Сеть аптек «Гелиос» в 3 раза ускорила сборку заказов

Сеть аптек «Гелиос» занимается розничной продажей лекарственных средств и оптовыми отгрузками как на территории РФ, так и за ее пределами. В определенный момент старое ПО стало мешать развитию сети: бизнес-процессы буксовали, не было полноценного учета оптовых отгрузок и прозрачной отчетности, руководству не хватало понятной аналитики. Переход на «1С:Управление аптечной сетью» обеспечил комплексную автоматизацию предприятия, что позволило ускорить сборку заказов в три раза, обеспечить прозрачный учет, внедрить инструменты промо и мотивации сотрудников и решить много других актуальных задач.

Источник: Kzenon/Shutterstock/Fotodom

Одна из крупнейших во Владикавказе сетей аптек «Гелиос» занимается розничной продажей лекарственных средств и оптовыми отгрузками как внутри страны, так и за ее пределами. В компании была внедрена программа для поставщиков лекарственных препаратов, которая не в полной мере отвечала запросам организации: не давала вести полноценный учет оптовых отгрузок, содержала очень скудный функционал управления маркетинговыми мероприятиями, не позволяла составлять полную отчетность. Из-за этого руководство не могло полноценно анализировать деятельность компании и видеть реальную финансовую картину.

Данные проблемы ограничивали развитие сети, поэтому руководство решило перейти на современные отраслевые программные продукты на платформе «1С:Предприятие» – «1С:Управление аптечной сетью» и «ОКСи:Рабочее место кассира» для рабочих мест провизоров. Партнером по внедрению стало ИП «Итазова Л.Г.».

Перенос базы без остановки продаж

Первой сложностью, с которой столкнулся интегратор, стала невозможность перенести остатки по сериям и в разрезе маркировок из существующей системы автоматизации, где не был предусмотрен такой функционал. Было принято решение загрузить маркировки и серии из ФГИС МДЛП (Федеральная государственная информационная система мониторинга движения лекарственных препаратов), а саму номенклатуру и цены выгружали из предыдущей системы. Были написаны различные обработки по сопоставлению номенклатуры, серий (что для учета лекарственных препаратов является одним из ключевых моментов), цен.

Переход на «1С» осуществлялся поэтапно. Интегратор начал с распределительного центра – провел полную инвентаризацию. Для ее ускорения были дописаны обработки, которые позволяли по ранее загруженному из «Честного знака» КИЗу (контрольный идентификационный знак) подставлять нужную номенклатуру, ее серию и цену. Кроме того, сделали звуковое оповещение для контроля правильности внесения позиций. Номенклатура, остатки и цены были перенесены в «1С» в кратчайшие сроки, что дало возможность не останавливать продажи на несколько дней.

Закупки: мгновенная загрузка накладных

Менеджеры по закупкам сети «Гелиос» оформляют заказы поставщикам в предыдущей системе. В рамках внедрения пока так и оставили, но облегчили загрузку накладных из нее в «1С».

В «1С:Управление аптечной сетью» интегратор разработал механизм, который позволяет загружать разом все накладные от поставщиков, что в разы ускорило процесс приемки товара.

Склад: сборка в три раза быстрее

Для внесения товара в документ исполнитель доработал возможность добавления номенклатуры и серии по сканированию марки. Кладовщик сканирует исключительно маркировку товара, а все остальные данные подставляются автоматически.

Источник: OVKNHR/Shutterstock/Fotodom

На данном этапе было принято решение максимально автоматизировать работу склада. Раньше заявки из аптек приходили в файлах Excel в мессенджер либо в общую папку на сервере компании. Кладовщик их распечатывал и шел собирать товар. После завершения сборки товар необходимо было занести в документ перемещения и отписать аптеке. Товар, которого нет на складе, отмечали галочкой, чтобы потом передать этот листок менеджеру по закупкам. Данный листок менеджер получал ближе к вечеру, так как нужно было дождаться сбора товара на все аптеки. Весь процесс сбора и отправки товара в каждую из аптек занимал в среднем 60 минут.

Чтобы оптимизировать этот процесс, интегратор осуществил ряд доработок. Теперь каждая аптека ежедневно формирует свою заявку в «1С», далее кладовщик ее обрабатывает. Для ускорения процесса был разработан механизм, который позволяет нажатием одной кнопки подставлять нужную серию товара со сроком годности методом FIFO (first in, first out – «первым пришел – первым ушел»), тем самым исключив возможность «залеживания» продукции с подходящим сроком годности. Это сократило количество просроченного товара и, соответственно, финансовые потери.

