Зачем производитель шоколада Lindt & Sprüngli внедрил Систему контроля данных DTS?

Задачи:

В результате роста производителю шоколада Lindt & Sprüngli возникла потребность в автоматизации получения отчетов и данных о продажах от сетей и дистрибьюторов для того, чтобы в дальнейшем иметь возможность обеспечить бесперебойную логистику, а также добиться точного прогнозирования продаж. На тот момент данные о продажах приходили в  формате Excel. Были поставлены задачи:

-        сбор данных о вторичных продажах;

-        сбор данных о состоянии складов дистрибьюторов;

-        бизнес-аналитика, прогнозирование продаж.

Решение

Внедрение Системы контроля данных (Data Tracking Service, DTS)

Результат:

-        снижение временных затрат на сбор и обработку данных на 75%;

-        отслеживание динамики продаж, возможность планирования и прогнозирования.

Предпосылки внедрения

«Компания Lindt известна на мировом рынке достаточно давно, в России как самостоятельная компания появилась в 2013 году, — рассказывает Кирилл Сорочкин, Supply Chain Director компании Lindt & Sprüngli, Russia. — Именно потому, что по объему российский рынок является для нашей компании вторым в мире, Lindt & Sprüngli решила открыть здесь свой офис, заниматься продажами и дистрибуцией самостоятельно, использовать свою систему маркетинга. На сегодняшний день имеются контакты со всеми крупными федеральными торговыми сетями, такими как «О'Кей», «Магнит», «Ашан» и другие, также существует сеть дистрибьюторов — их порядка 30. Кроме того, компания ведет бизнес с крупными локальными сетями, работающими в формате современной торговли. Основные наши продуктовые категории — пралине, шоколадные конфеты Lindor и шоколадные плитки Lindt Exellence. В целом достаточно большой ассортимент — около 100 SKU, включая сезонные».

Основные пики продаж, конечно, перед праздниками: 8 Марта, Новый год — рост начинается с сентября... Локального производства нет, продукция импортируется из Германии, Франции, Италии, Швейцарии, Австрии, Польши.

Как отмечает Кирилл Сорочкин, марка Lindt была известна в России, и товар был и остается интересным федеральным сетям.

Сотрудничество начиналось с премиального и верхнего ценового сегмента — «Азбуки Вкуса», «О'Кей», а далее, поскольку товар людям нравится, стали заключаться контракты с сетями, работающими в формате «магазины у дома»: «Магнитом», «Дикси» и т. д. В процессе налаживания сотрудничества с федеральными сетями основной задачей было обеспечить не только потенциальный контракт, но и логистику, включая системную и аналитическую поддержку, сбор данных — и все это в довольно сжатые сроки. Первые полгода данные о продажах получали в формате Excel, и поскольку объем был невелик — все они обрабатывались вручную. «Затем компания развивалась, заключались новые контракты — работы стало больше, потребовалась аналитика: данные о вторичных продажах дистрибьюторов необходимы при любом планировании продаж. Запустили пилотный проект по сбору и обработке данных с другой компанией — не понравилось. После этого начали сотрудничать с CISLINK. Поскольку были наслышаны о компании, решили не запускать пилот, начинать работать сразу — и до сих пор все функционирует отлично», — резюмирует Екатерина Зайцева, бизнес-аналитик (Business Analyst).

Опыт внедрения

Подключение дистрибьюторов происходило постепенно: в течение полугода порядка 10 компаний. Процесс подключения занимал примерно 30 дней, большинство дистрибьюторов, зная марку продукции, очень охотно идут на контакт. С крупными дистрибьюторами проблем нет — как правило, у них уже есть опыт автоматической обработки данных о продажах. Иногда небольшие компании первое время не доверяют DTS— но это проходит в процессе работы. В настоящее время в обороте дистрибьюторов — 30-35% продукции компании (цифра может меняться, в зависимости от оборота крупных сетей). Кирилл Сорочкин отмечает, что на сегодняшний день основная задача, решаемая через дистрибьюторов — поставки в локальные сети, работающие в формате современной торговли. Бизнес становится все более сегментированным, регулируемым, и для его понимания, стратегических и тактических решений аналитика, получение данных абсолютно необходимы. Как стоит работать, как управлять, на что фокусировать людей — для всех этих решений необходимы сбор и обработка данных», — комментирует Кирилл Сорочкин.

Данные о продажах дистрибьюторов компания получает через Бизнес-портал CISLINK. Кроме того, данные в формате стандартного отчета CISLINK раз в сутки поступают на ftpи координируются с внутренней базой компании. Управлением доступом к Бизнес-порталу занимается бизнес-аналитик Lindt & Sprüngli, этот специалист также раз в полгода проводит тренинги по работе с отчетами для региональных сотрудников, которые в основном и пользуются Бизнес-порталом.

Эффект CISLINK

90% дистрибьюторов — крупные компании из Москвы, Сибири, Северо-Запада — выгружают данные каждый день, остальные — 3-4 раза в неделю. Данные по состоянию склада не всегда свежие, иногда трехдневной давности — но это не является проблемой. А дистрибьюторы с большими объемами продаж работают идеально в срок. Погрешность — задвоение данных о продажах — возникла всего один раз, с дистрибьютором с небольшим объемом продаж, из-за того, что продукция бралась также у другой компании. А в целом, благодаря автоматизации сбора и обработки данных на подготовку отчетности экономится порядка 75% рабочего времени. Если раньше каждый дистрибьютор присылал данные о продажах в своем формате и сначала они обрабатывались региональными супервайзерами, не каждый из которых сведущ в Excel, далее супервайзер отправлял отчет своему руководителю — RSM-у, и лишь потом отчет попадал к нам, то сейчас, благодаря автоматизации, вместо двух-трех недель процесс получения данных занимает один день.

О чем говорят отчеты?

«Обычно мы используем селл-ин, селл-аут, данные о стоках и историю с прошлого года на уровне города, региона, дистрибьютора, можем уйти в детализацию разных уровней и увидеть данные. Сотрудники в регионах используют и для планирования селл-ин, подкастирования следующего периода. Они видят, что, например, проблема — селл-аут падает, то есть важно знать почему: это цена, это ротация, это дистрибуция. На основе этих данных они могут принимать решения и понимать, над чем нужно работать», — говорит Кирилл Сорочкин. Кирилл  отмечает, что в планировании продаж важны две категории: выполнение плана и данные в сравнении с прошлым годом. На основании этих данных можно судить о росте и падении продаж. «Если мы имеем, кроме того, селл-ин — это открывает возможности анализировать и планировать, — конкретизирует он. — Без селл-ина возможность полной аналитики закрыта. Для меня это связующее звено с планами компании: компания мыслит селл-ином. Она оценивает себя, свои продажи по селл-ауту, но по факту селл-ин — это то, что мы продали. Это ключевое, на его основе строятся любые финансовые отчеты».

Планы по развитию