«Траско» внедрила систему управления логистикой и сократила срок исполнения заказов на 20%

Компания «Траско» внедрила систему «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» для автоматизации оперативных бизнес-процессов. В результате внедрения ускорена обработка заказов на 15%, сокращены сроки исполнения заказов на 20%, длительность простоев оборудования – на 10%. Дополнительными достижениями проекта стали организация корпоративного университета, вовлечение сотрудников в создание продукта и реализация новых бизнес-идей.

Транспортно-логистическая компания «Траско» основана в 1995 году, в настоящее время объединяет 21 офис в европейской части России, Уральском и Сибирском округах, а также офисы в Польше и Республике Беларусь. В собственности компании более 400 современных автопоездов грузоподъемностью до 22 тонн, а также современные складские мощности. За год компания выполняет порядка 70 тыс. перевозок, а пул клиентов – более 4000.

Развивая бизнес, компания видит своей целью укрепление позиций на рынке транспортно-логистических услуг, а также обеспечение высокого качества работы и увеличение прибыли. Для достижения этих целей руководством «Траско» был инициирован проект по автоматизации оперативных бизнес-процессов.

Как решиться на масштабные изменения?

До внедрения компания использовала систему учета перевозок на платформе «1С:Предприятие 8.1», затраты по автопарку собирала в «1С:Управление автотранспортом», регламентированный учет вела в «1C:Бухгалтерии». Программы дорабатывались, однако часть функционала впоследствии устарела и не отвечала растущим потребностям бизнеса, возникали ошибки в сервисе картографии, сложности в интеграции с другими информационными ресурсами и выполнении математических расчетов. Дальнейшее развитие существующего программного решения оказалось экономически нецелесообразным.

«Предыдущая TMS-система работала у нас порядка 10 лет и выдавала результат только в конце месяца, – рассказывают представители топ-менеджмента компании «Траско». – Чтобы управлять транспортом в современных реалиях, нужна была система, выдающая информацию о происходящем в моменте, поэтому было принято решение переходить на новую TMS-систему».

Довольно долго длился предпроектный период, поскольку внедрение предполагалось масштабным: более 15 интеграций с корпоративными и внешними системами, 18 площадок для внедрения, около 100 функциональных требований в RFP (request for proposal), более 300 пользователей, которых надо обучить работе в системе. Было собрано большое количество запросов и сформировано 200 страниц технического задания. Решиться на такое масштабное внедрение было непросто.

«Сразу было понятно, что технически это будет достаточно сложное решение, – отмечают в «Траско». – Был риск не справиться с таким количеством интеграций. Не совсем были ясны требования пользователей, да и в целом, чтобы войти в этот проект, надо было многое подготовить».

На старте проекта

При выборе решения основными требованиями была возможная интеграция российского продукта с открытым исходным кодом, сертифицированными разработчиками и качественной платформой. Рассматривались разные решения, которые тогда были на рынке. В итоге было принято решение остановиться на «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» (1С:ТЛЭ УАТ КОРП), разработанным компанией «1С-Рарус» и выпускаемым совместно с «1С».

«Мы хотели взять готовый продукт, который бы максимально отвечал нашим требованиям, и немного доработать его под себя, – рассказал ранее советник генерального директора по цифровизации компании «Траско», курировавший внедрение системы. – Решение, предложенное «1С-Рарус», отвечало нашим требованиям, кроме того, мы смогли договориться, что первоначальные модификации под нас будут сделаны силами подрядчика, а нам будет полностью передана информация, чтобы наши разработчики могли затем сами поддерживать систему. В итоге эта синергия достаточно хорошо сработала».

Внедрение выполнялось проектной командой «1С-Рарус» совместно с IT-службой «Траско». В команду пригласили специалистов компании: директоров и ИТ-специалистов из всех филиалов. «Команда – это то, что позволило нам успешно завершить проект, – отмечают в «Траско». – В ней были представители заказчиков и исполнителей, внешних и внутренних, поэтому любое решение было сбалансировано между интересами разных подразделений».

