Сеть «Галамарт» тотально перестроила ИТ-ландшафт в России и Китае

Изменение цепочки поставок, запуск новых форматов и каналов продаж потребовали от сети «Галамарт» комплексной перестройки ИТ-ландшафта. Вместо разрозненных ИТ-продуктов и многочисленных учетных систем нужна была единая актуальная платформа. Ядром нового ИТ-ландшафта стала система «1С:ERP Управление предприятием», заменившая работу пяти учетных систем. Новая платформа позволила централизовать процессы товародвижения, логистики и импорта, автоматизировать процессы фулфилмента, резервирования и доставки. Количество ежедневных операций в системе достигло 400 тысяч.

Фото: «Галамарт»

Тесно в прежних рамках

Отвечая вызовам рынка, «Галамарт» активно занималась трансформацией своей цепочки поставок, запускала новые склады, перестраивала логистическую инфраструктуру, налаживала поставки товаров из Китая. Параллельно развивались каналы продаж: были запущены магазины с фиксированными ценами и хард-дискаунтеры, увеличено присутствие в онлайне, введены новые бренды и СТМ .

После такой масштабной модернизации стало понятно, что требуется комплексная перестройка ИТ-ландшафта, который на тот момент включал 16 учетных систем. На выполнение некоторых процессов требовалось много ручного труда узкоспециализированных сотрудников. Кроме того, за годы работы было создано огромное количество несвязанных микросервисов, а ИТ-команда, внедрившая большую часть этих сервисов, сменилась.

Основное решение для товародвижения устарело, из-за разрозненности имеющихся ИТ-продуктов возникали сложности при интеграции с новой логистической системой.

Состояние ИТ-ландшафта не давало дальше развиваться бизнесу – увеличивать объем товародвижения, проходимость данных, модернизировать процессы. Компания достигла потолка пропускной способности систем.

Было решено внедрить единую платформу, которая позволит быстро адаптироваться к изменениям и масштабировать бизнес.

Что учесть при выборе системы

С этой задачей компания «Галамарт» обратилась к своему партнеру «Корус Консалтинг», с командой которого уже работала прежде.

«Для реализации проекта в части товародвижения в ERP мы выбрали «Корус Консалтинг», чтобы положиться на экспертизу ИТ-компании в рознице и оптовой торговле, – поясняет Павел Казановский, генеральный директор ГК «Гала-Центр». –  Благодаря опыту совместной работы партнер разобрался в особенностях бизнеса «Галамарта» и хорошо понимает, что является нашими конкурентными преимуществами».

В качестве ядра системы выбрано решение «1С:ERP Управление предприятием».

«Во-первых, «1С» сейчас является флагманом на российском рынке ERP, во-вторых, «Галамарт» исторически использует продукты отечественного вендора, – поясняет этот выбор Василий Малыхин, руководитель направления «Розница и дистрибуция» департамента «1С» «Корус Консалтинг». – Главным был вопрос, какую конфигурацию выбрать. Сначала «Галамарт» обратила внимание на «1С:Управление торговлей» , но, поскольку стояла задача автоматизировать управленческий учет и финансовый контур в единой системе, стало понятно, что потребуется полнофункциональное решение класса ERP, которое поддержит и товародвижение, и управление финансами. Кроме того, в структуру компании входит множество юридических лиц, и одной из целей проекта было сближение и объединение их работы в едином учетном контуре. Все это возможно было сделать на базе «1С:ERP Управление предприятием».

Раскопать ландшафт и идти по горячим следам

Сформулировали задачи проекта: автоматизировать операционный контур и управленческий учет на базе «1С:ERP Управление предприятием»; сблизить и объединить учетные контуры основных подразделений компании; автоматизировать товародвижение и логистические операции с учетом специфики бизнеса и цепочки поставок; оптимизировать затраты, связанные с поддержкой множества систем и интеграций между ними.

Проект начался с обследования, в рамках которого специалисты изучили ИТ-архитектуру и процессы «Галамарта». Основная сложность заключалась в большом количестве информационных систем, отсутствии документации по многим из них и состоянии основного учетного решения, которое не обновлялось около 17 лет и имело множество доработок и «костылей». Поэтому команде «Корус Консалтинг» совместно с ИТ-подразделением «Галамарта» пришлось «раскапывать» ИТ-ландшафт – выяснять, как работает тот или иной процесс.

Дальше проектная команда выполнила моделирование прототипа решения, подготовила техническое задание и приступила к разработке.

Разработка велась по процессным блокам, и, в отличие от классического waterfall-подхода, когда процесс разработки последовательно проходит фазы анализа требований, проектирования, реализации, тестирования, интеграции и поддержки, не откладывали сдачу всех блоков на финал проекта, а раз в две недели выпускали релизы с доработками и тут же, по горячим следам, вносили необходимые корректировки.

Это позволяло не терять фокус пользователей на проекте и обеспечить непрерывное взаимодействие.

Фото: «Галамарт»

Тотальный охват и «взрывной» запуск

ERP охватила процессы: ценообразование, российские и импортные закупки, сертификацию, маркировку, товародвижение, оптовые продажи, наполнение розницы, претензионную работу, расчет себестоимости, управление централизованной нормативно-справочной информацией.

Для интеграции с e-commerce и маркетплейсами автоматизированы процессы фулфилмента, резервирования и доставки.

