«Восток-Сервис» автоматизирует перевозки

Логистической инфраструктурой крупных вертикально-интегрированных компаний невозможно эффективно управлять без автоматизации процессов. Поэтому группа компаний «Восток-Сервис» внедрила автоматизированную систему учета транспорта, что позволило ускорить планирование перевозок, оптимизировать трудозатраты и повысить контроль расходов. 

«Восток-Сервис» автоматизирует перевозки

В инфраструктуре логистики работают два основных склада — в городах Раменское и Балашиха. Осуществляется подача транспорта на предприятия собственного производства, для доставки грузов в филиалы, оптово-розничные магазины, юридическим и физическим лицам. Ежедневная потребность в транспорте составляет от 40 до 60 единиц техники разной грузоподъемности.

Проблема

С ростом компании планировать перевозки в ручном режиме становилось все тяжелее. Как рассказала начальник транспортной логистики ГК «Восток-Сервис» Наталья Титова, приходилось полагаться только на опыт логистов компании.

В дни пиковых нагрузок сотрудники вынуждены были подолгу задерживаться на работе. Не было удаленного доступа к системе, и чтобы что-то оформить, нужно было приезжать на рабочее место. Все расчеты делались вручную из Exсel-таблиц.

Каждый отчет давался очень непросто — чтобы оцифровать результат, приходилось «тянуть» информацию из разных источников. Запрашиваемая подразделениями информация о транспортных средствах выдавалась ограниченно и с опозданием. Все эти причины стали предпосылками для автоматизации системы.

Задача

Были проанализированы назревшие проблемы и выделены основные ожидания от автоматизации. Требовалось:

• усилить контроль транспортных расходов за счет формирования рейсов от разных юридических лиц группы;
• автоматизировать процесс планирования перевозок для оптимизации рабочего времени специалистов;
• упростить процессы работы пользователей, обеспечив доступность, эргономичность и быстродействие;
• повысить удовлетворенность внутреннего клиента;
• создать автоматическую тарификацию;
• разграничить права и роли пользователей в системе;
• обеспечить удаленный доступ;
• обеспечить удобное получение аналитики;
• делать расчет мотивации отдела, KPI сотрудников.

Были разработаны критерии системы автоматизации. Основные требования отдела транспортной логистики при выборе решения — способность системы автоматизировать существующие логистические процессы компании, простая интеграция с другими учетными системами, открытый код платформы, минимум модернизации и доработок (так как уже был негативный опыт переписывания программы).

«Восток-Сервис» автоматизирует перевозки

Система должна была иметь возможность тиражирования на региональные представительства и новые территории присутствия компании. Немаловажным фактором являлась стоимость внедрения и поддержания проекта. Кроме того, это должен быть надежный добросовестный партнер, сопровождающий развитие группы.

По результатам тендера выбрано отраслевое решение компании ITOB — «1С:TMS Логистика . Управление перевозками». Программный продукт реализован на платформе «1С:Предприятие 8», интегрирован в «1С:ERP». Система имеет модульную структуру, все модули функционируют в едином информационном пространстве. Была сформирована команда проекта, в которую вошли специалисты «Восток-Сервис» и ITOB. 

Решение

Цель первого этапа внедрения программы — запуск системы в промышленную эксплуатацию. Переход на новое программное обеспечение — от написания технического задания до запуска — потребовал около 9 месяцев, с учетом того, что все бизнес-процессы логистики к тому времени были уже выстроены.

Было проведено предпроектное обследование, во время которого интервьюировали всех сотрудников отдела транспортной логистики. На основе обследования написано частное техническое задание.

«Восток-Сервис» автоматизирует перевозки

• настройку справочников,
• установку программного обеспечения на рабочей стол пользователя,
• настройку обмена данными,
• тестирование программного обеспечения,
• подготовку к запуску в опытную эксплуатацию, заведение нормативно справочной информации,
• обучение сотрудников.

После этого была проведена опытная эксплуатация.  Следующим этапом стало приемочное тестирование, состоящее из следующих шагов:

• подготовка рабочих инструкций,
• приемо-сдаточные испытания
• обучение пользователей.

Большое внимание было уделено обучению сотрудников.

