Синхронное внедрение: «Татспиртпром» перешел на «1С:ERP» сразу на 9 площадках

Холдинг «Татспиртпром» всего за 8 месяцев перевел на новую систему 9 филиалов. Особенность проекта состояла в том, чтобы вести все площадки параллельно и одновременно прийти к консолидированному результату. В каждом филиале была сформирована своя команда, на уровне холдинга работал управляющий совет, единство учета обеспечивали аналитики. В проекте было задействовано порядка 450 специалистов. В результате внедрения прибыль компании выросла на 5%, получение управленческой и регламентированной отчетности ускорилось на 50%, трудозатраты в подразделениях сократились на 40%.

АО «Татспиртпром» – одна из крупнейших алкогольных компаний Российской Федерации – была создана в 1997 году правительством Республики Татарстан. В структуру холдинга входят два спиртовых и два ликероводочных завода, винзавод Vigrosso, пивоваренный завод «Белый Кремль», торговое предприятие «Алкоторг», логистический центр. Производитель выпускает продукцию более чем под 50 брендами. Общая численность работников холдинга составляет 4 тыс. человек.

Новые задачи и растущие потребности

«Татспиртпром» с 2017 года уже работал в «1С:ERP Управление предприятием», были установлены модули «1С:Производство алкогольной продукции» и «1С:Управление автотранспортом». Но к 2021 году ситуация изменилась, у компании появились новые требования по снижению стоимости сопровождения ИТ-системы и дополнительной автоматизации, необходимо было обеспечить поддержку инструментов управления данными, корпоративного бюджетирования, казначейства. Плюс компания решила перейти к «Налоговому мониторингу», что было связано с изменением правил контрольных органов. «“Татспиртпром” – государственная компания, на 100% принадлежащая Республике Татарстан, поэтому она обязана строго выполнять все требования законодательства, – рассказывает Кирилл Куликов, директор по информационным технологиям “Татспиртпром”. – Алкогольная промышленность очень зарегулирована, и все процессы должны быть прозрачны. Плюс мы постоянно занимаемся обновлением и внедрением дополнительных функций. Поэтому было принято решение о доработке используемой системы».

За помощью в автоматизации «Татспиртпром» обратился к компании-интегратору «КомЛайн». После совместной оценки эффективности и перспектив возможных вариантов интегратор предложил внедрить новое технологичное решение «1С:ERP. Управление холдингом», редакция 3.1.

«Фишка» проекта – скорость и масштаб

Сложность проекта заключалась в масштабности и сжатых сроках. Решение о внедрении новой системы было принято в начале сентября 2021 года, и уже в январе 2022 года планировалось запустить ведение учета в новой программе «1С:ERP Управление холдингом 3.1». Причем внедрение должно было произойти без разрыва в бизнес-процессах девяти площадок: управление «Татспиртпром», распределительный центр, Усадский спиртзавод (УСЗ), Мамадышский спиртзавод (МСЗ), Казанский ликероводочный завод (КЛВЗ), Усадский ликероводочный завод (УЛВЗ), винзавод Vigrosso, завод «Белый Кремль», филиал «Госснаб», отвечающий за централизованные закупки и поставки сырья.

Как пояснила Гульнара Лебедева, руководитель проектного офиса «КомЛайн», за 8 месяцев надо было одновременно запустить все подсистемы в девяти филиалах. Сочетание высокой скорости и масштаба внедрения стало основной фишкой проекта.

Для управления такой сложной системой была применена гибридная проектная технология – сочетание PMI PMBoK и Scrum. Сроки и бюджеты были зафиксированы (по PMI PMBoK), но внутри процесса все выстраивалось в соответствии с принципами Scrum: формировались еженедельные скрипты, определялись сроки, проводилась командная ретроспектива, команда определяла, что надо сделать, чтобы решить намеченные задачи, обозначали риски, их последствия и способы нивелирования. «В любой момент каждый член команды понимал, где мы находимся и куда движемся», – говорит Гульнара Лебедева.

Необходимо было вести все площадки параллельно, чтобы ни одна из них не «убегала вперед» и не «проваливалась» и чтобы они одновременно пришли к консолидирующему результату. На каждой площадке была сформирована своя команда, в которую входили директор предприятия, консультанты по всем видам учета, программисты. Для координаций действия был создан управляющий совет, куда вошли куратор проекта со стороны интегратора, руководитель холдинга, руководители направлений по учету, экономике и ИТ.

Единство учета обеспечивали аналитики «КомЛайн», транслирующие решение и задачи на всю горизонталь своих консультантов, одновременно во всех филиалах. Всего в проекте со стороны «КомЛайн» участвовало 50 специалистов, со стороны «Татспиртпром» – порядка 400.

«Все рабочие группы в рамках филиала встречались еженедельно, нерешенные вопросы инсталлировали на управляющий совет, который тоже заседал еженедельно, – рассказывает Гульнара Лебедева. – Для фиксации вопросов были сформированы оперативные группы в мессенджере».

Что можно сделать за 8 месяцев

Подготовка к внедрению длилась 4 месяца, и еще 4 месяца заняла промышленная эксплуатация. Как рассказал Кирилл Куликов, из старой системы из «1С:ERP 2.4» часть нетипового функционала, то есть доработок, была перенесена в новую «1С:ERP Управление холдингом 3.1». Остальные части оптимизированы либо адаптированы в типовом функционале.

Реализована вся алкогольная специфика: от учета безводного спирта до автоматического заполнения деклараций. Для корректного формирования управленческих отчетов перенесены исторические данные за три предыдущих года.

Было автоматизировано ведение налогового и бухгалтерского учета. Сформирована регламентированная отчетность за 1-й квартал 2022 года, в том числе декларация по налогу на прибыль, декларация по НДС , акцизная декларация. Настроено автоматическое формирование регламентированной отчетности согласно действующему законодательству РФ.

В целом структура баз осталась прежней: центральная база и 9 периферийных баз. В центральной базе консолидированная информация собирается посредством планов обмена.

Одним из ключевых моментов стало переключение с тестового контура универсального транспортного модуля (УТМ) на продуктивный контур. «По закону, любое движение спирта надо отражать в ЕГАИС , некорректное отражение чревато штрафами и даже отзывом лицензии, – говорит Гульнара Лебедева. – Поэтому переход происходил постепенно: в январе 2022 года отработали параллельно, в феврале провели контрольное тестирование, с тестом контура УТМ, и в течение недели все заводы переключили на рабочий контур УТМ. И после этого система ушла в промышленную эксплуатацию».

Итого за 8 месяцев внедрена единая информационная система на базе «1С:ERP. Управление холдингом», «1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP», «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP».

Как и планировалось, система запущена 1 января 2022 года, в 1-м квартале работа велась в двух системах, устранялись все замечания, и к концу апреля 2022 года процесс внедрения был завершен.

Поскольку система стала очень масштабной, «Татспиртпром перенес «1С:ERP УХ» во внешний облачный Центр обработки данных. По словам Кирилла Куликова, компания продолжает дорабатывать процессы, добавлять управленческие отчеты, чего не могла делать в старой системе. Таким образом «Татспиртпром» получил возможность развивать процессы и управленческую отчетность, оперативного обновлять систему при изменении законодательства и отражать данные обо всех процессах компании в единой системе.

Валерия Миронова, Retail.ru