На 90% быстрее: «Альянс Региональных Ритейлеров» ускорил актуализацию цен и повысил уровень сервиса

«Альянс региональных ритейлеров» столкнулся с необходимостью улучшить контроль за качеством поставок в магазины, быстро устранять проблемы с недопоставками, тщательно анализировать выполнение обязательств со стороны поставщиков и свой уровень сервиса контрагентам. Чтобы сделать нужные доработки в используемой учетной системе «1С:Управление торговлей» (редакция 11.5), компания обратилась к официальному партнеру фирмы «1С» «Аксиома-Софт». Благодаря автоматизации теперь данные о клиентах вводятся на 90% быстрее, контроль цен занимает в 5–7 раз меньше времени, компания перестала проверять актуальность товарной матрицы вручную. Об особенностях и других результатах этого проекта рассказываем в кейсе.

Фото: Viktoriia Hnatiuk/Shutterstock/Fotodom

Задачи проекта

«Альянс Региональных Ритейлеров» («АРР») работает с производителями (поставщиками) и региональными торговыми сетями (покупателями). В программе «1С:Управление торговлей» уже были настроены фиксация и контроль коммерческих условий с обеими сторонами. Дальше нужно было связать коммерческие условия работы с поставщиками и покупателями и учесть широкое расположение складов альянса.

До автоматизации данные о коммерческих условиях для пар «поставщик – покупатель» хранились в файлах Excel. Было сложно актуализировать информацию, передавать ее сотрудникам и отслеживать изменения условий. Поэтому перед командой проекта была поставлена цель — вести учет коммерческих условий в системе и автоматизировать ценообразование. До этого цены устанавливались и контролировались вручную.

Во-вторых, было важно создать отчеты для контроля уровня сервиса при работе с поставщикам и покупателями. Нужно было оценивать, насколько качественно и полно поставщики выполняют свои обязательства перед «АРР» и насколько «АРР» выполняет свои обязательства перед покупателями. Важно было учитывать, что ответственность за невыполнение обязательств перед покупателями может лежать как на ООО «АРР», так и на поставщике. До автоматизации сервис оценивался вручную. Из-за большого объема данных анализ сервиса был недостаточно качественным.

В ходе проекта в АРР было автоматизировано 80 рабочих мест. 

Ход работ

Паспорт контракта и алгоритм установки цен

Для решения первой задачи разработали документ «Паспорт контракта». Он учитывает актуальные коммерческие условия для поставщиков и покупателей. За основу взяли файл Excel, где компания вела учет раньше.

Теперь пользователи могут загружать данные из Excel в документ «Паспорт контракта».

Эта доработка дает сотрудникам быстрый доступ к нужной информации, им больше не нужно отвлекать коллег для уточнений. Учет данных в «1С» сохраняет историю изменений условий. К ней можно всегда вернуться.

В документе указаны: поставщик и его тип цены. Там же фиксируются: покупатель, его соглашение (для контроля отсрочки) и процент наценки для покупателя от прайса поставщика.

Источник: «Аксиома-Софт»

Вместе с документом «Паспорт контракта» сделали еще несколько доработок. Они устанавливают цены для покупателей из этого документа. Цены рассчитываются по видам цен и наценок из паспорта, с учетом прайса поставщика и процента наценки. Так новые цены быстро устанавливаются и учитывают актуальные коммерческие условия.

В документы «Регистрация цен поставщика» и «Установка цен номенклатуры» добавили возможность загружать данные из Excel, чтобы ускорять ввод. Доработали установку цен на определенный период и добавили механизм, который управляет товарной матрицей для поставщиков и покупателей.

Источник: «Аксиома-Софт»

Добавили документ «Установка цен номенклатуры» к документу «Регистрация цен поставщика», чтобы актуализировать цены покупателей в системе. Цены устанавливаются автоматически, исходя из новых цен поставщика и актуальных наценок, которые уже зафиксированы в системе через «Паспорт контракта».

