Автоматизация процесса возврата

Автоматизация является основополагающим инструментом для оптимизации процесса возвратов. Современные WMS позволяют автоматизировать многие этапы процесса, начиная с получения товара и заканчивая его повторной продажей или утилизацией. Ключевые этапы автоматизации процесса возврата товаров включают несколько важных аспектов и с практической точки зрения можно выделить 4 эффективных инструмента, которые позволяют получать хорошие показатели: автоматическая регистрация товаров, генерация и управление документооборотом, интеграция с внутренними системами учета компании и внешними поставщиками и партнерами. Далее поговорим о каждом детальнее.

Инструмент 1. Автоматическая регистрация возвратов.

При поступлении возвращенного товара на склад система автоматически обновляет данные в базе, что позволяет отслеживать статус возврата в реальном времени с информацией по заказу - нуждается ли товар в дополнительной обработке или контроле качества, либо его можно поместить на хранение для последующей отгрузки.  

Эффективное управление возвратами требует быстрой и точной сортировки возвращенных товаров. WMS системы могут автоматически классифицировать товары на основании различных критериев, таких как состояние товара, причина возврата и возможность его повторной продажи.

Стратегии классификации возвратов, встроенные в WMS, включают в себя разделение на категории и приоритетную обработку товаров. Система разделяет товары на категории, такие как “новые”, “поврежденные”, “для ремонта” и “для утилизации”. Возвращенные товары, которые можно быстро вернуть в продажу, обрабатываются в первую очередь, что минимизирует потери из-за простоев.

Важно также предусмотреть и зонирование склада на случай возвратов товаров. Для повышения эффективности процесса управления возвратами товаров все товары, которые вернулись от потребителя проходят контроль качества в специально выделенной зоне и лишь в случае отсутствия несоответствий распределяются системой на склад для хранения.

Эта зона маркируется, например, табличкой «зона возвратов», что позволяет минимизировать ошибки работников склада перед возможной доработкой или ремонтом, контролем качества.

Если коротко, то алгоритм возврата выглядит как взаимосвязь последующих операций: 

- возврат товара от покупателя обратно на склад,

- оценка необходимости дополнительной меры контроля,

- размещение товара на складе для повторной комплектации и отправки,

- повторная отправка либо утилизация.

Инструмент 2. Автоматическая генерация и управление документооборотом

WMS может автоматически создавать необходимые документы (инструкции, отчеты, процедуры для персонала, этикетки для дальнейшей обработки товара). Аналитические инструменты WMS играют ключевую роль в управлении возвратами. Они предоставляют данные, необходимые для анализа причин возвратов и разработки стратегий по их уменьшению.

В итоге владелец склада получает в управление важные аналитические функции, такие как отчеты по причинам возвратов и мониторинг показателей эффективности. Система может генерировать отчеты, которые помогают выявить основные причины возвратов и разработать меры по их устранению.

Аналитика данных позволяет отслеживать ключевые показатели, такие как время обработки возвратов, затраты и процент повторной продажи возвращенных товаров, процент товаров отправленных на утилизацию, затраты на функционирование складского хозяйства.

Инструмент 3. Интеграция с внутренними системами учета и CRM

Интеграция WMS систем с системами учета и CRM позволяет синхронизировать данные о возвратах с общей системой управления компании, обеспечивая прозрачность и точность учета. Возвраты могут занимать значительное пространство на складе и создавать дополнительные нагрузки на сотрудников.

WMS помогают оптимизировать размещение и обработку возвращенных товаров. Инструменты для оптимизации включают управление пространством, улучшение маршрутов, обучение и развитие персонала. Система помогает оптимально использовать складские площади, выделяя специальные зоны для хранения возвращенных товаров, может оптимизировать маршруты перемещения товаров по складу, что сокращает время на обработку возвратов.

Для эффективного управления возвратами необходимо, чтобы сотрудники были хорошо обучены и обладали необходимыми навыками. WMS системы могут поддерживать обучение персонала через встроенные инструменты и руководства - пошаговые инструкции для обработки возвратов, стандартные операционные процедуры (Standard operating procedure, далее - SOP) что упрощает обучение новых сотрудников.

Также эффективный инструмент это анализ KPI, оценка производительности каждого сотрудника склада, благодаря аналитическим данным можно оценивать работу сотрудников и выявлять области, требующие улучшения или дополнительного обучения.

Инструмент 4. Интеграция с внешними поставщиками и партнерами

Эффективное управление возвратами часто требует тесного взаимодействия с поставщиками и партнерами по транспортной логистике. WMS системы могут интегрироваться с внешними системами для улучшения координации и обмена данными. Преимущества интеграции состоят в сокращении времени обработки и возможности совместного планирования.

Обмен данными в реальном времени позволяет ускорить процесс возврата и минимизировать задержки, а совместная работа с поставщиками и партнерами позволяет лучше планировать обработку и распределение возвращенных товаров. В систему также можно встраивать методы оценки и переоценки поставщиков, например, ABC анализ – в аналитической базе данных будет постоянно осуществляться верификация по надежности.

В заключении добавлю, что автоматизация процесса возврата товара осуществляется по аналогии с процессом приемки товара, это значительно упрощает идентификацию товара в системе WMS. Товар, который подлежит возврату, идентифицируется не по отношению к конкретному поставщику, а по отношению к заказу, который был сделан потребителем.  

К тому же, возврат часто включает не только сам товар, но и соответствующее оборудование, тару, упаковку, расходные материалы, которые могут требовать особого отношения и соблюдения дополнительных условий, использование погрузочно-разгрузочной техники в случае крупногабаритных грузов также снова задействуется внепланово, а это довольно весомая цифра в дополнительных операционных затратах.

Встроенные инструменты и стратегии развития WMS позволяют повышать точность операционной деятельности, предотвращают потери от поставки заведомо некачественных товаров потребителям, оптимально распределяют загрузку складских площадей в случае возвратов и дают полную и достоверную аналитическую отчетность.

Оптимизация процессов возврата товаров с помощью WMS позволяет значительно снизить операционные затраты и повысить эффективность складских операций.

Автоматизация, аналитика, интеграция и обучение персонала — это ключевые элементы, которые помогают управлять возвратами более эффективно. Внедрение этих стратегий и инструментов не только улучшает работу склада, но и повышает уровень удовлетворенности клиентов, что является важным конкурентным преимуществом в современном бизнесе.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!