Аренда или покупка онлайн-кассы: что выбрать

Если бизнесу в своей работе нужно использовать онлайн-кассу, её можно купить или арендовать. В новой статье разбираемся, когда предпринимателю выгоднее арендовать или покупать кассу и какие бонусы вместе с устройством получит бизнес, если брать технику «напрокат».

Можно ли взять кассу в аренду: что говорит закон?

Работу с онлайн-кассами регулирует 54-ФЗ. Закон не запрещает брать в аренду ККТ. Главное, чтобы она соответствовала требованиям:

• Устройство должно входить в реестр ККТ. Он обновляется по мере того, как на рынке появляются новые модели касс. Найти реестр контрольно-кассовой техники можно на сайте налоговой;
• Онлайн-касса должна быть подключена к интернету и передавать данные Оператору фискальных данных (ОФД);
• В кассе должен быть установлен фискальный накопитель (ФН) – устройство, которое шифрует и хранит все чеки. Кстати, ФН также должен быть из реестра фискальных накопителей.

Преимущества аренды кассы

Аренда онлайн-кассы выгодна в случаях, когда:

• Предприниматель находится на старте дела. При открытии нового бизнеса требуется немалая сумма денег и не всегда владельцу может хватить финансов на те или иные расходы. К примеру, оборудовать рабочее место кассира (РМК) будет стоить от 60 000 рублей. Если нет возможности купить кассу сразу, её можно взять в аренду – на первоначальном этапе это сэкономит бюджет;
• Продавец торгует сезонными товарами. Например, зимой предприниматель продаёт ёлки, а летом – горячую кукурузу. В межсезонье касса не понадобится, а покупать аппарат и использовать его только несколько месяцев в году – невыгодно. Чтобы не переплачивать, достаточно арендовать ККТ на тот срок, который необходим;
• Бизнес расширяется. При открытии новой торговой точки нельзя спрогнозировать точную рентабельность. В самом начале полезнее будет арендовать кассу. Если расширение бизнеса не будет успешным, то финансовые потери с приобретением ККТ будут минимальные.

Преимущества покупки кассы

• Если предприниматель работает круглый год, выгодно приобретать кассу сразу. В таком случае покупка оплачивается один раз, а аппарат останется с вами на много лет вперёд;
• Нет ежемесячных обязательных платежей. Покупая кассу, владельцу бизнеса не нужно каждый месяц оплачивать аренду устройства;
• Выбор техники на кассовом рынке обширный. Как правило, арендодатель ККТ предлагает к выбору ограниченное количество аппаратов «на прокат», зато купить можно любую модель кассы.

Бизнесу понадобится не только онлайн-касса

Кроме кассы, предпринимателю дополнительно нужно приобрести:

• Фискальный накопитель – обязательная покупка. По закону продавать товары с использованием кассы без ФН запрещено;
• Услуги Оператора фискальных данных – пользователи касс должны работать с ОФД, так как он собирает, обрабатывает и передаёт информацию по кассе в налоговую. Услуги ОФД оплачиваются отдельно;
• Программное обеспечение, с помощью которого будут проводиться кассовые операции.

Дополнительным преимуществом в работе предпринимателя станет использование товароучётной системы. Это необязательно, но в случае ведения на РМК товарного учёта, будет плюсом, если кассовое ПО сможет выполнять данную функцию.

Например, программа автоматически сможет считать остатки товаров после продаж или других операций. Или кассир автоматизирует процесс инвентаризации без письменных подсчётов или ведения табличек в Excel.

Читайте также: Как вести товароучёт розничному магазину

Сколько стоит аренда и покупка кассы?

Взять в аренду готовый комплект ККТ с программным обеспечением можно за 2790 рублей в месяц. Например, арендуя ККТ у «БИФИТ Кассы», за эти деньги предприниматель дополнительно получит:

• Фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев;
• Кассовое ПО «БИФИТ Касса»;
• Доступ без ограничений в веб-кабин6ет «БИФИТ Бизнес»;
• Договор с ОФД на год;
• Регистрацию в ФНС;
• Обучение и настройку кассы;
• Бесплатную замену ФН и продление ОФД.

В данном случае аренда будет стоить дешевле, чем покупка. В среднем приобретение онлайн-кассы обходится бизнесу в 25-30 тысяч рублей. Кроме покупки устройства, предпринимателю нужно заложить средства на фискальный накопитель – около 12 000 рублей, кассовую программу – 8 000 рублей. Услуги ОФД в среднем обойдутся в 3 000 рублей, регистрация кассы в ФНС – 2 000 рублей, настройка ККТ, техническое обслуживание – от 1 000 рублей. Если компания дополнительно заключает договор с сервисным центром, необходимо ежеквартально оплачивать услуги СЦ, даже если техника не ломается.

Итого, покупая онлайн-кассу, предпринимателю придётся разово заплатить 56 000 рублей с учётом дополнительных расходов. Это средняя цена по рынку – итоговая стоимость будет зависеть от модели конкретной ККТ, от производителя кассового ПО, выбора ОФД и других услуг.

Касса + программа

Арендуя ККТ, отдельное внимание стоит обратить на кассовое и товароучётное ПО. Вместе с устройством «БИФИТ Касса» вместо дополнительных расходов на лицензию (6 500 рублей) бесплатно предлагает полный доступ ко всем возможностям программы и веб-кабинета «БИФИТ Бизнес»:

• Проведение кассовых операций;
• Работа с маркировкой и ЕГАИС;
• Товарный и складской учёт;
• Производство и заказы на закупку;
• Использование программы лояльности;
• KPI и управление сотрудниками;
• Обмен с 1С;
• Аналитика и отчёты.

Резюме

Что выбрать: аренду или покупку кассы – зависит от нужд бизнеса. Однако аренда кассы на первоначальном этапе требует минимальных затрат и имеет свои преимущества:

• Бизнес получает готовую кассу, которая прошла регистрацию в налоговой;
• К устройству уже подключен интернет, ОФД;
• У аренды низкая стоимость ежемесячного платежа;
• Кассовая программа уже включена в стоимость аренды;
• Если касса сломается, её заменят на другую бесплатно.

Обратите внимание на то, что фискальный накопитель в аренду брать нельзя, его необходимо дополнительно приобретать к ККТ. «БИФИТ Касса» предлагает устройство в аренду вместе с ФН – это дополнительная экономия ваших расходов.