Как доработки упростили бизнес-процессы «АРР»:

1. Появился учет коммерческих условий, которые согласованы с поставщиками и покупателями.
2. Цены для поставщиков и покупателей устанавливаются автоматически и быстро.
3. Заказы формируются автоматически, заполнять данные о ценах в заказах поставщиков вручную больше не нужно.

Отчеты «Уровень клиентского сервиса»

Для решения второй задачи разработали два отчета: «Уровень клиентского сервиса по поставщикам» и «Уровень клиентского сервиса по покупателям».

Отчет «Уровень клиентского сервиса по поставщикам» использует данные из документов: «Заказ поставщику», «Приобретение товаров и услуг», «Акт о расхождении после приобретения» и «Корректировка приобретения». По итогам заказа и приобретения рассчитываются показатели сервиса в натуральном и стоимостном выражении. Отчет персонализирует качество поставок, находит поставщиков, которые часто отклоняют заказы, недопоставляют их или поставляют сверх заказа, и определяет номенклатурные позиции с недопоставками или излишками.

Отчет «Уровень клиентского сервиса по покупателям» использует данные из документов: «Заказ клиента», «Реализация товаров и услуг», «Акт о расхождении после отгрузки» и «Корректировка реализации». Он рассчитывает показатели сервиса при заказе и реализации в натуральном и стоимостном выражении. Этот отчет выявляет клиентов, чьи заказы поставляются не в полном объеме, и определяют, по чьей вине произошла недопоставка.

Источник: «Аксиома-Софт»

Источник: «Аксиома-Софт»

Новые документы отчетов помогают:

1. Выявлять причины недопоставки товара и определять ответственных.

2. Анализировать уровень сервиса по номенклатурным позициям и так оптимизировать товарную матрицу.

3. Контролировать выполнение поставщиками своих обязательств.

4. Отслеживать изменения уровня сервиса по контрагентам и заказам.

Как продолжится автоматизация?

1. Планируется доработка алгоритма заполнения заказа клиента при его загрузке из EDI. Будут использоваться коммерческие условия из системы, чтобы заказ автоматически заполнялся нужными реквизитами и для него проверялась бы правильность цен. Так сотрудники будут меньше работать вручную, освободят рабочее время и смогут выполнять другие задачи качественнее.

2. Будет автоматизирован обмен данными со складом, где работает «АРР». Планируется наладить автоматический обмен данными о заказах клиентов и заказах поставщикам.

Результаты автоматизации

1. В несколько раз быстрее вводится информация о ценах поставщиков.

2. На 90% быстрее вводятся данные о ценах для клиентов. Пользователи могут актуализировать цены клиентам, если изменились цены у поставщика. Актуализация цен для всех клиентов занимает 10–15 минут.

3. Ушли от ручной проверки цен клиентов в заказах. Пользователь тратил много времени, чтобы вручную проверить регулярные и специальные цены клиента. Теперь контроль цен происходит в 5–7 раз быстрее.

4. Больше не требуется ручная проверка актуальности товарной матрицы. Для работы с поставщиками и клиентами появился инструмент для исключения товаров из матрицы. Если раньше пользователь сверял данные заказа с актуальной спецификацией вручную, теперь сверка происходит автоматически. Если заказали устаревшую позицию, ей присваивают нулевую цену. Сотрудники экономят время, так как больше не сверяют цены вручную.

5. Минимизировали долю ручного труда при расчете уровня сервиса. Теперь причины недопоставки товара клиентам быстро анализируются. Финансовая ответственность за недопоставки переносится на поставщика, если он не исполнил обязательства. Затем рассчитываются результаты в денежном выражении.

«Благодаря автоматизации мы ушли от Excel. Теперь сотрудники компании тратят меньше времени на ручные операции, проверки и ввод информации. При этом мы больше не анализируем уровень сервиса вручную — все отчеты формируются в «1С», что обеспечило высокое качество и достоверность получаемой аналитики», — прокомментировал Сергей Леонов, генеральный директор компании «Альянс Региональных Ритейлеров».

v8.1c.ru