Перед началом проекта было сделано несколько подготовительных внедрений. В частности, был совершен переход на общую шину данных, без чего система просто не заработала бы. Также была внедрена система автоматизированного тестирования, без которой было бы большое количество ошибок. Необходимо было также усовершенствовать профессиональный уровень команды. Так и родился проект корпоративного университета, и сформировалась соответствующая база знаний.

На этапе старта работы сформулировали следующие цели:

• увеличить скорость обработки заказов;

• оптимизировать отражение в информационной системе справочной информации и первичных документов;

• расширить функционал цифрового решения в части роботизации учета транспортно-экспедиционных услуг;

• упростить взаимодействие между департаментами компании за счет стандартизации ведения учета, автоматизации рутинных операций и процессов согласования;

• сохранить нормативно-справочную информацию при переносе данных в новую информационную базу;

• внедрить инструменты формирования аналитической отчетности, получить возможность контроля результатов и качества оперативных процессов.

Было решено внедрять новую систему параллельно с действующей.

Результаты постепенного перехода

Переход на «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» выполнялся поэтапно.

• На первом этапе настраивалась интеграция новой системы TMS с существующим контуром. Создавалась модель данных, синхронизируемая в реальном времени.

• На втором этапе точки ввода были постепенно перенесены из старой информационной базы в новую. Пользователи были постепенно переведены на ввод информации в новой системе. Был реализован двусторонний обмен между новой и старой системами.

• На третьем этапе прежняя информационная база осталась в режиме «только чтение». Из нее были перенесены все обмены с другими цифровыми ресурсами. Интеграции постепенно переключились со старой системы на новую.

Была обеспечена бесшовная работа с сервисами QlikView, SmartTruck, Scania FMS, Wialon, Transporeon, CRM и программными модулями «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Документооборот», «1С:Бухгалтерия» и корпоративным сайтом.

Внедрены подсистемы «Управление заказами на перевозку», «Планирование рейсов», «Учет доходов и расходов», «Страхование грузов», «Учет доверенностей», «Получение отчетности».

Информационная система была растиражирована на филиалы компании. Новая система учета автоматизировала деятельность департаментов: международных комплектных автоперевозок, комплектных перевозок по РФ и СНГ, автоперевозок из Китая, сборных грузов, сборных грузов по РФ и СНГ, мультимодальных перевозок, авиаперевозок, а также отдела управления транспортом.

«Мы реализовали масштабный и интересный проект, – говорит Артем Блинов, руководитель направления решений для транспорта и логистических компаний «1С-Рарус». – Внедрение проводилось в несколько этапов с использованием синхронизируемой в реальном времени модели данных с другими цифровыми ресурсами. В ходе проекта нам удалось централизовать учет и оптимизировать бизнес-процессы в одной из крупнейших российских транспортно-логистических компаний. С минимальными доработками автоматизирован учет мультимодальных и проектных схем перевозок, а также процесс взаиморасчетов между участниками перевозок. Разработаны инструменты для анализа рентабельности перевозок на каждом этапе. По завершении проекта мы автоматизировали работу 300+ пользователей по всей России, реализовали сложные механизмы разграничения прав доступа в рамках одного документа и интегрировали «1С:ТЛЭ УАТ КОРП» с большим количеством внешних сервисов и программ».  

По словам представителей «Траско», дополнительными результатами проекта стали пересмотр и оптимизация ряда бизнес-процессов, активное вовлечение сотрудников в обсуждение развития продукта, реализация новых бизнес-идей, обучение персонала работе в системе.

Несмотря на то что проект был технически сложным, команде удалось решить все возникшие проблемы. Во многом этому поспособствовало взаимодействие со специалистами, работающими в филиалах, без которых полноценное внедрение могло бы не получиться.

Валерия Миронова, Retail.ru