Сеть «Мария Ра» рассказала о проблемах при переходе на онлайн-кассы

Проблема:

Приведение кассового оборудования в соответствие с требованиями нового законодательства ( 54-ФЗ ).

Потребность обновления кассового оборудования возникла еще на этапе подготовки к ЕГАИС . В ходе подключения к системе выяснилось, что 30% касс не могут печатать QR-код и требуют замены. Чтобы не проводить модернизацию дважды, «Мария-Ра»  рассматривала возможность сразу поставить кассы, соответствующие как требованиям ЕГАИС, так и новой редакции 54-ФЗ.

Решение:

Компания АТОЛ предложила в мае 2016 года приступить к тестированию образцов новой кассовой техники, которая уже была в разработке до принятия поправок к 54-ФЗ.

Запуск проекта, новые задачи и сложности:

Изначально задача представлялась довольно простой и подразделялась на 5 подзадач:

1)      доработка кассового ПО для работы с новым фискальным регистратором (ФР);

2)      тестирование ФР с фискальным накопителем (ФН) в качестве второго принтера;

3)      выбор модели и покупка;

4)      составление графика снятия с учета, замены и модернизации;

5)      замена ФР в магазинах.

В состав участников проекта включались следующие подразделения:

1)      сотрудники службы IT (закуп, сервис, софт);

2)      бухгалтерия (кассовые операции, товародвижение);

3)      разработчики кассового ПО;

4)      сервисная организация.

Доработка ПО

Вначале задача казалась простой – «купить и заменить», но на деле все оказалось намного сложнее. Использование новых образцов кассовой техники потребовало перехода на новую версиюпрограммного обеспечения (ПО), дорабатывать старую под эти требования было нецелесообразно. Вместе с этим новое ПО пришлось также модернизировать под уникальный функционал торговой сети. Помимо этого оказалось, что новое программное обеспечение для онлайн-касс требует обновления операционной системы. Из-за возросших системных требований возникла необходимость замены 15% устаревших кассовых системных блоков на новые.

Обновление кассового софта планируется проводить удаленно. Предполагается, что выезд специалистов на место понадобится только в случае магазинов, связь с которыми затруднена.

Сложности с модернизацией

Большой срок занимает модернизация касс. Для этого необходимо снять предыдущий фискальный регистратор с учета по старому порядку, то есть самостоятельно отвезти его в ФНС России, и только после этого его можно будет модернизировать. Помимо этого, большая нагрузка в связи с предусмотренными законодательством процедурами ложится и на сами налоговые органы, что также необходимо учитывать при планировании перехода на новый порядок работы. Крупным торговым сетям может потребоваться полгода и более для полного перехода на требования обновленного 54-ФЗ.

Подключение к интернету

Отдельно встал вопрос отправки информации о продажах оператору фискальных данных.Поскольку накассовую технику накладывается новый функционал, а именно отправка данных ОФД, возникает вопрос выбора способа подключения фискальных регистраторов к интернету (COM, USB, Ethernet). «Например, если использовать Ethernet, то в нашем случае нужно модернизировать инфраструктуру магазинов, что также требует существенных затрат, в первую очередь по времени. На данный момент мы склоняемся к использованию USB как для печати чеков, так и для отправки информации ОФД. По результатам предварительного тестирования, такой способ достаточно надежен, а также не требует модернизации существующей инфраструктуры», - говорит Илья Васильченко.

Доработки потребовала и внутренняя учетная система. Изменения коснулись формата обмена данными с кассовым ПО.

Обучение персонала

Изменение порядка работы ведет к возникновению новых «узких» мест, таких как неотправка чеков в связи с неполадками или отправка чека в электронном виде. Соответственно, это отражается на действиях кассиров и в процессе работы, и при закрытии смены. В связи с этим возникла необходимость в доработке инструкций для кассиров, а также внесении корректировки в процесс обучения сотрудников.

Что говорит покупатель?

Новые вопросы в ряде случаев возникали неожиданно. Например, при прочтении договора с ОФД, возник вопрос соответствия отправки чека по SMS закону «О связи». Ведь когда вы отправляете абоненту какое-либо сообщение, вы должны доказать, что получили от него юридически значимое письменное согласие на отправку сообщения на телефон. Без юристов здесь не обойтись. На данный момент окончательного решения нет. Один из рассматриваемых вариантов – предложение заполнять анкеты для карт лояльности, где предусмотрено согласие на получение таких SMS и на передачу персональных данных ОФД (в случае, если потребуется подтвердить такое согласие).

В процессе реализации масштаб проекта заметно расширился. Увеличился состав участников, подключились новые службы: к первоначальному списку добавились маркетологи, юристы и специалисты по обучению. Стало понятно, что проект не простой, был выделен куратор, который стал заниматься преимущественно им.

Сроки проекта