«Нельзя пренебрегать обучением, чем лучше подготовим персонал, тем меньше потом будет проблем, — говорит Наталья Титова. — Подготовка сотрудников длилась почти 4 недели, обучение проходило по группам. И сейчас в открытом доступе находится инструкция по работе в системе, что очень удобно».

Затем прошла опытно-промышленная эксплуатация, после чего система была запущена в промышленную эксплуатацию.

Результат

Единовременно в систему «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» перешли около  300 пользователей. Переведены из учетной системы порядка 120 тыс. контрагентов. Всем региональным представительствам открыт удаленный доступ к системе. Основные задачи проекта были выполнены.

1. Теперь заказы на перевозку фиксируются менеджерами по четким правилам, что привело к упрощению обработки входящих заданий логистами. Последовательность действий приводит к тому, что пользователь просто не может неправильно заполнить задание.
2. Реализована возможность формирования рейсов из заданий на перевозку, полученных на разные собственные организации, то есть, в одной машине перевозится несколько заказов, полученных на организации, входящие в ГК.
3. Увеличилась скорость создания рейсов, при этом минимизированы трудозатраты логистов. Если раньше в пиковые нагрузки приходилось засиживаться допоздна, то сейчас к 16-17 часам все рейсы на следующий день уже созданы.
4. В несколько раз увеличена скорость обработки заданий на мультимодальные перевозки, с помощью ряда удобных инструментов для корректировки и дополнения заданий, поступающих логисту от менеджеров. Как правило, мультимодальные перевозки осуществляются для небольших партий груза, с которыми обычно много проблем. Применение специальных удобных инструментов позволило ограничиться формированием рейсов в рамках только одного перевозчика, что очень ускорило процесс: если до внедрения на одну заявку на груз тратили порядка минуты, то сейчас за минуту получается обработать 20-50 заданий на мультимодальные перевозки.
5. Повысилась эффективность и скорость согласования маршрута рейса c перевозчиками. Если раньше задания посылались по электронной почте, то теперь отправляются перевозчику напрямую, что сократило время обработки.
6. Возросла скорость согласования службы безопасности водителей и транспортных средств. Сотрудников службы безопасности подключили к системе, и логист может работать с документом только после проверки безопасности  рейса.
7. Процесс контроля прохождения маршрута стал более наглядным и прозрачным. Логист компании в любое время может получить данные о том, где и когда выгрузился транспорт.
8. Автоматизирован расчет плановых затрат на перевозку по тарифам компаний-перевозчиков. Плановые затраты считает система, и пользователь не может вручную изменить цифры, что удобно для сравнения плановой и фактической стоимости перевозки.
9. Реализована возможность формирования и перераспределения затрат на перевозку в разрезе структурных подразделений группы компаний. В одной машине можно везти груз для нескольких подразделений и разносить по ним транспортные затраты. Можно легко  получить информацию за любой период о том, сколько перевезено в рамках рейса, по какой стоимости и по каким подразделениям.
10. Возросло удобство работы с данными за счет наполнения единой информационной базы данными нормативно-справочной информации.

«Восток-Сервис» автоматизирует перевозки

Особое внимание уделено договорным отношениям. Договора внесены в систему, и теперь автоматически приходит напоминание об окончании срока действия, необходимости пролонгировать договор или заключить дополнительные соглашения.

Помогает работать визуализация информации на электронных картах. Логист видит на карте сразу все рейсы и может составлять маршрут движения конкретного транспортного средства.

Таким образом, первый этап внедрения программы завершен, и начался второй — усовершенствование процессов, запуск новых сервисов. «Восток-Сервис» планирует на базе решения сделать личный кабинет для перевозчиков, запустить сервис «мобильный клиент», провести интеграцию с транспортными компаниями, и внедрить ряд других доработок.

Читайте также кейсы:

• Крупнейший поставщик «Магнита» и «Ленты» выполняет заказы на 20% быстрее с помощью новых технологий
• Производитель обуви «Брис-Босфор»: автоматизация по-крупному
• «Ремит»: автоматизация как драйвер для внедрения инноваций
• ТД «Гулливер и Ко» оптимизировал бизнес-процессы с помощью ERP-системы

Вера Королева, Retail.ru