейчас можно отправить фото через приложение ITOB Мобильный клиент, которое интегрировано с программами 1С «TMS Логистика . Управление перевозками» и «Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS». Эта функция используется водителями и торговыми представителями для быстрой передачи отчётности в компанию.

Установка ГЛОНАСС терминалов в автомобилях, геокодирование адресов контрагентов даёт возможность автоматически онлайн заполнять путевые листы в Центре спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS.

Как подготовиться к переходу на электронные транспортные накладные и что важно сделать сейчас:

1. Настроить процесс электронного обмена документами с контрагентами и сделать это привычным.

2. Ввести в использование электронных путевых и маршрутных листов.

3. Оснастить водителей смартфонами или планшетами, установить мобильные клиенты и обучить работе с ними.

Эти шаги помогут вам научиться взаимодействовать и с партнерами, и с операторами ЭДО, а также навести порядок в своих базах данных. Когда использование электронных документов станет обязательным, у вас уже будут отлажены все процессы для полного перехода на цифровые аналоги.

Электронный документооборот значительно увеличит скорость бизнес-процессов и эффективность доставки, снизит рутинную нагрузку на сотрудников и позволит сосредоточиться на повышении клиентского сервиса.