«Росинтер Ресторантс» и ФГИС «Меркурий»: опыт внедрения в сфере HoReCa

Для чего нужен «Меркурий»

ФГИС «Меркурий» подразумевает контроль всей производственной цепи товаров животного происхождения «от поля» до прилавка, то есть от внесения удобрений в землю, на которой будут выращиваться корма для сельскохозяйственных животных до поступления, к примеру, молока от этих животных в розничный магазин.

С 1 июля 2018 года, все компании, которые связаны с продуктами животного происхождения, обязаны перейти на оформление ветеринарных сопроводительных документов (ВСД) в электронном виде, вместо привычных бумажных, согласно ФЗ от 13.07.2015 № 243 «О внесении изменений в Закон РФ „О ветеринарии“».

Новая система, по замыслу Россельхознадзора РФ, должна уменьшить фальсификацию на рынке за счет системы отслеживания продукции на всех этапах производства, обеспечить прозрачность их транспортировки и реализации на территории России и Единого Таможенного Союза. Кроме этого, целью «Меркурия» стала защита потребителя от некачественных и небезопасных товаров, искоренение коррумпированности ряда чиновников и устранение лишних административных барьеров для предпринимателей. Данный проект лишь часть электронной среды по обеспечению биологической и пищевой безопасности, куда входят более 10 программ, таких как «Аргус», «Веста», «Цербер» и другие.

Производители и розница при внедрении новой технологии встречаются с рядом сложностей, которые могут привести к тому, что часть компаний не успеет перейти на ФГИС «Меркурий» до положенного срока. Чтобы помочь участникам рынка разобраться с некоторыми вопросами внедрения новой системы, рассмотрим, как она внедрялась в компании «Росинтер Ресторантс», управляющей сетью, в состав которой на сегодняшний день входят 267 ресторанов.

ИС «Меркурий» в общепите

Среди всего многообразия возможностей «Меркурия», холдинг использует 2 операции – приемка продукции и инвентаризация, поскольку оформление ветеринарных сопроводительных документов предприятиям общественного питания не требуется (согласно пункту 15, Приказа Министерства сельского хозяйства РФ от 27 декабря 2016 г. № 589 «Об утверждении Ветеринарных правил организации работы по оформлению ветеринарных сопроводительных документов, порядка оформления ветеринарных сопроводительных документов в электронной форме и порядка оформления ветеринарных сопроводительных документов на бумажных носителях»).

Внедрение системы

Сейчас «Росинтер» работает с ФГИС «Меркурий» через веб-интерфейс. Когда партнеры и поставщики холдинга полностью внедрят систему на своих предприятиях, «Росинтер» перейдет на операционный модуль «1С:Предприятие 8. Управление ветеринарными сертификатами» (модуль обмена между учетной системой «1C» и «Меркурием»), который дает больше возможностей для компании. К примеру, сегодня многие рестораны холдинга тестируют работу через модуль и сортируют продукты по принципу FIFO (от англ. First In, First Out – «первым пришел — первым ушел»), то есть при вводе блюда в систему списываются те продукты, которые поступили на предприятие первыми. Такая механика позволяет по дате чека отследить, продукты какой партии, от какого поставщика «подшились» в конкретное блюдо при возникновении конфликтной ситуации и проверок.

Как рассказала Ольга Заваловская, старший менеджер по качеству департамента закупок и логистики «Росинтер Ресторантс», для внедрения системы компания создала рабочую группу, куда вошли сотрудники операционного и правового управлений, информационных технологий, персонала, внутреннего аудита и контроля, закупок и логистики.

«Меркурий» в компании был внедрен полностью за 3 месяца: сбор данных начался в сентябре 2017 года, а 1 декабря 2017 года, холдинг констатировал, что все рестораны полностью готовы к работе через веб-интерфейс.

Сложности внедрения

На каждом этапе внедрения компания сталкивалась со сложностями (нюансами), ввиду специфики своей деятельности.

