«Восток-Сервис» автоматизирует перевозки

Логистической инфраструктурой крупных вертикально-интегрированных компаний невозможно эффективно управлять без автоматизации процессов. Поэтому группа компаний «Восток-Сервис» внедрила автоматизированную систему учета транспорта, что позволило ускорить планирование перевозок, оптимизировать трудозатраты и повысить контроль расходов. 

В инфраструктуре логистики работают два основных склада — в городах Раменское и Балашиха. Осуществляется подача транспорта на предприятия собственного производства, для доставки грузов в филиалы, оптово-розничные магазины, юридическим и физическим лицам. Ежедневная потребность в транспорте составляет от 40 до 60 единиц техники разной грузоподъемности.

Проблема

С ростом компании планировать перевозки в ручном режиме становилось все тяжелее. Как рассказала начальник транспортной логистики ГК «Восток-Сервис» Наталья Титова, приходилось полагаться только на опыт логистов компании.

В дни пиковых нагрузок сотрудники вынуждены были подолгу задерживаться на работе. Не было удаленного доступа к системе, и чтобы что-то оформить, нужно было приезжать на рабочее место. Все расчеты делались вручную из Exсel-таблиц.

Каждый отчет давался очень непросто — чтобы оцифровать результат, приходилось «тянуть» информацию из разных источников. Запрашиваемая подразделениями информация о транспортных средствах выдавалась ограниченно и с опозданием. Все эти причины стали предпосылками для автоматизации системы.

Задача

Были проанализированы назревшие проблемы и выделены основные ожидания от автоматизации. Требовалось:

• усилить контроль транспортных расходов за счет формирования рейсов от разных юридических лиц группы;
• автоматизировать процесс планирования перевозок для оптимизации рабочего времени специалистов;
• упростить процессы работы пользователей, обеспечив доступность, эргономичность и быстродействие;
• повысить удовлетворенность внутреннего клиента;
• создать автоматическую тарификацию;
• разграничить права и роли пользователей в системе;
• обеспечить удаленный доступ;
• обеспечить удобное получение аналитики;
• делать расчет мотивации отдела, KPI сотрудников.

Были разработаны критерии системы автоматизации. Основные требования отдела транспортной логистики при выборе решения — способность системы автоматизировать существующие логистические процессы компании, простая интеграция с другими учетными системами, открытый код платформы, минимум модернизации и доработок (так как уже был негативный опыт переписывания программы).

Система должна была иметь возможность тиражирования на региональные представительства и новые территории присутствия компании. Немаловажным фактором являлась стоимость внедрения и поддержания проекта. Кроме того, это должен быть надежный добросовестный партнер, сопровождающий развитие группы.

По результатам тендера выбрано отраслевое решение компании ITOB — «1С:TMS Логистика . Управление перевозками». Программный продукт реализован на платформе «1С:Предприятие 8», интегрирован в «1С:ERP». Система имеет модульную структуру, все модули функционируют в едином информационном пространстве. Была сформирована команда проекта, в которую вошли специалисты «Восток-Сервис» и ITOB. 

Решение

Цель первого этапа внедрения программы — запуск системы в промышленную эксплуатацию. Переход на новое программное обеспечение — от написания технического задания до запуска — потребовал около 9 месяцев, с учетом того, что все бизнес-процессы логистики к тому времени были уже выстроены.

Было проведено предпроектное обследование, во время которого интервьюировали всех сотрудников отдела транспортной логистики. На основе обследования написано частное техническое задание.

Далее началось внедрение программного обеспечения, включающее в себя:

• настройку справочников,
• установку программного обеспечения на рабочей стол пользователя,
• настройку обмена данными,
• тестирование программного обеспечения,
• подготовку к запуску в опытную эксплуатацию, заведение нормативно справочной информации,
• обучение сотрудников.

После этого была проведена опытная эксплуатация.  Следующим этапом стало приемочное тестирование, состоящее из следующих шагов:

• подготовка рабочих инструкций,
• приемо-сдаточные испытания
• обучение пользователей.

Большое внимание было уделено обучению сотрудников.

