Средневолжская газовая компания запустила систему документооборота на 1200 рабочих мест

ООО «СВГК» — областная газораспределительная организация, осуществляющая транспортировку газа, строительство и эксплуатацию объектов газового хозяйства. Компания ведет деятельность на территории Самарской области через территориальные структурные подразделения. В ООО «СВГК» работает более 5 тыс. человек, что создает обширный внутренний и внешний документооборот.

Ежедневно в компании ведется работа с 10 000 контрагентами, а это более 45 000 документов объемом от 1 до 50 листов. До автоматизации сотрудники обменивались информацией через e-mail и бумажные носители, что увеличивало сроки согласования документов. Отсутствовали инструменты контроля исполнения, которые позволили анализировать работу с входящими, исходящими и внутренними документами компании в разрезе подразделений и сотрудников компании. Перечисленные особенности имеющейся системы порой приводили к различным издержкам, неэффективному использованию ресурсов, затрудняли принятие отдельных управленческих решений.

С учетом возникающих проблем руководством ООО "СВГК" было принято решение организовать единую информационную систему на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП». Исполнителем работ по внедрению стали специалисты компании «1С-Рарус» в Самаре.

Результаты проекта

• "1С:Документооборот КОРП" сделал прозрачным и удобным процесс согласования внутренних документов. Автоматизировано 1200 рабочих мест: теперь каждый сотрудник в режиме реального времени видит статус, местонахождение документа и ответственного за его согласование, имея возможность влиять на ускорение согласования. Выполнение внутреннего регламента согласования документов стало комфортным для сотрудников.

• Переход на электронный документооборот позволил свести к нулю риск потери документов, т.к. необходимая документация хранится в единой системе и доступна для сотрудников в любое время.

• За счет автоматизации операционных процессов документооборота усовершенствовалось и ускорилось согласование приказов, служебных записок, исходящей корреспонденции.

• Улучшился контроль исполнения приказов, служебных записок, входящих документов и рассылки организационно-распорядительной документации на исполнение.

• На 30% сократились операционные и административные расходы (бумага и расходные материалы, транспортные и почтовые расходы) за счет отказа от бумаги и транспортировки документации из офиса в офис. Оформление документов, отправка и доставка происходит в режиме реального времени с помощью "1С:Документооборот КОРП".

• Впервые в компании используется на 100% процесс безбумажного документооборота, в который вовлечены 1200 сотрудников компании, с оборотом более 45 000 документов в месяц. Проект не только социально-значимый в рамках СВГК, позволяет сотрудникам держать социально-значимую дистанцию, но и экологичный - за счет экономии бумаги и электроэнергии при печати документов.

• Внедрение системы “1С:Документооборот КОРП” в срок позволило СВГК без потерь перевести сотрудников на удаленный режим работы в период карантина. С марта 2020 года компания полностью перешла в онлайн-режим, сохранив при этом эффективность работы с внутренним документооборотом. На текущий момент часть подразделений продолжает работать удаленно.

• В результате проекта выросли уровень и скорость обработки обращения граждан, обработка и хранение обращений реализованы в единой базе. Теперь на основании входящего документа в системе создается обращение и направляется ответственному лицу на рассмотрение в электронном виде, что позволяет сократить срок рассмотрения в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 N 59-ФЗ

Селиванов Константин Александрович, руководитель ИТ-отдела:

Для руководителей подразделений упростилась задача контроля задач, исполняемых подчиненными работниками. Теперь не нужно держать всю информацию в голове или вести какие-то реестры в электронных таблицах. Достаточно открыть в Документообороте раздел «Задачи отдела», где по каждому работнику видны текущие задачи. Удобно использовать систему в качестве своеобразной «напоминалки» о задачах, находящихся в работе. Также отпала необходимость в копировании договоров для передачи копий в бухгалтерию и подразделению-исполнителю. Теперь эта информация передается в электронном виде. Все это позволило частично сократить трудозатраты на работу с документами.

ООО "СВГК" стала одной из первых в России крупных региональных компаний, объединивших усилия разрозненных газораспределительных организаций. Первой в стране перешла к выполнению областной программы газификации за счет собственных средств, с декабря 2004 года входит в состав Российского газового общества, объединяющего элиту газовой отрасли страны. Первой создала систему обслуживания внутридомового газового оборудования (ВДГО), с апреля 2011 года является членом Общероссийского объединения работодателей нефтяной и газовой промышленности. Создала и оснастила в 2013 году собственную профессиональную аварийно-спасательную службу и реализовала уникальный проект – создание Единой диспетчерской службы.