Автоматизация цветочного магазина: как выбрать программу и организовать учёт

Начинающие предприниматели находят цветочный бизнес выгодным направлением деятельности: как правило, без цветов не обходится ни один праздник, а ещё это беспроигрышный вариант подарка к любому событию. 

Чтобы бизнес приносил прибыль, необходимо правильно выстроить бизнес-процессы и автоматизировать товароучёт с продажами. В новой статье расскажем об особенностях направления цветочного бизнеса, о том, какую программу выбрать и как цветочному магазину грамотно организовать учёт.

Особенности цветочного бизнеса

Если вы решили открыть цветочный магазин, не упускайте из внимания следующие моменты:

• Сезонность влияет на продажи цветов. Конечно же, флору покупают круглогодично, однако высокий спрос на цветы появляется в период крупных праздников: 14 февраля, 8 марта, 1 сентября, День учителя и т.д.;
• Закупка товара партиями. Как правило, предприниматель приобретает цветы партиями, а продаёт их – поштучно. Чтобы вся информация о закупках и продажах совпадала, необходимо вести грамотно товарный учёт;
• Свежесрезанные цветы – это товар, который быстро портится. Цветочные магазины чаще других проводят операции по списаниям, уценке или назначению скидок;
• Заведение номенклатуры. Продавая цветы, предприниматель должен сформировать итоговую стоимость исходя из номенклатуры чека. Например, покупатель может попросить добавить к цветам упаковку. Также у продавца в ассортименте бывают сопутствующие товары, например, – подарки.

Риски отсутствия автоматизации

Многие предприниматели на старте бизнеса предпочитают экономить на автоматизации торговых процессов. Например, владельцы магазинов ведут учёт по старинке – в журналах или таблицах Excel. Но работая без автоматизации, цветочники рискуют столкнуться со следующими проблемами:

• Отсутствие понимания, какое количество товаров имеет магазин. Если учёт не автоматизирован, продавец должен записывать все продажи вручную. Из этого может выйти путаница: к примеру, из-за большого наплыва людей продавец не успеет вовремя сделать запись в журнале. Или при учёте сотрудник может допустить ошибку: составить букет из одних цветов, а отразить в тетради другие;
• Ручной контроль. Большая часть времени будет уходить на постоянное отслеживание за точным количеством проданных цветов, товарных остатков в магазине;
• Невозможен рост бизнеса. Без автоматизации магазину проблематично увеличить прибыль: предприниматель не сможет грамотно прогнозировать продажи, выстраивать аналитику;    
• Недобросовестный персонал. Риск обмана со стороны продавцов будет присутствовать всегда. Например, без автоматизированной учётной системы продавцы могут продать букет без применения кассы, чтобы забрать деньги себе.

Преимущества автоматизации цветочного магазина

В первую очередь, внедрение автоматизации снимет множество рутинных задач с предпринимателя. Кроме того, появится точная статистика о том, на каких товарах бизнес больше всего зарабатывает, а какие позиции хуже всего продаются.

Для ведения учёта товаров и работы с кассой подойдёт программа «Касса Розница», в которой доступны создание товаров вручную или их загрузка из файлов, а также контроль остатков в режиме реального времени.

Что даёт автоматизация? Возможности для цветочного магазина с «Кассой Розница»:

• Программа автоматически считает остатки товаров после продаж, списаний и оприходований. Продавцу не нужно будет пересчитывать продукцию в ручном режиме и записывать данные в журнал или Excel;
• Готовая номенклатура – экономия времени. Иногда кассирам приходится вбивать вручную длинные позиции. Чтобы этого избежать, в программе можно завести номенклатуру и выбирать её из списка при продаже;     
• В кассовой программе доступна карточка товара с ценой – продавец не перепутает ценники и не ошибётся со стоимостью конкретных цветов. Чтобы пробить товар правильно, достаточно отсканировать штрихкод или найти позицию в приложении, набрав первые буквы номенклатуры в поиске; 
• Работа с программой лояльности, скидками, инвентаризацией и списаниями. Свежесрезанные цветы – скоропортящийся товар. К примеру, чтобы провести операцию по списанию флоры, не нужно вносить данные в тетрадь или Excel. Списание также учитывается в программе;
• Современная кассовая программа поддерживает все виды приёма платежей. Наличными платить долго: покупателю нужно посчитать сумму, а после – пересчитать продавцу, вернуть сдачу. Если покупатель даёт крупную купюру, сдачи и вовсе может не оказаться в кассе. Оплата по карте или системе быстрых платежей (СБП) происходит быстро – без времени на пересчёт и отсчитывание сдачи;
• Автоматизированная аналитика. В цветочном бизнесе сезонность – одно из главных условий успешных продаж. С помощью грамотной аналитики можно отследить, в какие месяцы продаж больше, а в какие меньше всего, чтобы заранее спланировать закупки и продажи; 
• Ведение партийного учёта. Закупая цветы партиями, в кассовой программе возможно отразить партийный учёт товаров.

Какое оборудование и ПО нужно для автоматизации цветочного магазина?

Перед покупкой оборудования нужно учесть реальные потребности своего магазина. Если вы планируете открывать маленькую точку продаж, можно обойтись недорогой техникой. Если у вас крупный бизнес – стоит вложиться в более производительное оборудование.

В первую очередь нужно приобрести:

• Компьютер, на который можно установить ПО для работы с кассовой программой и товароучётной системой;
• Онлайн-касса. Согласно закону, практически каждый предприниматель должен использовать онлайн-кассу – цветочный бизнес не исключение. К кассе потребуется купить фискальный накопитель (ФН) и банковский терминал, если магазин будет принимать оплату по безналу;
• Денежный ящик. Не обязательная покупка, но это безопасный инструмент для хранения наличных денег. Ящик можно открыть ключом, либо по команде кассовой программы;
• Кассовая программа. Например, для ведения торговли подойдёт программа «Касса Розница». С его помощью можно принимать оплату, вести товарный учёт, работать с лояльностью и многое другое;
• Сканер штрихкодов. В цветочном деле он нужен не всегда, однако при продаже сувенирных товаров, подарочных наборов, игрушек или при приёмке товара партиями отсканировать штрихкод будет быстрее, чем все данные вбивать вручную в программу.

Доставка цветов

Зачастую владельцы цветочного бизнеса занимаются доставкой самостоятельно – это помогает сэкономить на дополнительных расходах на курьерских службах доставки. В экосистеме «БИФИТ Бизнес» есть оптимальное решение: бесплатное мобильное приложение «Касса Курьер». Тарификация рассчитывается по количеству онлайн-заказов.

Мобильное приложение подходит тем, кому необходимо управлять собственными курьерами, работать с онлайн-заказами и принимать оплату на выезде. Подробнее о том, как организовать доставку цветочному магазину, читайте на нашем сайте.

Резюме

Чтобы успешно развиваться в цветочном деле, необходимо грамотно выстроить бизнес-процессы: от закупки качественных товаров и оказания клиентского сервиса до автоматизации торговли. Чтобы цветочному магазину не терять кучу времени на ведении товароучёта в тетрадях и таблицах, можно автоматизировать процесс. 

Например, программа «Касса Розница» подойдёт как для работы с онлайн-кассой, так и для работы с самими товарами. А приложение «Касса Курьер» поможет организовать доставку собственных курьеров. Главное удобство – оба приложения работают в единой экосистеме «БИФИТ Бизнес». Это значит, что информация синхронизирована между приложениями без дополнительных интеграций, доработок и денежных вложений.