«Нельзя пренебрегать обучением, чем лучше подготовим персонал, тем меньше потом будет проблем, — говорит Наталья Титова. — Подготовка сотрудников длилась почти 4 недели, обучение проходило по группам. И сейчас в открытом доступе находится инструкция по работе в системе, что очень удобно».

Затем прошла опытно-промышленная эксплуатация, после чего система была запущена в промышленную эксплуатацию.

Результат

Единовременно в систему «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» перешли около  300 пользователей. Переведены из учетной системы порядка 120 тыс. контрагентов. Всем региональным представительствам открыт удаленный доступ к системе. Основные задачи проекта были выполнены.

1. Теперь заказы на перевозку фиксируются менеджерами по четким правилам, что привело к упрощению обработки входящих заданий логистами. Последовательность действий приводит к тому, что пользователь просто не может неправильно заполнить задание.
2. Реализована возможность формирования рейсов из заданий на перевозку, полученных на разные собственные организации, то есть, в одной машине перевозится несколько заказов, полученных на организации, входящие в ГК.
3. Увеличилась скорость создания рейсов, при этом минимизированы трудозатраты логистов. Если раньше в пиковые нагрузки приходилось засиживаться допоздна, то сейчас к 16-17 часам все рейсы на следующий день уже созданы.
4. В несколько раз увеличена скорость обработки заданий на мультимодальные перевозки, с помощью ряда удобных инструментов для корректировки и дополнения заданий, поступающих логисту от менеджеров. Как правило, мультимодальные перевозки осуществляются для небольших партий груза, с которыми обычно много проблем. Применение специальных удобных инструментов позволило ограничиться формированием рейсов в рамках только одного перевозчика, что очень ускорило процесс: если до внедрения на одну заявку на груз тратили порядка минуты, то сейчас за минуту получается обработать 20-50 заданий на мультимодальные перевозки.
5. Повысилась эффективность и скорость согласования маршрута рейса c перевозчиками. Если раньше задания посылались по электронной почте, то теперь отправляются перевозчику напрямую, что сократило время обработки.
6. Возросла скорость согласования службы безопасности водителей и транспортных средств. Сотрудников службы безопасности подключили к системе, и логист может работать с документом только после проверки безопасности  рейса.
7. Процесс контроля прохождения маршрута стал более наглядным и прозрачным. Логист компании в любое время может получить данные о том, где и когда выгрузился транспорт.
8. Автоматизирован расчет плановых затрат на перевозку по тарифам компаний-перевозчиков. Плановые затраты считает система, и пользователь не может вручную изменить цифры, что удобно для сравнения плановой и фактической стоимости перевозки.
9. Реализована возможность формирования и перераспределения затрат на перевозку в разрезе структурных подразделений группы компаний. В одной машине можно везти груз для нескольких подразделений и разносить по ним транспортные затраты. Можно легко  получить информацию за любой период о том, сколько перевезено в рамках рейса, по какой стоимости и по каким подразделениям.
10. Возросло удобство работы с данными за счет наполнения единой информационной базы данными нормативно-справочной информации.

Особое внимание уделено договорным отношениям. Договора внесены в систему, и теперь автоматически приходит напоминание об окончании срока действия, необходимости пролонгировать договор или заключить дополнительные соглашения.

Помогает работать визуализация информации на электронных картах. Логист видит на карте сразу все рейсы и может составлять маршрут движения конкретного транспортного средства.

Таким образом, первый этап внедрения программы завершен, и начался второй — усовершенствование процессов, запуск новых сервисов. «Восток-Сервис» планирует на базе решения сделать личный кабинет для перевозчиков, запустить сервис «мобильный клиент», провести интеграцию с транспортными компаниями, и внедрить ряд других доработок.

Читайте также кейсы:

• Крупнейший поставщик «Магнита» и «Ленты» выполняет заказы на 20% быстрее с помощью новых технологий
• Производитель обуви «Брис-Босфор»: автоматизация по-крупному
• «Ремит»: автоматизация как драйвер для внедрения инноваций
• ТД «Гулливер и Ко» оптимизировал бизнес-процессы с помощью ERP-системы

Вера Королева, Retail.ru