Магазин детской одежды: автоматизация на «1С» ускорила оформление заказов в 3 раза

В результате перехода на «1С:Управление нашей фирмой» компания-производитель и продавец детской одежды «Сладkids» в 3 раза сократила время на обработку заказов, получила полную информацию об остатках и движении товаров, подключила торговое оборудование – онлайн-кассу, терминал сбора данных и сканер штрихкодов – и приобрела  возможность масштабировать бизнес на 100 %.

Почему понадобилась автоматизация?

Компания «Сладkids» начала свою работу в 2005 году. Для учета товаров использовали систему «Мой склад». По мере развития компании, роста клиентской базы и объемов продаж возникла необходимость в изменении формата обмена информацией между учетной программой и интернет-магазином, понадобилось комплексное решение.

Руководители компании остановили выбор на «1С» как на более надежной платформе. По рекомендации разработчиков сайта обратились в компанию «Метод», так как обе компании имели успешный опыт совместной работы по интеграции программных продуктов «1С» и интернет-магазина. При выборе было важно, что компания специализируется на внедрении и адаптации типовых программных продуктов «1С» под индивидуальные особенности заказчика.

Специалисты компании «Метод» провели анализ задач и предложили программу «1С:Управление нашей фирмой» как комплексное решение, в котором можно подключать дополнительные возможности вместе с ростом бизнеса.

Магазин, офис, удаленные рабочие места «Сладkids» были расположены в разных местах, часто далеко друг от друга. Поэтому компания выбрала клиент-серверный режим работы «в облаке» и арендовала сервер в «облаке», к которому можно было подключаться из любого места. Такое решение помогло компании без дополнительных затрат переехать в Москву, не останавливая деятельность.

Задачи: от управления складскими запасами до интеграции с Почтой России

«Сладkids» реализует продукцию, как через интернет-магазин, так и в розницу, и нуждается в точном учете запасов на складах, чтобы оповещать покупателей о наличии товара, а также для своевременного пополнения запасов.

Поэтому организация учета запасов и резерва товаров стала первоочередной задачей при внедрении автоматизации. Также в качестве приоритетов были выделены автоматический обмен информацией программы с сайтом, своевременное оповещение о доставке.

Перед началом автоматизации определили следующие цели.

• Возможность автоматического резервирования и снятия резерва товаров.
• Автоматическое формирование заданий на перемещения между складами.
• Возможность управления запасами на складах с учетом резервов до конкретных ячеек складов.
• Настройка интеграции с Почтой РФ для отслеживания доставки товара с автоматическим изменением статуса и информирования покупателя по электронной почте и телефону.
• Оперативный автоматический обмен информацией между сайтом интернет-магазина и программой «1С:Управление нашей фирмой».

Особенности внедрения «1С:Управление нашей фирмой» в «Сладkids»

Перед началом проекта специалисты компании «Метод» проанализировали все задачи компании «Сладkids» от настройки обмена с сайтом и подключения торгового оборудования до особенностей интернет-магазина и обучения команды. Составили поэтапный план работ и начали работу.

Что получилось улучшить в работе с товарами?

Чтобы клиенты могли быстро и легко найти на сайте нужную модель, «Сладkids» была необходима возможность выбора нескольких значений характеристик товара. Для этого при настройке системы была добавлена возможность нескольких значений для свойств: пол, сезон, особенность модели, коллекция, – и организован обмен этими данными с сайтом.

Как улучшили организацию распродаж?

До внедрения «1С:Управление нашей фирмой» для каждого товара в «Сладkids» точечно устанавливали данные для распродажи: новую цену, пометку распродажи. Процесс никак не контролировался. Впоследствии признак распродажи снимать часто забывали, что вводило в заблуждение покупателей.

Чтобы сделать работу с распродажами удобной с минимальным вводом и контролем информации,  в систему добавили возможность устанавливать цену и период действия распродажи для каждого товара. После окончания периода действия цена автоматически возвращается к значению до распродажи.

Также появилась возможность устанавливать график изменения скидки по периодам. Например, с 1 января по 15 января скидка 20 %, с 16 января по 31 января скидка 40 %. А с 1 февраля цена возвращается к прежнему значению автоматически. Пользователь только один раз устанавливает значения. Цены сами изменяются и передаются на сайт.

Какие решения были внедрены для учета товаров на складах?

В практике «Сладkids» часто возникала ситуация, когда оптовые покупатели сайта выкупали все новые модели без остатка. В результате розничные клиенты оставались недовольны, потому что не могли приобрести ожидаемую новинку. Нужно было сделать возможность создавать запас товаров (особенно новинок), пользующихся наибольшим спросом.

Для решения этой задачи было добавлено новое свойство товара для учета минимального остатка для розничных магазинов, которое позволило резервировать наиболее популярные модели для розничных покупателей и держать для них постоянный остаток. Величину остатка можно устанавливать для каждой номенклатуры товара. Например, для более популярных размеров и цветов остатки больше.

Также компании было нужно указывать конкретные ячейки склада в приходных и расходных накладных. Для этого дополнили документы реквизитом «Ячейка». Создали печатную форму заказа покупателя «Накладная на сборку товара» для быстрого сбора заказа по ячейкам. При перемещении учитываются ячейки склада. Автоматически работает правило: в первую очередь товар берется из ячейки с наименьшим количеством. На основании перемещения создается задание на работу.

Еще одно решение было разработано, чтобы организовать резервирование товаров под заказы покупателей с различных складов. Когда покупатель на сайте заказывает товар, ему доступен общий остаток по всем складам. При загрузке заказа из интернет-магазина в «1С:Управление нашей фирмой» автоматически заполняется резервирование с учетом склада и конкретной ячейки.

Что интересного было сделано в доставке товара?

Форма заказа покупателя пополнилась разделом «Доставка». В нем учли разные способы доставки: курьер, самовывоз, в пункт выдачи, на почту. Добавили возможность выбора различных служб доставки в зависимости от выбранного способа, зоны и тарифа. Настроили гибкие формулы расчета стоимости, учитывающие различные показатели: вес, габариты, объявленную ценность, зону и способ доставки.

«Мнение покупателей о нашей компании и принятие решения о покупке складывается из многих факторов, — говорит Алексей Соболев, соучредитель «СладKids». — В том числе от того, насколько быстро и легко можно получить интересующий товар. Для интернет-магазина доставка является важной составляющей. Часто она определяет, будет ли клиент обращаться за покупкой повторно. Поэтому доставке уделили особое внимание».

Кроме того, заказ покупателя интегрировали с личным кабинетом на сайте Почты России. На основании заказа покупателя из базы «1С:Управление нашей фирмой» создается заказ в личном кабинете Почты России. Из личного кабинета Почты России загружается трек в Заказ покупателя.

В систему была добавлена возможность отследить состояние почтовой отправки на основании проверки изменения статуса заказа в личном кабинете Почты России. Уведомление об изменении статуса отправляется клиенту по заданным шаблонам по электронной почте и/или телефону. При отправке сообщения ставится отметка о событии в заказе покупателя.

По материалам сайта 1С.ru