«Первый Мясокомбинат» на 20% ускорил обработку заказов с помощью «1С:Документооборот»

Готовясь к масштабному расширению производства, нижегородский производитель колбасных изделий «Первый Мясокомбинат» запустил оптимизацию бизнес-процессов и в том числе оптимизировал работу с документами. С помощью системы «1С:Документооборот КОРП», интегрированной с «1С:ERP», удалось на 20% ускорить согласование договоров и других документов, обработку клиентских заказов, подготовку управленческой и регламентной отчетности. На 20% снизились затраты на оформление и хранение документов. Адаптация «1С:Документооборот КОРП» к отраслевым требованиям позволила инновационным командам предприятия более быстро и эффективно выводить на рынок новые продукты в условиях жесткой конкуренции.

Фото: «Первый Мясокомбинат»

«Первый Мясокомбинат» уже несколько лет использует для управления ресурсами «1С:ERP» и MES-систему. При этом работа с документами не была автоматизирована.

В среднем на предприятии создается до 1000 новых документов в месяц: договоры, служебные записки, авансовые отчеты, документы о вводе нового продукта. Часть из них проходила согласование в бумажном виде, часть – по электронной почте. Это заставляло сотрудников тратить много времени на поиск оригиналов, выявление устаревших копий, сопоставление найденных документов с запросами руководства, коллег, контрагентов и т.д. Было сложно контролировать согласование: никто никогда не мог быть уверен, на каком этапе согласования находится документ. Не было унифицированного регламента, кто и в каком порядке визирует документы разного типа. Отсутствовала возможность использовать для подтверждения документа электронную подпись. Все это приводило к замедлению бизнес-процессов и ошибкам в производстве, маркетинге, продажах и других службах, а также повышало риски в области информационной безопасности.

Еще одна важная для предприятия задача была связана с поддержкой инноваций. В высококонкурентной среде сложно удивить потребителя, но «Первый Мясокомбинат» постоянно ищет новые вкусы и варианты упаковки продуктов. Каждый месяц предприятие предлагает от 2 до 5 новых позиций в ассортименте. Однако из-за сложностей в обработке и согласовании документов процесс вывода на рынок новых продуктов требовал слишком много времени и ресурсов.

Чтобы ускорить реакцию предприятия на изменения и оптимизировать его работу, было решено обеспечить единый подход к работе с документами, перевести их в электронный вид и автоматизировать их обработку на протяжении всего жизненного цикла.

Для решения этой задачи была выбрана система «1С:Документооборот КОРП». Партнером по внедрению стала компания «1С-КПД».

В ходе проекта было автоматизировано 100 рабочих мест во всех подразделениях предприятия – от бухгалтерии, коммерческого отдела и отдела маркетинга до технологической службы и производства. Выполнена интеграция системы с «1С:ERP».

Ключевые результаты проекта

Внедрение «1С:Документооборот КОРП» обеспечено централизованное хранение всех видов документов в электронном виде: входящих, исходящих, приказов, распоряжений, служебных записок, договоров, актов, протоколов и т.д. Были настроены оптимальные маршруты обработки, согласования, утверждения документов по унифицированным и понятным для сотрудников правилам. Теперь поиск любого объекта занимает от 1 до 5 секунд вместо многих минут или часов. Потеря и порча документов, отправка клиентам устаревших копий исключены.

Интеграция с «1С:Документооборот» обеспечила доступ к его возможностям для всех пользователей системы «1С:ERP». Сроки обработки документов на предприятии сократились, это ускорило принятие решений и заключение договоров с клиентами и партнерами, в среднем, на 20%. Более систематизированной и оперативной стала работа со служебными записками на выдачу денежных средств, авансовой отчетностью, входящей, исходящей корреспонденцией и т.д.

Чтобы оптимизировать и ускорить процесс вывода на рынок новой продукции, команда внедренцев по просьбе заказчика создала в «1С:Документооборот КОРП» новый документ, в котором собирается вся информация о новинке: ингредиенты, рецептура, особенности производства, себестоимость и т.д. Это значительно упрощает командное взаимодействие и ускоряет процесс разработки продукта и начало его производства.

Переход с бумажного на электронный документооборот позволил предприятию в первый же месяц на 20% сократить расходы на бумагу, канцелярские товары, оргтехнику. В перспективе 2–3 лет дальнейший перевод всех видов документов обеспечит экономию 80% таких расходов.

«У нашего предприятия – большие планы и амбиции. И моя задача как руководителя – чтобы каждый сотрудник реализовал свой потенциал и все службы работали как единый организм. Без цифровизации, более эффективной работы с данными и документами, этого добиться невозможно. Благодаря системе «1С:Документооборот КОРП» нам удалось снизить операционные риски, сократить количество ошибок и несогласованных действий между структурными подразделениями, выросла дисциплина. И самое важное: ускорение движения документов ускорило работу предприятия в целом. Однозначно могу рекомендовать это решение коллегам», – рассказал управляющий ИП ООО «Первый Мясокомбинат» Максим Плеханов.

Retail.ru