1. Открытие новых ресторанов и текучесть кадров. В течение периода, пока компания собирала данные для Приложения 1, куда вносила адреса действующих ресторанов, открывались новые точки. Поэтому каждый раз «Росинтер Ресторантс» вынужден была отправлять дополнительные документы с новыми данными. Такая же ситуация была и с Приложением 2, куда вносится информация по сотрудникам: пока документы составляли и отправляли в инстанцию, кто-то из персонала увольнялся, и на их место приходили другие.
2. Человеческий фактор.  Компания сталкивалась с тем, что информация о неких сотрудниках автоматически появлялась в системе, и оказывалось, что Иванов Иван Иванович уже был зарегистрирован, хотя до этого его никто туда не вносил. Или, к примеру, два разных ресторана были зарегистрированы в «Меркурии» на один адрес, или разные площадки имели одинаковые названия. Иногда в системе встречались банальные опечатки в адресах, номерах домов. Подобные проблемы помогала решить техподдержка.
3. Сложная процедура оформления возврата товара со скрытыми дефектами. Если дефекты товаров были замечены после приемки, то вернуть такую продукцию сложно: нужно иметь в штате ветеринарного врача, а отправлять продукцию обратно поставщику нужно только санитарным ТС, зарегистрированным в системе «Меркурий». Поэтому компания работает в «ручном» режиме: утилизирует товар и оформляет на дефектный продукт «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству». Поставщик получает претензию, соглашается с ней и присылает в «Росинтер Ресторантс» аналогичное количество товара по новой накладной как компенсацию.
4. Запросы об административной поддержке. Хозяйствующим субъектам государство дает право иметь 3 администратора в системе «Меркурий», но часто этого не достаточно для крупных компаний. Чтобы увеличить штат администраторов, организация должна дополнительно направлять письма и заявления в территориальные управления о предоставлении дополнительных администраторов. На сегодня это не стандартизированный инструмент, готовый бланк или шаблон на такую процедуру отсутствует.

Обучение сотрудников

Важнейшим этапом при внедрении «Меркурия» в холдинге «Росинтер Ресторантс» стало обучение сотрудников работе с системой. Основная задача, которая стояла перед компанией — объяснить персоналу кто и каким образом заносит данные в систему.

Программу обучения проходили заведующие складов, шеф-повара, директоры ресторанов и их заместители. Поскольку у сотрудников разный уровень владения компьютером, компания подходила к вопросу обучения комплексно:

1. Показывала обучающий видеоролик. Наглядная демонстрация процесса помогла персоналу сфокусироваться на основных операциях системы, разобрать возможные сложности и нюансы. Видеокурс по системе «Меркурий» размещен на официальном сайте «ВетИС» — государственной информационной системы в области ветеринарии.
2. Проводила аналогии с уже известными программами, указывала на различия. «Мы заметили, что сотрудники начинают ассоциировать «Меркурий» с нашей складской системой, и нам это было «на руку»: мы акцентировали внимание на том, что работать с системой просто, все операции идентичны работе в учетной системе компании, достаточно запомнить несколько основных действий», — отмечает Ольга Заваловская. Вместе с тем, компания акцентировала внимание сотрудников и на отличиях. К примеру, в системе «1С:Бухгалтерия КОРП» одинаковые товары суммируются, вне зависимости от дня поставки и партии, в «Меркурии» — каждый приход, партия фиксируется отдельно.
3. Создала памятки, пособия, графическую систему обозначений. Часто у сотрудников возникали сложности со входом в систему, поэтому компания создала специальные пособия (графические памятки), которые простым языком объясняли сотрудникам как и с чего начать работу. Если вопросы оставались, сотрудники могли связаться с технической поддержкой, телефоны которой также указаны в памятке.

Какие выгоды нашла «Росинтер Ресторантс» от работы с ИС «Меркурий»

1. Прослеживаемость. Складской учет происходит в электронном виде, в компании точно знают, какие позиции получили и какой товар ушел на кухню.
2. Возможность исправления ошибок в ВСД. До введения системы «Меркурий» товар с ошибками в ветеринарных документах, по правилам, нужно было отклонять. Сегодня ошибки в датах, номерах товарных накладных, единицах измерения можно исправлять, что позволяет принимать продукцию, оформляя акт несоответствия на этапе приемки.
3. Электронное хранение ВСД. Все ветеринарные документы в течение 3 лет можно хранить в электронном виде, что значительно упрощает процесс их поиска при визите проверяющих органов. Для «Росинтер Ресторантс» это стало особенно полезным нововведением, так как компания ежедневно обрабатывает большой объем входящей бумажной документации, которая поступает вместе с продукцией в рестораны.
4. Дистанционный контроль. Можно на расстоянии контролировать действия сотрудников в программе, задать им вопросы и, при необходимости, скорректировать их действия.

Яна Морозова, специально для Retail.ru