Международная автоматизация Faberlic на «1С:ERP»

Компания Faberlic автоматизировала и унифицировала процессы зарубежных филиалов. ИТ-решение проекта разработано холдингом Т1 на базе «1С:ERP WE». Внедрение позволило на 10% сократить трудозатраты в подразделениях, на 30% ускорить получение управленческой и регламентированной отчетности. Теперь дочерние предприятия могут провести операцию по закрытию месяца и представить информацию центральному офису за несколько часов, хотя раньше это занимало не меньше недели. О том, как подбирались инструменты и с какими вызовами пришлось столкнуться команде – в нашем кейсе.

Фокус – на тиражируемость

До внедрения ИТ-ландшафт компании прямых продаж Faberlic был построен следующим образом: центральный офис предоставлял дочерним предприятиям единые инструменты по работе с консультантами, заказами, транспортной логистикой и складскими операциями, но ряд областей учета был отдан на откуп каждого филиала. Отсутствовала единая ERP-система для оперативного и управленческого учета, в каждом подразделении эти функции выполняли разные ИТ-продукты, выбранные местным руководством. Поэтому централизованный сбор информации о деятельности дочерних предприятий был затруднен. Во-первых, в случае замены локального решения центральному офису приходилось адаптировать точки обмена, во-вторых, достоверность переданной информации могла вызывать вопросы, потому что филиалы, где система «1С» отсутствовала, передавали отчетность Excel-файлами, которые досконально проверить не представлялось возможным. К тому же при составлении таких файлов мог сыграть роль человеческий фактор.

«Так мы задумались о внедрении единой системы, которая помогла бы гармонизировать и упорядочить учет, а также настроить его по более или менее единым правилам, насколько это позволяет локальное законодательство, – рассказывает Константин Герасимов, директор департамента корпоративных решений Faberlic. – Таким образом, выстроился бы механизм, понятный как московскому офису, так и зарубежным филиалам. К тому же при открытии представительств в новых странах мы смогли бы предоставлять не только готовую систему, но и совокупность правил учета, некий регламент».

При выборе решения фокусировались на возможности унификации, масштабируемости и тиражируемости. Инструмент должен был содержать 90% универсальных параметров, остальные 10% оставили для локальной специфики. Например, в Молдавии это экологический сбор при растаможивании товара. Также стремились к тому, чтобы внедрение системы в филиалах занимало не более трех месяцев.

Приоритетные программные функции – автоматизированные закупки и выгрузка данных по заказам с сайта, настройка единого шаблона бухгалтерских проводок по плану счетов Международных стандартов финансовой отчетности (МСФО). «Помимо этого, была необходима унификация систем «Клиент – банк» и расчета с консультантами – объемные скидки и агентские вознаграждения, – рассказывает Валерий Капленко, IT-директор Faberlic. – Это самые объемные пункты с точки зрения технических работ, реализация которых позволила бы упростить работу на местах и ускорить сбор отчетности для головной структуры».

Кросс-командный подход

Новую ИТ-систему решено было сделать на базе «1C:ERP World Edition». Как пояснил Валерий Капленко, выбор в пользу продукта «1С» сделан потому, что центральный офис компании в Москве использует ERP-систему этого вендора, и было важно, чтобы внедряемые решения были понятными с точки зрения внутренней логики. К тому же система хорошо себя зарекомендовала с точки зрения гибкости, функциональности и возможности масштабирования. Значимым стало и наличие в «1C:ERP WE» мультиязычного интерфейса, что принципиально для внедрения на зарубежных рынках. Поэтому другие платформы даже не рассматривались.

Партнером внедрения выбран холдинг Т1. «Когда было принято решение реализовывать систему на базе продукта «1С», мы перешли к выбору партнера по внедрению, – говорит Константин Герасимов. – Рассматривали несколько команд, каждая из которых работала с продуктами вендора. Однако среди них только за плечами специалистов холдинга Т1 был многолетний релевантный опыт внедрения масштабных решений в международных холдингах и зарубежных компаниях».

Все работы над проектом вела совместная команда из специалистов Faberlic и Т1. Состав был разнопрофильным: аналитики, разработчики, архитекторы, консультанты. Также в команду входили менеджеры и руководители проектов на уровне отдельных регионов. При этом численность участников могла меняться в зависимости от этапа реализации проекта и региона внедрения.

Разработке предшествовал диагностический этап. «Приступая к проекту, мы хотели точнее понять все узкие места, с которыми сталкиваются в работе зарубежные филиалы, чтобы по максимуму учесть требования в будущей ИТ-системе, – говорит Валерий Капленко. – Основной проблемой оказалось использование на местах большого количества разноплановых решений, в том числе самописных, которые зачастую не отличались быстродействием и плохо взаимодействовали друг с другом. Например, сотрудники бухгалтерии в дочерних предприятиях работали сразу с двумя или тремя решениями».

С какого филиала начать?