Далее было предложено изменить раскладку товара на складе с групповой модели хранения на алфавитную, так как заявки формируются в алфавитном порядке, и скорость сборки товара значительно увеличилась. Для ускорения сборки и отгрузки товара по заявкам было принято решение использовать терминал сбора данных (ТСД) с ПО «ОКСИ:Мобильный склад».

Теперь кладовщику не нужно тратить много времени на поиск товара на складе – за счет расположения продукции в алфавитном порядке он совершает минимальное количество действий и шагов. Если раньше процесс обработки и сборки одной заявки занимал минимум 50–60 минут, то теперь это время сократилось втрое.

Наконец, менеджеру по закупкам теперь не нужно ждать вечера, чтобы получить список товаров, которые необходимо заказать, как это было до автоматизации – он видит недостающие позиции сразу.

Маркетинг: новые возможности

В старой программе не было возможности настраивать скидки, да и в целом функционал маркетинга был очень примитивным. Сейчас сеть аптек активно пользуется возможностями маркетингового раздела, использует сегменты и различные гибкие скидки, дисконтные карты.

Также компания часто проводит акции, которые теперь есть возможность легко настроить и запустить.

Аптеки: упрощение работы и мотивация

В аптеках исполнитель внедрил программу «ОКСи:Рабочее место кассира», интегрированную с центральной базой «1С:Управление аптечной сетью», настроил подсказки и различные «теги» для сотрудников. Теперь провизоры, вбивая симптомы, могут сразу видеть, что можно предложить клиенту и что есть в наличии.

Также были настроены допродажи, что дало возможность предлагать клиенту аналоги из различных ценовых сегментов. Настроена мотивация провизоров, то есть при продаже определенных товаров им начисляются баллы, которые дополнительной суммой добавляются к их заработной плате. Они видят накопленные баллы в режиме онлайн в своем АРМ.

Источник: Aleksandar Malivuk/Shutterstock/Fotodom

Бонусы: МДЛП, учет, бухгалтерия, контроль

Переход на «1С» обеспечил сети аптек еще несколько преимуществ. Раньше компания с помощью программы не могла проводить экспортную отгрузку товаров в МДЛП. Этим занимался отдельный человек, он вручную выводил необходимые КИЗы из МДЛП. Сейчас экспортные накладные напрямую из «1С» загружаются в МДЛП.

Был полностью настроен учет, связанный со спецификой цен лекарственных препаратов. Организован контроль цен на жизненно важные лекарственные средства, который не позволяет в соответствии с законодательством устанавливать цены выше зарегистрированных.

В предыдущей программе контроль за отозванными сериями осуществлялся вручную, сейчас этот процесс автоматизирован, программа автоматически блокирует продажу и приемку отозванных и забракованных серий.

Подключена BI-система «1С:Аналитика», которой пользуются учредители. Данная система позволяет руководству формировать необходимые отчеты, не переключаясь в другие программы.

На текущий момент реализовывается интеграция с сайтом, эта возможность также появилась после перехода на «1С:Управление аптечной сетью».

До внедрения системы бухгалтер вносил в «1С:Бухгалтерию» всю документацию вручную. Синхронизация между двумя базами значительно сократила время на ввод документов.

Результаты проекта

Благодаря переходу на «1С» руководство «Гелиоса» теперь полностью видит и может анализировать финансовые результаты как предприятия в целом, так и каждой из аптек. Это огромный плюс, так как раньше общую картину они пытались собирать вручную. Автоматизирован склад: теперь на сбор и отгрузку товара уходит значительно меньше времени. Время сбора среднего заказа с 60 минут сократилось до 20 минут, то есть в три раза. Появилась возможность проведения различных маркетинговых акций. У менеджера по закупкам теперь есть оперативная информация, которая позволяет раньше отправить заказы поставщикам и, соответственно, получить товар быстрее.

Реализация проекта позволила увеличить средний чек и выручку сети аптек «Гелиос». Сразу после внедрения были запущены две новые аптеки. Так как все бизнес-процессы были стандартизированы и автоматизированы, запуск прошел очень легко.

v8.1c.ru