«Магнит» запустил систему управления ремонтами. Подробности проекта

Выигрывает тот, кто не теряет

Английский глагол «to lose» имеет несколько значений: «терять» и «проигрывать». Иными словами, «потеря» так или иначе приравнивается к «проигрышу». Компания, которая стремится «не терять» на каждом из этапов своей работы, уже в выигрыше, ведь её эффективность повышается.

Задавшись целью достичь такого уровня, когда потери минимальны, розничная сеть «Магнит» обратила своё внимание на совершенствование внутренних процессов, связанных с техобслуживанием и ремонтами оборудования. Более 16 тысяч магазинов по всей стране — это десятки тысяч единиц техники, которую необходимо постоянно поддерживать в рабочем состоянии. За исправность оборудования магазинов, распределительных центров, производства и всей обслуживающей инфраструктуры ритейлера отвечает эксплуатационная служба. Для совместной реализации проекта по созданию и внедрению системы автоматизации бизнес-процессов эксплуатации был выбран разработчик «1С:ТОИР 2 КОРП» — компания «Деснол Софт».

Результаты проекта

Сегодня в системе «1С:ТОИР 2 КОРП», внедрённой в «Магните», ведётся учёт ремонтов всего оборудования, обеспечивающего функционирование розничной сети: торгового, производственного, складского, а также учёт ремонта зданий, сооружений и инженерной инфраструктуры. С помощью мобильного приложения сегодня ведутся работы по выполнению как аварийных, так и плановых ремонтов. Результат не заставил себя ждать: удалось повысить оперативность, качество и количество выполняемых задач.

Сегодня в системе «1С:ТОИР 2 КОРП», внедрённой в «Магните», ведётся учёт ремонтов всего оборудования, обеспечивающего функционирование розничной сети: торгового, производственного, складского, а также учёт ремонта зданий, сооружений и инженерной инфраструктуры. Для служб эксплуатации система является основой управления, ведь в ней можно вести архив всей нормативной и технической документации, рассчитывать графики планово-предупредительных ремонтов, выписывать наряды на работы. Пользователи системы также имеют полный комплекс сведений для формирования договоров, заявок на материально-техническое обеспечение.

Мобилизация службы эксплуатации

Для дистанционного управления полным циклом техобслуживания и ремонтов оборудования использовано специальное мобильное приложение — уникальная разработка «Деснол Софт» на платформе «1С:Предприятие». Мобильное приложение создано по тем параметрам, которые необходимы для бесперебойной работы бригад и оптимальной загруженности сотрудников. Вся информация об оборудовании хранится в централизованной базе «1С:ТОИР 2 КОРП», при этом настроен двухсторонний обмен данными с системой через приложение в смартфоне.

Рабочему по обслуживанию объектов приходит push-уведомление с заявкой на ремонт. Каждый исполнитель видит в приложении только свои заявки, которые формируются в список. Его можно сортировать по значимости (критичности) и местонахождению магазина. В заявке специалист получает исчерпывающую информацию: целевую дату выполнения работ, адрес магазина, контакты заказчика (директора торговой точки), описание проблемы. Для оперативной обработки сведений каждая единица оборудования имеет штрих-код. Считав его при помощи мобильного телефона, сотрудник может легко узнать историю эксплуатации техники. Завершив работы по заявке, специалист прямо в приложении формирует акт о выполнении задачи и отправляет его в систему.

Помимо этого есть возможность фиксировать дефекты оборудования, которые могут быть выявлены «в поле», т. е. в магазине. Фактически поставив сам себе дополнительную задачу и выполнив её, сотрудник экономит время директора объекта (не надо давать дополнительную заявку) и имеет инструмент для учёта собственных трудозатрат (мобильное приложение помогает отчитаться по задачам, возникшим в процессе ремонта).

В мобильном приложении настроен чат, где профильный инженер может общаться с рабочим по конкретной задаче. Там же можно обмениваться не только текстовыми сообщениями, но и фотографиями. Например, в ходе ремонта возник вопрос по конкретной проблеме. Рабочий пишет инженеру, прикладывает фото. Тот оценивает ситуацию и даёт консультацию по дальнейшим действиям. Это лишь один из примеров коммуникации. Другой — удалённый контроль качества выполнения работ, когда исполнитель отчитывается о проделанном ремонте и в подтверждение прикладывает изображение.

