Онлайн-автоматизация: как «Якутский гормолзавод» дистанционно внедрял «1C:ERP»

Особенностью внедрения «1C:ERP» на «Якутском гормолзаводе» стала полностью дистанционная работа: команды завода и интегратора лично никогда не встречались. Все процессы и этапы проекта проводились онлайн. Тем не менее, внедрение удалось сделать полностью и в срок. В результате автоматизированы отраслевые бизнес-процессы, настроен серийный учет сырья и готовой продукции, проведена интеграция с ФГИС «Меркурий». Проект позволил ускорить получение регламентированной отчетности на 35%, сократить производственные издержки на 10%, снизить себестоимость продукции на 5%.

История молочного завода началась в 1933 году, когда еще половина города держала коров. Завод открылся в помещении небольшого деревянного жилого дома, все работы выполнялись вручную. Предприятие развивалось и несколько раз реконструировалось.

В настоящее время «Якутский гормолзавод» занимает около 20 тыс. кв. м, выпускает более 40 видов молочной, кисломолочной и сырной продукции под марками «Молочный дождик» и «Якутянка». В ассортименте – молоко, кефир, сметана, ряженка, творог, творожные массы и паста, йогурты густые и питьевые, сливочное масло, полутвердые, мягкие и плавленые сыры. На заводе работает около 200 специалистов.

Нет повода не обновить 

До внедрения на заводе использовался продукт «1С:Молокозавод» ред. 1.3 на базе «1С:Управление производственным предприятием» («1С:УПП»). Но система была внедрена не полностью и использовалась частично. Как рассказала Гульнара Лебедева, руководитель проектного офиса «КомЛайн», сотрудники продолжали активно использовать Excel, не применялся серийный учет, не было прослеживаемости сырья и движения готовой продукции – из чего она сделана и куда продана. В учете также не было поэтапного производства, промежуточных выпусков продукции, например, на этапе восстановления сухого молока, когда в хранилище уже была готовая смесь, на остатках в центральном складе все еще числилось сухое молоко. Не учитывалось производство обрата (обезжиренное молоко) и сливок. Отсутствовали процессы управления качеством готовой продукции, в лаборатории велись большие бумажные журналы.

Были неочевидны различия в остатках: например, сколько сыра еще вызревает, а сколько уже передано на склад готовой продукции, в остатках числилась одна и та же номенклатура.

Из-за того что учет велся в бумажных журналах и таблицах Excel, оперативно было неудобно снимать остатки. Актуальных остатков в учете не было, они сводились только во время инвентаризации.

Много бумаги и времени требовало оформление печатных документов контрагентам.

«Специфика работы завода заключается в небольших отгрузках товара партнерам, – поясняет Виктор Бобонич, начальник отдела автоматизации «Якутского гормолзавода». – Крупных торговых сетей в Якутске нет. Местные магазины заказывают продукцию маленькими партиями через агентов-водителей, поэтому каждый агент развозит товары более чем в десяток магазинов. На печать документов для обеспечения этого процесса уходила масса времени». 

В «Меркурии» работа велась вручную, что приводило к возникновению ошибок.

Бывали случаи гашения ВСД у просроченного молока, списания просроченного молока в производство, несвоевременного гашения ВСД, поскольку автоматическая проверка не велась. Это могло грозить штрафами и блокировкой учетной записи во ФГИС.

Отсутствовал центр компетенций по взаимодействию с «Меркурием», всю работу контролировал один человек, и в его отсутствие возникали ошибки.

Кроме всего этого, близилось прекращение поддержки отраслевых продуктов на базе «1С:УПП», и руководство завода приняло решение о переходе на современную систему учета «1С:ERP». Интегратором проекта стала компания «КомЛайн». Для внедрения выбраны «1С:ERP. Управление предприятием 2.5» с «1С:Молокозавод. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА».

Рабочие команды из разных временных поясов

В общем файловом хранилище велся «Журнал вопросов», куда вносили возникающие вопросы по конкретным подсистемам, даты возникновения, инициаторы, где отражалось текущее состояние решения этих вопросов, фиксировался итог. По информации этого журнала управляющий совет еженедельно отслеживал состояние дел на проекте.  

