Как «Ясная Поляна» управляет наличной выручкой с помощью онлайн-инкассации

Сегодня все больше культурных объектов – театров, концертных площадок, музеев – задумываются о технологичном управлении финансовыми потоками. Об опыте автоматизации работы с наличной выручкой рассказывают представители музея-усадьбы Льва Николаевича Толстого «Ясная Поляна» – директор музея Екатерина Толстая и главный бухгалтер Александр Гаврилов, а также вице-президент Газпромбанка Наталья Захарова.

Кроме того, в деревне Ясная Поляна мы организовали Дом культуры, где проходят кинопоказы, концерты и театральные постановки. Также мы открыли детский сад для детей сотрудников музея и жителей деревни. Поэтому могу сказать без преувеличения, что «Ясная Поляна» сегодня – это культурный и социальный кластер, место притяжения не только для жителей Тульской области, но и для гостей со всей России.

Также сейчас у «Ясной Поляны» есть филиалы в Тульской области: родовое имение Толстых в Никольском-Вяземском, филиалы в селе Крапивна Щекинского района, с которым была связана общественная деятельность Льва Николаевича. В Крапивне нашим филиалом является краеведческий музей, а в прошлом году мы открыли новый современный Музей земства.

Дом-музей Льва Толстого в Ясной Поляне. Фото: Artyom Mirniy/shutterstock

Ранее мы обрабатывали наличные с помощью классической инкассации. Процесс был многоступенчатый: каждое утро внутренняя служба инкассации «Ясной Поляны» проезжала по нашим точкам, собирала наличную выручку за предыдущий день. К этому моменту кассиры должны были подготовить деньги и сопроводительные документы. После этого выручка централизованно попадала в бухгалтерию музея, где ее снова пересчитывали и готовили сопроводительные документы для банка. Ближайшее отделение, к слову, находится от нас на расстоянии 15 километров.

Ручная обработка наличной выручки занимала у сотрудников слишком много времени, а кроме того, нам не нравилось, что приходится оставлять деньги на ночь в кассах – это было неудобно и небезопасно. Поэтому около года назад мы перешли на онлайн-инкассацию наличной выручки с помощью автоматизированной депозитной машины (АДМ) Moniron компании Profindustry. Банком-партнером «Ясной Поляны» в этом проекте выступил Газпромбанк.

Екатерина Толстая: К слову, тогда все очень удачно и своевременно сложилось: накануне совещания с Газпромбанком мы с Александром Станиславовичем обсуждали, что хотим сделать процесс инкассации более современным, максимально автоматизированным, простым и безопасным. И буквально на следующий день Газпромбанк предложил нам попробовать онлайн-инкассацию с АДМ.

– Александр, какие задачи вам удалось решить с помощью онлайн-инкассации и АДМ?

Александр Гаврилов: Онлайн-инкассация позволила нам избежать ручной обработки кассирами денежных средств и подготовки сопроводительных документов для инкассации. Теперь в конце рабочего дня кассиры могут самостоятельно сдать деньги в АДМ, это быстро, удобно и комфортно для них. Благодаря этому бизнес-процессы управления наличной выручкой стали полностью прозрачными.

Кроме того, после внесения в АДМ деньги почти сразу оказываются на лицевом счете, и они маркированы в соответствии с видом оказанных посетителям музея услуг. Кстати, именно эту задачу мы ставили перед Газпромбанком во время пилотного внедрения услуги – прописать все виды операций, по которым деньги должны корректно зачисляться на наш лицевой счет.

– Наталья, расскажите, пожалуйста, как проходил процесс настройки АДМ и услуги онлайн-инкассации под специфику работы «Ясной Поляны»?

Наталья Захарова, вице-президент Газпромбанка: Действительно, услуга онлайн-инкассации для «Ясной Поляны» уникальна тем, что большое число видов выручки необходимо было «зашить» в одну депозитную машину. Мы выстраивали бизнес-процесс таким образом, чтобы в банковской выписке эта выручка разделялась. С одной стороны, мы адаптировали наше программное обеспечение таким образом, чтобы все потоки выручки были распределены и бухгалтер мог легко ориентироваться в них, с другой – мы подобрали подходящую депозитную машину, чтобы она могла аккумулировать потоки выручки и производить необходимую разбивку. Это заняло определенное время, мы работали в тандеме с клиентом и производителем АДМ Moniron компанией Profindustry, которая внесла необходимые изменения в АДМ для соответствия запросу клиента.

– Екатерина, расскажите, пожалуйста, как ваши сотрудники отнеслись к тому, что вам теперь нужно сдавать деньги не инкассатору, а в депозитную машину?

Екатерина Толстая: Люди по-разному воспринимают инновации, поэтому, когда мы рассказали о переходе на АДМ, поначалу это вызвало некоторую настороженность: «А как это будет? А справимся ли мы?» Однако сейчас наши сотрудники не представляют себе другого пути, настолько они привыкли к тому, что АДМ избавила их от большого объема бумажной работы.

Александр Гаврилов: Действительно, работать с АДМ просто и комфортно, сотрудники справляются с этим четко, вопросов возникает немного. В любом случае, круглосуточная техническая поддержка производителя АДМ реагирует на любые ситуации вовремя, грамотно и профессионально.

– Наталья, сегодня многие культурные объекты задумываются о технологичной обработке наличной выручки. Какие первые шаги они должны сделать совместно с банком-партнером?

Наталья Захарова: В первую очередь нам необходимо проанализировать информацию о выручке и бизнес-процессах компании. Далее мы производим расчет, показываем компании эффективность выбранного решения. При этом мы общаемся не только с казначеями, но также с операционными менеджерами, службой безопасности и другими смежными подразделениями компании-клиента.

Далее мы запускаем пилотный проект по внедрению онлайн-инкассации на двух-трех торговых точках клиента, после чего учитываем все пожелания компании и реализуем масштабное внедрение. При этом, конечно же, мы обучаем сотрудников торговых точек работе с АДМ и внимательно отслеживаем обратную связь от них.

В любом случае, на каждом этапе мы действуем совместно с клиентом: от составления дорожной карты проекта до масштабного внедрения онлайн-инкассации на всех торговых точках компании.

Важно понимать, что технологии, которые сегодня кажутся необычными, завтра становятся объективной реальностью, «золотым стандартом» многих отраслей экономики. Сегодня мы видим, как это происходит с онлайн-инкассацией – технологией, которая изначально разрабатывалась для розницы, а сегодня ее используют компании из сферы энергетики, металлургии, медицины, культуры и многих других. И это в очередной раз подтверждает, что, независимо от отрасли, от масштаба компании и объема ее выручки, онлайн-инкассация может быть адаптирована под потребности любого клиента.

Retail.ru