«Снять с ручника» и быть всегда онлайн

Итак, теперь у специалистов, которые работают с мобильным приложением, с одной стороны, есть возможность всегда находиться онлайн и быть в курсе стоящих перед ними задач. С другой стороны, персоналом, который всегда на связи, гораздо проще управлять и повышать эффективность его работы. Становится возможным многофакторный контроль: можно отследить перемещения сотрудников, используя геолокацию, сформировать маршруты и графики, определить количество времени на выполнение ремонта.

С помощью мобильного приложения сегодня ведутся работы по выполнению как аварийных, так и плановых ремонтов. Полезный функционал программы связан и с управлением материально-техническим обеспечением. Теперь, получая заявку, сотрудник сразу же резервирует необходимые запчасти. В системе «1С:ТОИР 2 КОРП» отражается актуальная информация о движении материалов по складам компании. Это позволяет вести план-фактный анализ расходов на выполнение ремонтов и постоянно иметь под рукой необходимые запчасти.

Результат не заставил себя ждать: удалось повысить оперативность, качество и количество выполняемых задач.  Благодаря тому, что в автоматизированной системе стали фиксировать результаты выполненных работ, улучшилась исполнительная дисциплина.

Особенности системы управления ремонтами и обслуживанием оборудования

Для того, чтобы повысить оперативность подразделений по ремонту и обеспечить контроль за результатами работы, специалисты компании «Деснол Софт» расширили функционал системы «1С:ТОИР 2 КОРП», выполнили необходимые интеграции для обмена данными с другими информационными системами «Магнита» и разработали принципиально новые автоматизированные рабочие места.

Например, автоматизирован процесс постановки групповых задач — можно одним действием дать задачу по всем магазинам, при этом в мобильное приложение всем ответственным приходят заявки, а из головной компании контролируется их выполнение. Предусмотрено автоматизированное рабочее место для диспетчера ситуационного центра по учёту критических аварийных ситуаций. В случае нештатной ситуации специалист управляет её устранением, а уведомления исполнителям рассылаются в приоритетном порядке.

Автоматизирован процесс аудита, которым занимается каждый профильный инженер. В ходе ежегодной проверки торговой сети обследуется состояние конкретного вида оборудования в каждом магазине и регистрируются замечания. Раньше чек-лист с результатами составлялся вручную. Теперь инженер моментально направляет предписания ремонтникам, а те незамедлительно приступают к устранению недочётов. Автоматизирована работа распределительных центров — их в компании 37. Именно из этих логистических комплексов тысячи фур ежедневно оперативно доставляют свежую продукцию в магазины.

Проведенная интеграция с автоматизированной системой управления технологическими процессами (АСУ ТП) позволяет полностью снять нагрузку с пользователей по выполнению рутинных операций ввода показателей работы оборудования в «1С:ТОИР 2 КОРП». Данные с датчиков снимаются автоматически, а если происходит отклонение от нормы, система сигнализирует о возможном дефекте. При этом «умная» интеграция помогает не регистрировать «фальшивые» заявки — к примеру, когда датчики АСУ ТП выдают неверные сведения по причине сбоя электроэнергии, в то время как оборудование работает исправно.

Аналитика и контроль

Сейчас при помощи мобильных устройств работают все сотрудники службы эксплуатации, непосредственно отвечающие за устранение аварий и ремонт оборудования. В «Магните» полностью автоматизирована маршрутизация заявок на ремонт. За каждым подразделением и торговой точкой закреплены ответственные. Чёткое территориальное распределение позволило в разы увеличить скорость маршрутизации заявок от заказчиков до непосредственных исполнителей. За счёт закрепления сотрудников за объектами появился инструмент для оценки текущей загрузки персонала. Система позволяет увидеть реальную загруженность специалистов в разрезе формата торговой точки и эксплуатационного направления, которое отвечает за исправную работу конкретного вида оборудования (холодильников, кондиционеров и пр.). Теперь на основании реальных данных можно заниматься нормированием работ, анализом эффективности деятельности сотрудников.

Департамент эксплуатации получил инструмент учёта данных и управления затратами, связанными с ремонтом оборудования: и при плановом, и при аварийном ремонте рассчитывается трудоёмкость каждой операции, время работы, количество человек, участвующих в процессе, а также материалов. На основании статистики можно вести анализ поломок оборудования, составлять список оборудования и запчастей, которые ломаются чаще или реже, формировать техзадания на закупку новой техники.

За счёт внедрения учёта материалов происходит экономия средств: сокращается их нецелевое использование и уменьшаются потери. Компания может оптимизировать запасы на складах, оставив только то, что необходимо, а также использовать для ремонта материалы со складов соседних филиалов.