Перевнедрение «1С:ERP»: от «записной книжки» – к полному управлению: опыт поставщика DIY-сетей

Производитель лакокрасочных материалов «Эскаро кемикал АС» несколько раз пытался внедрить «1С:ERP», но органично встроить программу в структуру деятельности компании не удавалось. Функционал системы не был осмыслен с точки зрения потребностей предприятия, поэтому пользователи работали в ней неохотно и не всегда корректно. В таком виде «1С:ERP» функционировал в компании в качестве «записной книжки» хозяйственных операций. Новая команда пришла в компанию с новыми задачами и задалась целью эффективно использовать возможности типовой конфигурации системы автоматизации. И ей это удалось. В результате внедрения время подготовки производственного плана для смен сократилось с трех часов до часа, а информации о необходимом количестве сырья для производственной смены – с полутора до получаса.

«Эскаро кемикал АС» – российское подразделение международной группы, работает на рынке более 20 лет, занимается выпуском лакокрасочных материалов для отделочных работ в разных ценовых категориях. Имеет две производственные площадки, пять складов и офисы продаж по всей России, поставляет продукцию в такие сети, как «Леруа Мерлен», «Петрович», «Максидом». Численность компании – более 400 сотрудников.

Программный продукт «1С:ERP Управление предприятием» компания начала внедрять еще в 2017 году, но в процессе возникли трудности, и в результате сотрудники стали использовать его просто как «записную книжку». «На производственных предприятиях это достаточно частая история: когда не получается качественно внедрить систему, пользователи отказываются в ней работать или просто регистрируют хозяйственные операции, – поясняет Ольга Шевченко, финансовый директор «Эскаро кемикал АС». – При этом, если правильно использовать программный продукт, «1С:ERP», даже типовой, покрывает потребности практически любой производственной компании».

Сначала – прописать процессы

Понимая неиспользованные возможности системы, руководство «Эскаро кемикал АС» обратилось за помощью в компанию «Внедренцы и программисты». Требовалось настроить и адаптировать решение под требования бизнеса, а также запустить процесс эксплуатации на уровне компании. Интегратору предстояло реализовать прием и обработку заказов, управление ценами и скидками, отгрузку заказов, бюджетный процесс, факторный анализ финансового результата и управление производством.

К проекту также были привлечены ведущие сотрудники «Эскаро кемикал АС», которые активно участвовали в разработке внутренних бизнес-процессов. Как считает Ольга Шевченко, мало надеяться на сторонних программистов, так как они не знают тонкостей процессов компании и в результате может получиться переломанный продукт, который не закроет ключевых потребностей, – необходимо самим включаться в проекты, прописывать все бизнес-процессы, внимательно анализировать функционал.

На новое внедрение «1С:ERP» ушло 2,5 года. Сначала отстраивали внутренние процессы. Сотрудники производственных отделов очертили собственную зону ответственности и смогли увидеть свое место в общей системе: когда они принимают решения, а когда не должны этого делать, какую информацию и в какие сроки они получают от других подразделений, а какую предоставляют сами. После того как удалось перестроить и описать сквозные бизнес-процессы, стало возможным перейти к автоматизации управления производством: от планирования до регистрации выпуска готовой продукции.

Особенности комбинированного планирования

Прежде чем переходить к управлению цепочками технологических операций, пришлось разработать систему планирования производства продукции под потребность, под заказ на день, неделю и год.

Особенность проекта в том, что на предприятии используется комбинированная система планирования. Часть номенклатуры производится под страховой запас, с учетом динамики уходимости со складов и сезонности бизнеса. Страховые запасы используются для регулярных отгрузок дистрибьюторам и локальным строительным точкам.

Помимо регулярных, существуют проектные и тендерные отгрузки розничным сетям. «Мы работаем с такими DIY-сетями, как «Леруа Мерлен», «Петрович», «Максидом», – говорит Ольга Шевченко. – У этих сетей есть тендерные объемы, которые нельзя предсказать и спланировать заранее».

Звенья сквозного планирования выглядят следующим образом: определяется актуальный размер страховых запасов и проектных объемов клиентов, формируется план потребности в продукции. На основе плана потребности формируется план производства по площадкам, на основе которого разрабатываются план потребления сырья и упаковки и план производства по дням.

До внедрения вся эта информация была разрозненна и существовала только в головах держателей процессов, отсутствовали системность и прослеживаемость. Актуализация проектных объемов клиентов вовсе отсутствовала.