Следующим этапом стала подготовка внедрения на дочернем предприятии в Польше.

Были проведены: обследование, проектирование и разработка (август – декабрь 2021 года), доработка, настройка и испытания (январь – февраль 2022 года), опытная эксплуатация (март – апрель 2022 года).

Однако весной 2022 года Faberlic решила покинуть рынок Польши, поэтому планы были скорректированы, и пилотной площадкой стал филиал Молдавии.

Выбор предприятия в Молдавии обусловлен отчасти тем, что там пришло время менять текущую учетную систему, использовать которую вскоре стало бы невозможно технически. Но главное – в головной компании к этому моменту уже созрел запрос на построение прозрачной системы управления бизнес-процессами в зарубежных филиалах, и начать решили с компактного молдавского филиала, где большинство бизнес-процессов совпадало с остальными зарубежными дочками.

Разработчики смогли с минимальными изменениями тиражировать систему, и уже в ноябре 2022 года в молдавском филиале компании запустилось полноценное ERP-решение с учетом локальных нормативных актов. Специалисты автоматизировали внутригрупповые операции, а также привели управленческую и основную регламентированную отчетности в соответствие с законодательными требованиями Молдавии и Евросоюза. По итогам тестовой эксплуатации система была доработана и оптимизирована.

Проблемы и вызовы

Основной проблемой внедрения стал слишком большой объем данных, с которым предстояло работать новой ИТ-системе, что потребовало дополнительных доработок и оптимизации в продукте «1С:ERP WE». Иначе операции по-прежнему занимали бы слишком много времени и ресурсов. По этой же причине система могла работать не вполне корректно, сохранялся риск ошибок. Однако усилиями совместной команды разработчиков эти проблемы удалось оперативно устранить по итогам пилотного внедрения MVP.

«Значимая роль в этом принадлежала разработчикам Т1, – говорит Валерий Капленко. – Команду дополнительно усилили специалистами с необходимой экспертизой, что позволило максимально оперативно провести оптимизацию решения, ускорив обработку документов. Все вопросы отрабатывались без задержек, мы ни разу не получили отказа, это было крайне важно».

Полученный эффект

Результаты автоматизации бизнес-процессов компания заметила практически сразу. Ключевым эффектом стала скорость – операции по обработке информации, загрузке и выгрузке данных стали происходить в разы быстрее и проще для исполнителей. Теперь дочерние предприятия могут провести операцию по закрытию месяца и представить информацию для центрального офиса в Москве буквально за несколько часов, хотя еще недавно это занимало как минимум неделю. Быстрее проходит подготовка управленческой и регламентированной отчетности. Кроме того, повысилась прозрачность учета данных, а сами операции стали точнее.

Faberlic получила возможность принимать более взвешенные и точные управленческие решения по работе дочерних предприятий за счет доступа к полноценной аналитике.

Удалось снизить операционные и административные расходы, так как на 10% сократились время, необходимое сотрудникам для внесения данных, и затраты на техническую поддержку ИТ-систем дочерних предприятий.

Оптимизированы затраты на запуск новых филиалов – для них сразу доступна единая ИТ-система на базе «1С». Теперь не требуется интеграция учетной системы центрального офиса с решениями на уровне «дочек» (ранее любое изменение в дочернем предприятии вынуждало переписывать все интеграции с учетной системой офиса в Москве).

«Планируем тиражировать решение на все действующие дочерние предприятия компании, при расширении бизнеса будем внедрять его в новых филиалах, – рассказывает Константин Герасимов. – Рассчитываем, что искать местные локализованные решения в таких случаях больше не придется, что ускорит запуск. Все доработки в системе были сделаны в виде функциональных опций, которые можно включить или выключить в зависимости от требований законодательства или расширения функций дочернего филиала».

Три совета от руководителей проекта

Коллегам, которым предстоит перейти на новые решения по автоматизации бизнес-процессов, руководители международного проекта Faberlic советуют учесть их опыт.

Константин Герасимов: «Один из ключевых советов – больше внимания уделять экспертизе и аудиту запросов со стороны будущих пользователей. Перед началом разработки необходимо точно понимать, насколько запросы на автоматизацию тех или иных функций объективно необходимы. Также советую не строить космических кораблей и запускать MVP как можно раньше – не нужно ждать, пока решение будет готово полностью. Быстрый релиз позволит поэтапно оценивать функциональность на стороне бизнеса и вовремя вносить необходимые коррективы. Иначе вектор разработки рискует оказаться неверным, а вы потеряете драгоценное время».

Валерий Капленко: «Если вы работаете с большими объемами данных, советуем на этапе выбора решения для внедрения проводить нагрузочное тестирование, хотя это и требует дополнительных ресурсов».

Сейчас холдинг Т1 продолжает обеспечивать сервисную поддержку. В перспективе Faberlic планирует тиражировать решение на другие зарубежные филиалы компании.

Валерия Миронова, Retail.ru