Основным инструментом дистанционного взаимодействия проектной команды после завершения этапа моделирования и начала этапа опытной эксплуатации стал общий документ в Google Docs. В нем вели реестр доработок с отражением статуса, сроков выполнения и ответственных, заполняли планы обучения по подсистемам, осуществлялся шеф-контроль, фиксировались требования со стороны предприятия.

Обучение проводилось после обеда, так, чтобы специалисты в Якутске успевали с утра их выполнить, а потом созвониться со специалистами «КомЛайн» и провести работу над ошибками.

Особенности и результаты запуска

Запуск системы в промышленную эксплуатацию пришелся на новогодние каникулы, тем не менее, проектная команда «КомЛайн» удаленно обеспечивала консультационную и техническую поддержку. Как рассказала Гульнара Лебедева, при запуске было очень важно обеспечить корректное отражение в системе «Меркурий». Поэтому эта интеграция была полностью отработана на этапе шеф-контроля и запущена на месяц раньше всех остальных подсистем.

Настроена интеграция между модулем «1С:Молокозавод» и комплексом для маркировки и прослеживания продукции TraceWay. Раньше заказ DataMatrix в системе Честный знак тоже делался вручную с использованием Excel, теперь это происходит автоматически.

Создана единая база предприятия с полностью унифицированной нормативно-справочной информацией.

На предприятии настроен серийный учет сырья и готовой продукции. «Комплектация и отгрузка заказа осуществляются посерийно, в соответствии с датами, указанными в документах, – рассказывает Виктор Бобонич. – В результате можно точно отследить сырье и готовую продукцию. Управление качеством ведется в модуле «1С:Молокозавод». Журналы, которые раньше сотрудники лаборатории заполняли вручную, сейчас формируются автоматически на основе введенных данных».

Введено поэтапное производство. В учете стали использовать такую промежуточную продукцию как обрат и сливки.

Добавлен учет производства сыра. «Теперь ведется учет сыра, находящегося на хранении, созревании и складе готовой продукции, – поясняет Виктор Бобонич. – Таким образом, сотрудники видят актуальные остатки и понимают, какой сыр еще вызревает, а какой готов к продаже».

Чтобы ускорить и упростить оформление документов, специалисты «КомЛайн» доработали документ «Реализация агентов прочая», объединяющий все заказы по маршруту доставки. Команда связала документ «Реализация агентов прочая» с типовым функционалом «Меркурия». Теперь по каждому магазину автоматически создаются документы «Исходящая транспортная операция ВЕТИС», необходимые для отправки информации об отгрузке товаров и оформления электронного транспортного ветеринарного сопроводительного документа на партию продукции в системе «Меркурий».

«Документ позволяет выбрать магазины, которым требуется отгрузка товара, указать количество номенклатуры и разом отправить на печать полный комплект отгрузочных документов – счета-фактуры и товарные накладные для каждого контрагента, – поясняет Виктор Бобонич. – На основании доработанного документа автоматически создаются типовые документы реализации товаров для корректного списания остатков. Это позволило существенно сократить время на подготовку и печать документов».

Процесс работы с ФГИС выстроен корректно, исключена возможность гашения ВСД просроченного молока, списание простроченного молока, несвоевременного гашения ВСД, потому что подобные действия блокируют типовой функционал «1С:ERP». Все сроки отслеживаются автоматически.

Внедрение «1С:ERP» позволило предприятию «Якутский гормолзавод» перейти на новый уровень автоматизации учета и управления. Теперь бизнес-процессы отражены в единой ИТ-системе. Повысилась скорость подготовки документов, сократилось количество допускаемых ошибок, появилась возможность оперативно получать актуальные данные о деятельности завода. Получение управленческой отчетности ускорилось на 30%, регламентированной отчетности – на 35%. Ведется детализированный производственный учет, что позволяет проводить качественный анализ бизнес-процессов и их оптимизацию.  В результате производственные издержки сократились на 10%, себестоимость продукции снизилась на 5%, объем выпускаемой продукции вырос на 15%. Производительность труда в целом выросла на 5%.

Валерия Миронова, Retail.ru