Как действуют алгоритмы программы

При переходе к типовому функционалу вся информация была перенесена в «1С:ERP».

Для планирования страховых запасов стал использоваться функционал «Настройка обеспечения потребностей» и «Настройка поддержания запасов номенклатуры».

Для планирования проектных и тендерных отгрузок используются «План продаж по номенклатуре» с детализацией по клиентам, соглашениям, складам.

Таким образом в комбинации страховых запасов и оценки проектных объемов формируется совокупный «План потребности в выпуске продукции».

Следующий шаг – разделение совокупного «Плана потребности в выпуске продукции» между производственными площадками компании в соответствии с выпускаемой номенклатурой. «1С:ERP» автоматически создает «План производства по площадкам».

Далее алгоритмы программы разбивают план производства по рабочим дням. Диспетчер производства вручную выбирает дни и комплектность номенклатуры и формирует документ «Заказы на производство».

Поскольку план производства по территориям сформирован и в программу заведены ресурсные спецификации, «1С:ERP» автоматически формирует «План потребления сырья и материалов под выпуск». Это очень удобно: потребности не надо рассчитывать отдельно, все необходимые материалы видны сразу.

В «1С:ERP» есть также функционал, позволяющий регистрировать отмены и причины отмен производства. Операционист производства указывает причины отмены выпуска конкретных позиций (например, отсутствовало сырье, встало оборудование и т. д.), специальный отчет помогает анализировать объем, частоту и причины недопроизводства, выявлять проблемы и осуществлять корректирующие мероприятия.

На уровне производства

После того как сформировали план потребностей и разделили его по площадкам, формируется план производства.

Технологический процесс производства лакокрасочных материалов представляет собой последовательное смешивание компонентов в течение определенного времени.

Краткая схема технологического процесса выглядит так: загрузка критического объема воды – загрузка дисперсии – загрузка наполнителей, добавок – диспергирование – проверка ОТК – фасовка в емкости. Если продукт не соответствует нормам, он возвращается на линию и доводится до нормальных контрольных параметров.

Чтобы работники не запутались в шагах и материалах, дневные задания декомпозируются на операции.

В «1С:ERP» этот процесс обслуживают документы «Заказ на производство», «Спецификация номенклатуры», «Маршрутная карта».

Прежде чем внедрить типовые инструменты управления операциями, были реализованы два промежуточных этапа.

Первый – выведение списка операций в печатную форму. Это помогло сотрудникам привыкнуть к обязательной регистрации своих действий, упорядочить работу, сократить количество ошибок в технологии производства и информировать другие подразделения об израсходованном сырье. Как пояснили специалисты компании «Внедренцы и программисты», этот этап был необходимым, но очень трудоемким. На заполнение одной формы у технолога могло уходить полчаса, а на формирование задания производству на следующую неделю – целый рабочий день.

Итоги внедрения

Если до нынешнего внедрения «1С:ERP» процессам в компании не хватало системности и прозрачности, информация хранилась в головах ответственных лиц или в громоздких Excel-таблицах, то теперь все процессы отображаются в программе и логично следуют один за другим. Такая связность обеспечивает высокую степень прослеживаемости и точность планирования, а также позволяет автоматизировать ключевые участки деятельности предприятия.

По результатам внедрения:

• трудоемкость процесса подготовки производственного плана для предстоящих смен сократилась с 2–3 часов до 0,5–1 часа;

• трудоемкость процесса подготовки информации о необходимом количестве сырья для производственной смены сократилась с 1,5 часа до 0,5 часа;

• заказчик оперативно получает информацию о сроках исполнения заказов и узких местах при их отгрузке;

• появилась возможность передачи готовой продукции на склад в режиме онлайн;

• появилась возможность контролировать и прогнозировать изменения себестоимости продукции.

«За время внедрения успели эффективно поработать с оперативным учетом, причем это было перевнедрение, что является более сложной процедурой, чем внедрение с чистого листа, потому что приходится исправлять ошибки людей, которые поработали до вас», – добавляет Ольга Шевченко.

В ходе проекта внедрены блоки: «Бюджетирование», «Казначейство», «Продажи», «Планирование продаж», «Закупки», «Планирование закупок», « Склад », «Планирование производства», «Расчет себестоимости продукции». Таким образом запущено управление денежными средствами, весь оперативный контур, управление ценообразованием, взаиморасчеты с клиентами. В настоящее время «Внедренцы и программисты» продолжают сотрудничать с «Эскаро кемикал АС» по развитию системы.

Валерия Миронова, Retail.ru