«Были сложные задачи по внутренней логистике: например, автоматизация цепочек многоплечевых транзитных заказов, – рассказывает Василий Малыхин. – Поскольку «Галамарт» включает широкую сеть магазинов, заказы на складе формируются с учетом множества плеч доставки. Такие рейсы предполагают, что товар может отправиться из точки А в точку B через точку С или D, при этом часть груза может переупаковываться на каждом из участков, а часть оставаться неизменной. Всю эту цепочку теперь можно отслеживать и контролировать в ERP».

Реализована возможность при продаже делать сложное обеспечение заказа с разных складов и формировать соответствующие перемещения.

Выполнен крупный блок по интеграции «1С:ERP» с системами «1С:Розница» , «1С:Документооборот», «1С:TMS» и другими решениями.

После разработки началась подготовка к запуску: подготовка миграции данных, нагрузочное и сквозное тестирование, настройка ролей и т.д.

Совокупно проект по внедрению «1С:ERP Управление предприятием» длился 15 месяцев, из которых в течение девяти месяцев шла разработка, а после – шесть месяцев этап опытной эксплуатации. Запуск системы в промышленную эксплуатацию производился большим «взрывом»: одновременно запустили и операционный, и финансовый контур.

Специалисты «Корус Консалтинг» автоматизировали оперативный контур и управленческий учет, ИТ-команда «Галамарта» взяла на себя задачи интеграции ERP с EDI, ЭДО, «1С:Бухгалтерией».

Система, ставшая ядром нового ИТ-ландшафта компании, охватила товародвижение и логистические операции и помогла объединить процессы основных подразделений в России и Китае в рамках единой платформы. Сейчас специалисты «Корус Консалтинг» выполняют задачи развития и поддержки решения.

Особенности внедрения в Китае

Внедрение ERP-системы в Китае производилось удаленно. Основное взаимодействие происходило с офисом в городе Иу (крупный внешнеторговый центр Китая, город-рынок, известный как «мировой супермаркет»). Там же находится главный склад, где происходит консолидация товаров перед отправкой в Россию. Также у «Галамарта» есть подразделения в Гуанчжоу и Шэньчжэне, но они были затронуты проектом в меньшей степени.

«Разница во времени между Москвой и китайскими городами составляет +5 часов, поэтому при внедрении системы необходимо было подстраиваться под режим работы китайских коллег, – рассказывает Василий Малыхин. – Из-за отличий в бизнес-процессах и принципах учета не сразу удалось решить вопрос, как внедрять решение – в рамках единой базы всех подразделений компании или отдельно. После анализа было принято решение адаптировать функциональность и интегрировать китайские офисы в единый контур, таким образом обеспечить полную централизацию данных и процессов. Сейчас китайское подразделение работает в «1С» без ограничений по функциональности».

При разработке необходимо было учитывать в системе китайский НДС . Специалисты заменили механизм расчета НДС с российского на китайский, скорректировали принципы ценообразования, а также доработали функции, связанные с экспортом товаров.

Большой пласт доработок был связан со спецификой логистики. «Галамарт» закупает на фабриках и бронирует производственные мощности сразу на полгода или год. Готовая продукция партиями отгружается на склад консолидации в городе Иу, и уже оттуда – в Россию. Задача разработчиков состояла в том, чтобы автоматизировать в системе учет движения товара по контейнерам и таким образом обеспечить в системе хранение всей цепочки от закупки у поставщиков до распределения в Россию с прослеживаемостью затрат. Эта функция помогает сети поддерживать оптимальную себестоимость.

Был разработан специальный «Пульт логиста» – автоматизированное рабочее место, предназначенное для работы с заказами поставщикам, сборки контейнеров, регистрации таможенной документации и других задач, связанных с импортом товаров в Россию.

Во время запуска на месте работали сотрудники ИТ-подразделения «Галамарта», специально приехавшие, чтобы помочь китайскому офису запустить систему.

На этапе обучения пользователей иногда возникал языковой барьер с местными сотрудниками, но постепенно всем удалось адаптироваться к новой системе.

Что получено в результате

Основная сложность проекта состояла в большом количестве подразделений «Галамарта» – производство товаров, логистическая инфраструктура, множество каналов продаж. Все это нужно было заложить в архитектуру решения, чтобы сеть сохранила конкурентные преимущества и получила оптимальную стоимость владения продуктом. Бизнес-процессы были разбиты между разными базами и системами.

Потребовались доработки механизмов ERP по многим направлениям, например, в части оперативного учета товаров, международного подразделения, закупок.

Особенностью проекта стали также объемность задач, широкая география компании с разными часовыми поясами, большая проектная команда, численность которой доходила до 100 участников.

Система рассчитана на 650 одновременно работающих пользователей. По данным декабря 2023 года, количество операций в системе составляет около 400 тыс. строк отгрузок в сутки. Внедренная «1С:ERP» заменила работу пяти учетных систем.

Компания получила инструмент, который можно улучшать в соответствии с задачами бизнеса. Руководство может гораздо быстрее получать отчеты и принимать управленческие решения. Подразделения компании в России и Китае работают в единой цифровой среде, что ускоряет бизнес-процессы, а также повышает их прозрачность. 

«Проект по внедрению «1С:ERP» подтвердил правильность нашего выбора: мы получили систему, которая обеспечила централизацию процессов, сблизила и объединила учетные контуры подразделений, – говорит Павел Казанский. – Теперь «Галамарт» может гораздо быстрее получать важные для бизнеса данные и принимать взвешенные решения».

Валерия Миронова, Retail.ru